Office Integration treibt Digitalisierung

Office ist allgegenwärtig

Digitale Dokumente existieren seit vielen Jahren. Spätestens seit den 1980er Jahren haben die meisten Unternehmen EDV-Systeme eingeführt. Windows – Microsoft – Office: Das ist der Dreiklang, der seit 35 Jahren die Welt der Bürosoftware dominiert. Von Anfang an waren es hauptsächlich die Office-Programme, die den Arbeitsalltag der meisten Büro- und Wissensarbeiter bestimmten.

Kein Wunder, dass viele Anwender die gewohnte Office-Komfortzone ungern verlassen. „Kenne ich nicht – brauche ich nicht“ – so werden Programme jenseits von Word, Excel und Outlook beurteilt.

Abwehrreflexe

Nicht zu Unrecht, bedeutete doch jede neue Anwendung Mehrarbeit: Die Einarbeitung war aufwändig, häufig wurden keine Schulungen angeboten, man fühlte sich inkompetent, allein gelassen und überfordert. Hatte man sich endlich mühsam mit einem System vertraut gemacht, galt man schnell als „Guru“ und wurde mit Mehrarbeit überschüttet. So entstanden Abwehrreflexe.

Logik der Digitalisierung

Da nun einmal der erste Schritt, die digitale Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von betrieblichen Daten und Prozessen, getan war, ist die Digitalisierung, wie wir sie heute erleben, der logische nächste Schritt. Wo früher disparate Daten auf verteilten Speichern lagen, können heute mächtige Software-Systeme dem Menschen lästige Routinearbeiten abzunehmen.

CRM-Systeme, ERP-Software, Finanzbuchhaltung, Reporting-Tools kombinieren und rekombinieren Daten vieltausendfach und schaffen daraus Neues: automatisch generierte Dokumente, Belege und Buchungssätze, gewichtete Verkaufswahrscheinlichkeiten, komplette Vertriebskampagnen, Jahresabschlussberichte und unzählige weitere Artefakte.

Brücke zwischen Office- und Unternehmenssoftware

Um die Akzeptanz der Mitarbeiter und Integration der betrieblichen Prozesse zu stärken, ist es notwendig, eine Brücke zwischen Office-Anwendungen und Unternehmenssoftware zu schlagen. Im Idealfall können die Mitarbeiter weiter in ihrer gewohnten Office-Umgebung arbeiten – aber unter Einbeziehung der Unternehmenssoftware.

Das bedeutet, dass Arbeitsergebnisse aus Office in die Unternehmenssoftware und umgekehrt aus der Unternehmenssoftware in Office übertragen werden. Dabei sind gleichzeitig drei Aspekte wichtig:

1. Aktualität – Daten werden möglichst in Echtzeit hoch- und heruntergeladen. Am aktuellsten sind Cloud-Systeme.
2. Einheitlichkeit – Dubletten bzw. doppelte Speicherung sollte ausgeschlossen werden. Alle arbeiten an einem einheitlichen Datenbestand. Ältere Versionen von Dokumenten und Daten bleiben erhalten und sind wiederherstellbar.
3. Datensicherheit – Zugriffssteuerung und sichere Speicherung gewährleisten, dass jeder die Daten zur Verfügung hat, die er benötigt. Nicht mehr und nicht weniger.

Praxislösungen für Office Integration

Folgende Lösungen sind heute bereits möglich, um die Mitarbeiter auf dem Weg zur Digitalisierung mitzunehmen:

• Ordner-Synchronisierung – ein oder mehrere Ordner auf dem PC des Mitarbeiters werden mit dem Dokumentenmanagementsystem der Unternehmenssoftware synchronisiert.
• Office-Add-Ins – diese kleinen Zusatzprogramme werden in Office installiert und stellen eine Verbindung zur Unternehmenssoftware her. Der Anwender klickt einfach auf einen neuen Button auf der Symbolleiste und die Tür zur Unternehmenssoftware öffnet sich.

Vorsicht: Nicht alle Anbieter von Unternehmenssoftware haben diese Lösungen auf Lager. Es lohnt sich, zweimal hinzuschauen.

Was hat der Mitarbeiter davon?

• Er hat Zugriff auf eine Fülle von Daten, die er zuvor mühsam zusammensuchen musste.
• Er kann E-Mails, die er versendet, automatisch direkt am Empfänger-Kontakt oder einem Projekt oder Vorgang speichern.
• Er kann Termine oder Zeiterfassungsdaten ohne Medienbruch aus Outlook in die Projekt- oder Abrechnungssoftware übertragen.
• Er braucht nie wieder eine Adresse auf einem Brief eintippen.
• Er arbeitet nie wieder an einer veralteten Dokumentversion.
• Er kann Daten aus der Software per Mausklick in ein Office-Dokument einfügen.
• Er spart sich mühsamen Erfassungsaufwand.

Gute Argumente

Office Integration liefert Unternehmen gute Argumente, um ihre Belegschaften von dem Sinn des digitalen Wandels zu überzeugen. Sie ist das Sprungbrett, von dem auch Ängstliche den Sprung ins tiefe Wasser wagen können. Sie überzeugt durch sofortige, einfache und unmittelbare Arbeitsentlastung. Und sie erlöst die vielen, genialen Arbeitsergebnisse, die auf den Festplatten der Kollegen schlummern, aus dem Dornröschenschlaf und macht sie als Unternehmenswissen verfügbar.