Tools fürs Homeoffice gibt es zuhauf. Dieser Artikel erklärt, welche Software-Angebote zur Wahl stehen, was Sie davon haben und wie Sie das Richtige für Ihre Produktivität finden.
Ihre Zahlen stimmen und der Chef ist zufrieden, obwohl Ihr Team Homeoffice macht. Eine Utopie? Meistens ist Heimarbeit eine Hürde. Der Flurfunk und die schnelle Abstimmung im Vorbeigehen fallen ja aus. Mit den bekannten Folgen: eine Arbeit wird doppelt erledigt, die andere dafür gar nicht. Drei verschiedene Leute schreiben etwas in die Projektdokumentation und hinterher haben Sie drei verschiedene Dokumentationen. Abstimmungsprozesse brauchen zermürbend viel Zeit.
Digitale Tools beheben die meisten dieser Missstände und stärken die Motivation der Mitarbeiter. Aber die Auswahl ist kompliziert, denn es gibt gefühlte Quintillionen davon. Einige sind Einzelanwendungen, andere sind komplette integrierte Arbeitsumgebungen. Einige sind lokal installiert, andere Cloud-gestützt. Doch welche helfen wirklich bei der Zusammenarbeit?
Office-Anwendungen für die Teamkommunikation
Eine Gruppe von Anwendungen kann den täglichen Kontakt im Büro auch zu Hause simulieren. Nennen wir sie Kommunikationsanwendungen. Outlook ist wohl die bekannteste Anwendung aus dieser Gruppe. Mit Outlook können Sie Kontakte verwalten, E-Mails schreiben und archivieren, Kalender führen, Aufgaben und Termine einstellen und vieles mehr.
In der Microsoft-Welt finden Sie darüber hinaus den Cloud-Speicher OneDrive und das Chat-Tool Teams. Im Cloud-Speicher – auch Dokumentenmanagementsystem (DMS) genannt – können Sie Dateien verwalten und mit Teams, Kunden oder Einzelpersonen teilen. Ein Chat-Tool simuliert die tägliche, informelle Kommunikation auf Zuruf.
Abgerundet wird die Sache durch eine Teamwebsite, auch als eCollaboration-Plattform bezeichnet. Diese ist der gemeinsame Arbeitsplatz für das virtuelle Team. Sharepoint ist ein Beispiel für solche Anwendungen. Auch Trello ist ein beliebtes Tool für die Mitarbeiter im Homeoffice.
Viele Firmen haben die eines oder mehrere dieser Tools im Angebot. Sie sind allesamt nützlich, aber leider nur die halbe Miete. Warum?
Warum sind Office-Anwendungen nur die halbe Miete?
Office-Anwendungen helfen Ihren Kollegen nicht bei der fachlichen Arbeit. Überlegen Sie einmal:
Beispiel Vertrieb
Vertrieb mit Kontaktliste, E-Mail, Telefon und Kalender war gestern. Heute arbeiten die Vertriebler mit Anwendungen, die den gesamten Verkaufstrichter oder Sales Funnel abbilden. Wenn Sie in einer solchen Software einen Kontakt aufrufen, haben Sie eine komplette virtuelle Kontaktakte auf dem Bildschirm.
Diese sagt Ihnen
- welche Verkaufschancen bei welchen Produkten bestehen
- wie die Zahlungsmodalitäten sind
- welche SLAs infrage kommen
- welche Projekte schon abgewickelt wurden
- was dem Kunden wichtig ist
- …und tausend andere Dinge
Ihr Vertrieb hat dadurch auch im Homeoffice die Chance, Kunden optimal zu betreuen.
Beispiel Projekte
Angenommen, Sie haben ein Beratungsunternehmen und Ihr Team soll eine neue Strategie für einen Kunden ausarbeiten. Wegen Corona haben Sie den Kickoff-Workshop als Videokonferenz abgehalten und aufgezeichnet.
Die Aufzeichnung speichern Sie in Ihrer Business Software in einer virtuellen Projektakte. Dazu alle relevanten E-Mails. Sie fügen die internen und externen Teammitglieder und Ansprechpartner hinzu. Sie definieren die Arbeitspakete und Meilensteine. Ok, ich brauche Ihnen nicht zu erklären, wie Sie Ihre Projekte handhaben, aber eines ist klar: Mit Office allein können Sie kein Projekt organisieren.
Stattdessen brauchen Sie eine Projektsoftware, die verteilte, virtuelle Teams und Homeoffice unterstützt.
Das ideale Homeoffice: Integrierte Business Software plus Office-Anbindung
Wenn Ihre Kollegen produktiv im Homeoffice arbeiten sollen, müssen Sie das Unternehmen zu Ihren Mitarbeitern nach Hause bringen. Sie beides bereitstellen: professionelle Business Anwendungen plus Dokumentenmanagement plus Office-Programme für die Kommunikation und Arbeitsorganisation.
Eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud, die zusätzlich Schnittstellen zu Office bietet, ist die eierlegende Wollmilchsau, die Sie brauchen. Fürs Homeoffice und im Betrieb.
Zu Hause arbeiten wie im Unternehmen
In einer solchen Software können Ihre Mitarbeiter
- professionelle Software für ihren Arbeitsbereich nutzen, zum Beispiel für Vertrieb, Projekte, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung,
- E-Mails und Dokumente erstellen, gemeinsam in Echtzeit bearbeiten, teilen, schützen, archivieren und verwalten,
- nahtlos aus Office-Anwendungen in die Unternehmenssoftware wechseln und umgekehrt
Angenommen, eine Buchhalterin möchte Eingangsrechnungen bearbeiten. Die Rechnungen würden in einem automatisierten Workflow in ihre Arbeitsliste eingelesen. Die Kollegin leitet die Belege digital an die genehmigenden Stellen weiter. Anschließend kann sie diese Rechnungen kontieren (oder von der Software kontieren lassen) und in einen Zahlungslauf zum passenden Fälligkeitstermin einstellen. Alles von zu Hause aus, alles GoBD-konform, alles integriert und datenschutzkonform.
Cloud erleichtert Homeoffice
Zu Beginn der Corona Krise merkten viele Unternehmen, dass sie für Heimarbeit suboptimal aufgestellt waren. Sie mussten massenweise VPN-Zugriffe einrichten und hatten nicht genug Leitungskapazität dafür.
In dieser Situation zeigte sich der Vorteil der Cloud. Mit Cloud-Software können Mitarbeiter ihr Büro im Nullkommanix nach Hause verlegen. Denn die Cloud ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten überall dort, wo Sie eine Internetverbindung haben.
Auch mobiles Arbeiten ist mit Cloud-Anwendungen kein Problem. Software-Anbieter haben oft mobile Apps im Programm. Mit diesen digitalen Helfern lassen sich viele Aufgaben auch von unterwegs erledigen.
Fazit: Mehrwert durch Homeoffice mit Cloud-Unternehmenssoftware
Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, entscheidet die passende Software-Ausstattung über Erfolg oder Misserfolg.
Die klassischen Office-Anwendungen sind nur die halbe Miete. Schließlich sollen Ihre Kollegen weiterhin auch verkaufen, Projektarbeit machen, Rechnungen schreiben und buchen. Eine integrierte Unternehmenssoftware mit Office-Schnittstellen ermöglicht es, jede administrative Arbeit von zuhause aus zu erledigen. Ihr Team arbeitet schnell, reibungslos und professionell auf einer digitalen Plattform. Und ganz nebenbei können Sie auch noch ein paar Prozesse optimieren.
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