Was unterscheidet Microsoft Power BI von Excel? Welche Vorteile und Nachteile haben die beiden Produkte? Im ersten Teil meines Vergleichs habe ich die Lernkurve und das Handling, die möglichen Datenquellen und die Datenaufbereitungsfunktionen betrachtet. Im zweiten Teil vergleiche ich:
- die Möglichkeiten zur Visualisierung von Daten,
- die Verteilung und Aktualisierung der Berichte
Daten visualisieren in Power BI oder Excel
Excel bietet sehr viele Visualisierungsmöglichkeiten für Daten. Entgegen der Erwartung lassen sich die einzelnen grafischen Elemente sogar besser als in Power BI individualisieren. Die Visualisierungen können Sie ist relativ einfach erstellen, wobei auch hier gilt, dass „Einfaches“ einfacher zu erstellen ist als „Komplexes“.
Power BI bietet mehr Interaktivität
Im direkten Vergleich verliert Excel trotz seiner guten Funktionen verliert Excel die Kategorie “Visualisierung” klar. Denn Microsoft Power BI bietet bei der Visualisierung dank seiner Interaktivität ein ganz neues Level. Filter und Kreuzfilter, Drill-Down-Möglichkeiten und Links entstehen quasi nebenbei und lassen Sie mühelos interaktive Auswertungen erstellen. In Excel ginge das, wenn überhaupt, nur mit massivem Programmieraufwand.
Skripte in Power BI intuitiv einbinden
Ein weiterer Vorteil ist die Vielfalt vordefinierter Visualisierungen im „Marketplace“. Hier finden Sie viele Visualisierungen, ohne dass Sie diese erst „basteln“ müssen. Erwähnenswert ist auch die intuitive Möglichkeit, Skripte anderer Programmiersprachen (R und Python) einzubinden.
Auswertungen drucken
Ein Vorteil von Excel ist die Druckfähigkeit; immer noch oft eine häufige Anforderung. Mit Excel können Sie leicht mehrere Seiten abbilden. Bei Power BI ist das aufwändiger; der Weg führt über sogenannte „Paginated Reports“. Allerdings hoffe ich natürlich, dass das Ausdrucken von Auswertungen bald der Vergangenheit angehören wird.
Power BI gibt beim Drucken im Standard dagegen nur die Daten aus, die auf einer Seite des Berichts auch zu sehen sind. Persönlich sehe ich das nicht nur negativ, denn 15-seitige PDFs betrachte ich nicht als aussagekräftige Controlling-Instrumente. Wenn Sie also schon Daten extern ausgeben müssen, sollten Sie sich zuvor Gedanken um die Darstellung machen.
Fazit Visualisierung
Excel ist gut, aber hier gewinnt Power BI klar nach Punkten. Mit einem Taschenmesser kann man eben auch nur schwer ein Haus bauen.
Berichte verteilen in Power BI oder Excel
Auch dieser Punkt ist eine Stärke von Power BI. Für Excel spricht hier nur, dass dieses Office Tool auf fast jedem Gerät darstellbar ist und viele das Programm bedienen können. Die Berichte bleiben aber in Excel dateibasiert und somit entstehen automatisch Redundanzen, Versionskonflikte und Abweichungen. Darüber hinaus führt das Verteilen von Dateien auch zu Sicherheitsproblemen. Lösungen wie die Ablage in einem Dokumentenmanagement-System oder in Portalen sind denkbar und wirken diesen Schwächen entgegen, können diese aber nicht komplett beseitigen.
Microsoft Power BI hat hier ganz andere Möglichkeiten, denn es ist mehr als die lokale Version Power BI Desktop. Mit Power BI Desktop erstellte Berichte können im Power BI Web-Portal veröffentlicht werden, welches in der Basisversion kostenlos ist. Selbst diese Version ist besser, als Excel-Dateien verteilen zu müssen.
Power BI bietet neues Level der Verteilung
Power BI bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, externe HTML-Links zu erzeugen. Damit können Sie erstellte Berichte auch in der Basisversion mit Benutzern teilen, die kein Power BI haben. Ein Web-Browser reicht bereits. Diese Links sind zwar sicherheitstechnisch nicht unbedenklich, aber noch immer viel sicherer, als Dateien zu versenden.
Mit Power BI Pro erreichen Sie bei der Verteilung ein ganz neues Level. Das Power BI Portal wird dann zu einem zentralen Ort der Zusammenarbeit. Sogar innerhalb einzelner Tabellen und Grafiken lässt sich dann über explizite Berechtigungen steuern, wer welche Daten sieht – ein und derselbe Bericht kann also für verschiedene Zielgruppen unterschiedlich aussehen.
Fazit Verteilung
Excel sollte eher als persönliches Werkzeug und für kleine Ad-hoc-Aufgaben genutzt werden. Ein regelmäßiges Reporting ist dagegen im Power BI Portal viel besser aufgehoben. Im geschäftlichen Alltag sollten in der heutigen Zeit keine Dateien mehr verschickt werden.
Berichte aktualisieren in Power BI oder Excel
Excel-Tabellen lassen sich über die Einbindung von Datenquellen mit einem Tastendruck manuell nach dem Öffnen aktualisieren. Eine komplette Automatisierung ist über spezielle Lösungen mit der integrierten Programmiersprachen VBA möglich, wenn auch komplex.
Power BI Desktop lässt sich genauso wie Excel manuell mit einem Knopfdruck aktualisieren. Bei Berichten im Power BI Web-Portal lassen sich dagegen automatische Aktualisierungen einstellen. Der einzelne Benutzer muss dadurch mit dem Thema Aktualisierung gar nichts mehr zu tun haben.
Kosten von Power BI versus Excel
Excel gehört zu jedem Office-Paket und ist damit in fast jedem Unternehmen vorhanden. Das Power BI Portal in der Basis-Version sowie Power BI Desktop sind kostenlos verfügbar und bieten dafür bereits sehr viel. Die Power BI Pro Version kostet 8,40 € pro Benutzer pro Monat und bietet als wesentliche Mehrwerte eine Zusammenarbeit im Portal und die Absicherung der Berichte.
Der Wartungsaufwand der Berichte und „Copy-and-Paste“ werden dadurch erheblich reduziert, weshalb Power BI Pro im Endeffekt Kosten sparen kann. Natürlich hängt das aber von der Anzahl der Berichte und Benutzer ab.
Gesamtfazit
Welches Programm am Ende besser zum Unternehmen passt hängt von der Situation und den einzelnen Aufgaben ab. Aus meiner Sicht sind beide Programme ein Muss und werden für verschiedene Zwecke gebraucht.
Dabei sind die Stärken von Power BI nicht die Anzahl der Datenquellen, die Programmiermöglichkeiten oder die reine Visualisierung, sondern vielmehr die Stabilität, Interaktivität der Ausgaben und die Verteilung an verschiedene Zielgruppen. Deshalb hat es oft Sinn, Power BI bei komplexeren und regelmäßig durchzuführenden datenbasierten Aufgaben den Vorzug oder zumindest eine Chance zu geben, auch wenn die „schnelle Lösung“ in Excel aufgrund der Gewohnheit oft einfacher erscheint.
Excel hat mit seiner Einfachheit und Flexibilität dagegen weiterhin unbestreitbare Stärken bei kleineren und tatsächlich einmaligen Tätigkeiten.
Nutzer an neue Anwendung heranführen
Es gibt aber noch einen wichtigen weiteren Punkt, der zu beachten ist, wenn man das Berichtswesen modernisiert: das Vertrauen der Benutzer. Hier punktet Excel, weil vieles von der Struktur bekannt und nachvollziehbar ist (zumindest meistens).
Ein neues Werkzeug sorgt dagegen erstmal immer für Skepsis und eventuelle Fehler werden schnell dem Programm angelastet. Dies ist nicht ganz unbegründet, denn tatsächlich sind die Berechnungen in Power BI für die Endanwender weniger nachvollziehbar und transparent als in Excel. Hier gilt es, bei der Einführung das richtige Maß zu finden, um die Benutzer an die Anwendung herauszuführen.
