Rechnungsprogramme aus der Cloud sind schon für fünf Euro pro Monat, Buchhaltungslösungen für zehn Euro pro Monat erhältlich. Immer wieder stehen außerdem die geringen IT-Investitionskosten ganz oben auf der Hitliste der Cloud-Vorteile. Doch es gibt auch Stimmen, die auf die langfristigen Betriebskosten hinweisen, die sich durch Software as a Service (SaaS) bei mehreren Nutzern über die Jahre hinweg ergeben. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich deshalb, ob der Wechsel in die Cloud wirklich lohnt.
On-Demand vs. On-Premise
Ein Vergleich der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, kurz TCO), bei dem nicht nur die Anfangsinvestitionen, sondern auch die Kosten während der Dauer der Nutzung miteinbezogen werden, gibt Aufschluss. Zugrunde gelegt wurden die Anforderungen eines kleinen Dienstleistungs-Unternehmens mit zehn Mitarbeitern, das Unternehmenssoftware für die Dauer von fünf Jahren als Software as a Service (On Demand) beziehungsweise On-Premise, also installiert auf eigenen Servern, nutzt.
Keine Unterschiede bei den reinen Softwarekosten
Ob CRM-, Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware: Das Zehn-Mann-Unternehmen hat die breite Auswahl – sowohl in der Cloud als auch außerhalb. Für welche Anwendungen sich das Unternehmen entscheidet, hängt stark von der Branche und von den individuellen Anforderungen ab. Deshalb ist es schwierig, einen Standard-Funktionsumfang für das Unternehmen zu definieren. Je nach Umfang und Qualität der gewünschten Unternehmenslösung können die Softwarekosten für den Zeitraum von fünf Jahren bei zehn Anwendern erheblich differieren – von vierstelligen Beträgen bis hin zu mehreren zehntausend Euro ist alles möglich. Die große Überraschung dabei: Die reinen Softwarekosten unterscheiden sich – wenn man das On-Demand- und On-Premise-Modell vergleicht – nicht erheblich voneinander, sofern auch beim On-Premise-Modell regelmäßige Updates durchgeführt werden. Sowohl bei Software, die intern betrieben wird, wie auch bei solcher aus der Cloud gibt es günstige Basis-Anwendungen ebenso wie hochprofessionelle, kostenintensivere Business-Lösungen. Die reinen Softwarekosten bei Cloud Anwendungen beziehungsweise bei der klassischen Installation im Unternehmen sind dabei durchaus vergleichbar. Auch Migrations- und gegebenenfalls Schulungskosten fallen bei On-Demand und On-Premise Lösungen gleichermaßen an. Den großen Unterschied macht die IT-Infrastrukur, wenn Unternehmenssoftware in eigener Regie betrieben wird.
Eigener Betrieb schlägt ins Kontor
Wer Unternehmenssoftware selbst betreiben will, benötigt die entsprechende Hardware. Dafür fallen nicht nur Anfangsinvestitionen, sondern auch laufende Kosten an. Server müssen gewartet werden, sie verbrauchen Strom und erfordern Administration. Wer Unternehmenssoftware aus der Cloud bezieht, hat dagegen erheblich niedrigere laufenden Kosten für die ITInfrastruktur. Denn im Cloud-Modell wird nicht nur die Software gemietet, sondern der Service gleich dazu. Dies schließt Administration, Wartung und Updates mit ein. Nebenbei werden auch Risiken minimiert: Ein Serverausfall im On-Premise-Modell genügt häufig schon, das komplette Unternehmen mehrere Stunden lahmzulegen. Sofern ein Unternehmen also ausschließlich auf Cloud-Software setzt, muss es keine Server und Server-Software kaufen und warten, keine Stromkosten zahlen und keinen Serverraum samt Kühlung vorhalten. Realistisch betrachtet, haben Unternehmen, die Cloud-Software nutzen, jedoch häufig weitere Lösungen im Einsatz, die einen eigenen Server im Haus und ein Intranet erfordern. Doch selbst wenn Hardware, Energiekosten und Raummiete aus der TCO-Betrachtung anteilig „herausgerechnet“ werden, bleibt im On-Premise-Modell ein beachtlicher Aufwand aufgrund von Wartung, Administration und Datensicherung bestehen.
Datensicherung
Wollte man die Sicherheitsmechanismen der Cloud-Anbieter im eigenen Unternehmen nachbilden, müssten jeden Tag Backups erstellt und diese in einem Tresor ortsfern gelagert werden. Der Aufwand ist kaum abzuschätzen. Ähnlich aufwändig ist es, die gesetzlichen Vorgaben bei der Archivierung zu erfüllen: Viele Dokumente wie Rechnungen, Buchungsbelege oder Inventarlisten müssen revisionssicher über zehn Jahre archiviert werden. Dass dies regelkonform, arbeits und datenschutzrechtlich korrekt geschieht, muss regelmäßig kontrolliert werden. Anders im Cloud-Modell: Hier kümmert sich der Cloud-Anbieter um die Datensicherung, wobei diese Dienstleistung im monatlichen Mietpreis inbegriffen ist.
Updates
Im On-Premise-Modell verursachen Updates regelmäßig Aufwand und Kosten. Zuweilen führen Softwareaktualisierungen sogar zu ungewollten Arbeitsunterbrechungen. Im Cloud-Modell dagegen werden Updates im Data-Center des Anbieters eingespielt und die Software somit automatisch aktualisiert, ohne dass Störungen im Arbeitsablauf eintreten. Gerade die Personalkosten im Bereich der Administration (Datensicherung, Updates etc.) werden im Cloud-Modell erheblich reduziert, während gleichzeitig automatisch eingespielte Updates die Anwenderakzeptanz erhöhen. Die Nutzer können nämlich ungestört weiterarbeiten, ohne durch Updates in ihrem Arbeitsalltag behindert zu werden.
IT-Infrastruktur als Kostentreiber
Beim TCO-Vergleich von Cloud-Unternehmenssoftware mit On-Premise-Lösungen sind die Investitionen und der Betrieb der IT-Infrastruktur die stärksten Kostentreiber. Jenseits der Kostenbetrachtung spielen selbstverständlich auch andere Faktoren wie etwa der Komfort- und der Produktivitätsgewinn durch automatische Updates eine Rolle beim Vergleich der verschiedenen Modelle. Vor allem aber hat die On-Demand Bereitstellung den Vorteil, dass Lösungen flexibel skaliert werden können, wodurch sich wiederum Kostenvorteile ergeben. In nachfolgendem Rechenbeispiel werden die TCO für eine Basis-Unternehmenssoftware mit den Grundfunktionalitäten Kundenverwaltung, Auftragsabwicklung und Buchhaltung im SaaS- beziehungsweise On-Premise-Betrieb für die Dauer von fünf Jahren gegenübergestellt. Die Kosten für die IT-Infrastruktur wurden bewusst niedrig ansetzt.
Fazit
Zwar sind die reinen Software-Kosten – bezogen auf einen Fünf-Jahres-Zeitraum – im Cloud-Modell höher als bei der klassischen Installation im eigenen Unternehmen. Jedoch verursacht der Betrieb im eigenen Haus derart hohe Kosten, dass die Gesamtkostenbetrachtung eindeutig pro Cloud ausfällt. Mit 18.000 Euro gegenüber 27.260 Euro, sind die Gesamtbetriebskosten nicht einmal halb so hoch wie im klassischen Modell. Der Grund sind die enormen Aufwendungen für die IT-Infrastrukur, die im klassischen Modell erforderlich sind. Hier ergibt sich für Anschaffung von Server und Software sowie für Betrieb und Wartung ein Betrag von mehr als 27.000 Euro. Eine Summe, die im Cloud-Modell entfällt und die die neue Technologie gerade für kostenbewußte Unternehmen attraktiv macht.
Kostenvergleich Unternehmenssoftware
im Einsatz bei einem Dienstleistungs-Unternehmen mit 10 Anwendern
Erläuterungen zur Tabelle:
Entry-Level-Server: z.B. Dell PowerEdge™ T420 mit 32GB RAM, 2 CPUs mit insgesamt 8 Kernen und 3 Festplatten (Near Line SAS) à 1000GB im RAID5 Verbund (2000GB Nettokapazität) als Anwendungs- und Datenbankserver
Server-Software: z.B. SUSE Linux Enterprise Server inkl. Support und Updates
Personalkosten: für Datensicherung/Wartung der Hardware/Administration von Server und Software, zugrunde gelegt sind die Arbeitskosten eines IT-Systemadministrators von 60.000 Eur p.a. (Bruttoverdienst + Lohnnebenkosten) bei 1760 Arbeitsstunden p.a.
Aufwand: 4 h/Monat für Wartung, Datensicherung, Administration
Energiekosten Server: 140 kWh pro Monat bei einem Strompreis von 22,5 ct
Miete Serverraum: 3 qm à 7,- Euro/qm + Sicherung des Servers bzw. Raumes
Nebenkosten Archivierung: Tresor, Schließfach, Datenträger
Über Markus Cramer
Markus Cramer ist Vorstand der Scopevisio AG.
