Der effiziente Umgang mit Daten und Dokumenten spielt in unserer digitalisierten Welt eine wichtige Rolle. Gerade hier kann die digitale Akte ihre Stärken ausspielen und wertvolle Unterstützung bieten. Sie sorgt für mehr Transparenz, erleichtert den Zugriff auf Informationen und spart Zeit und Geld in der Verwaltung.
- Was ist eine digitale Akte und wie funktioniert sie?
- Wo wird die digitale Akte eingesetzt?
- Welche Varianten der digitalen Akte gibt es?
- Welche Vorteile bietet die digitale Akte?
- Sind digitale Akten sicher?
- Wie kann man Papierakten in digitale Akten überführen?
- Was sollten Sie bei der Einführung von digitalen Akten beachten?
- Fazit
Was ist eine digitale Akte und wie funktioniert sie?
Unter einer digitalen Akte (auch elektronische Akte oder E-Akte genannt) versteht man eine digitale Daten- und Dokumentensammlung zu einem bestimmten Thema. Sie ist damit das das digitale Gegenstück zur herkömmlichen Papierakte.
Oft ist die digitale Akte nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte organisert. Ziel ist es, inhaltlich zusammengehörige Daten zentral zu sammeln, zu organisieren und zu speichern. Dies können zum Beispiel personenbezogene Daten, Notizen, Termine, E-Mails, Verträge oder andere Dokumente sein. Digitale Akten sind oft Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder eines Enterprise Content Management Systems (ECM).
Digitale Akten tragen nicht nur zu Platzersparnis und umweltfreundlicherem Verhalten bei. Sie bieten vor allem eine bessere Verfügbarkeit von Informationen und meist fortgeschrittene Suchfunktionalitäten (Volltextsuche), was erheblich dazu beiträgt, Zeit in der Verwaltung zu sparen.
Die digitale Aktenführung ermöglicht es außerdem, Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu digitalisieren und dadurch Arbeitsabläufe zu zu beschleunigen. Ein Beispiel hierfür ist das Vertragsmangement, das zum Beispiel dabei hilft, Kündigungsstichtage von Verträgen im Blick zu halten. Vereinfacht wird dies durch automatische Benachrichtigungen rechtzeitig vor Ablauf von Fristen.
Auch erleichtert die digitale Aktenführung die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. So schützen DMS-Systeme sensible Informationen in der Regel mit einem Berechtigungssystem vor unbefugtem Zugriff.
Die folgenden Aspekte veranschaulichen die Chancen, welche die digitale Akte bietet:
Dokumentenerfassung und Klassifizierung
Alle beim Unternehmen eingehenden Dokumente werden zeitnah in firmeninterne Systeme übernommen oder gehen automatisiert dort ein. Falls Dokumente in Papierform eingehen, werden sie eingescannt und in geeignete digitale Formate umgewandelt.
Ein Dokumentenmanagementsystem dient dabei oft als zentrale Verwaltungsplattform. In der Regel bieten DMS-System die Möglichkeit, Notizen oder Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen. Meist werden auch digitale Signaturen unterstützt.
Mobiler Zugriff und Workflow-Integration
Sollten Sie sich für die Verwaltung Ihrer digitalen Akten mit einem cloudbasierten DMS entscheiden, können Sie mobil und geräteunabhängig auf ihre Akten zugreifen. Des Weiteren ist eine Integration in bestehende Workflows einfach möglich. Ein weiteres Beispiel neben dem erwähntetn Vertragsmanagement ist die digitale Rechnungsprüfung und -freigabe.
Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen
Um die Effizienz der Unternehmensprozesse weiter zu steigern, können Sie die digitale Akte mithilfe eines DMS in andere Lösungen integrieren: beispielsweise in ein CRM- oder ERP-System.
Wo wird die digitale Akte eingesetzt?
Die digitale Akte wird in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen und Aufgabenbereichen eingesetzt. Dazu gehören unter anderem folgende Fachbereiche:
- Auftragsabwicklung
- Fertigung und Produktion
- Personalverwaltung (Digitale Personalakte)
- Kundenservice
- Kunden- und Lieferantenbeziehungen (Digitale Kundenakte)
- Projekt- und Vertragsmanagement
Darüber hinaus bietet Branchensoftware oft auch Akten-Lösungen zum Beispiel für:
- Bauwesen (Digitale Bauakte)
- Rechtsanwaltskanzleien (Digitale Mandantenakte)
Es sind jedoch nicht nur private Unternehmen, die die digitale Akte nutzen, sondern zunehmend auch Behörden und Organisationen im sozialen Sektor. Darunter fallen:
- Die öffentliche Verwaltung (Stichwort “E-Government” für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste)
- Das Gesundheitswesen (Elektronische Patientenakte)
- Sozialreferate in Kommunen
- Ambulante Dienste
Welche Varianten der digitalen Akte gibt es?
Die digitale Akte existiert heute, je nach Einsatzbereich, in verschiedenen Ausprägungen. Beispiele dafür sind:
- Digitale Personalakte (dient der Speicherung von Mitarbeiterdokumenten, -daten und -informationen).
- Digitale Kundenakte (enthält relevante Kundendaten und -informationen).
- Digitale Mandantenakte (ist ein zentralisiertes System zum Speichern und Verwalten von Mandantenakten, dass von Kanzleien und Beratungsunternehmen verwendet wird).
- Digitale Patientenakte (auch als elektronische Patientenakte oder ePA bekannt, erleichtert die Speicherung und den Austausch von Gesundheitsdaten).
- Digitale Projektakte (sorgt für eine sichere und zuverlässige Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu einem Projekt).
- Digitale Bauakte (enthält die Dokumentation über den gesamten Bauvorgang).
- Die E-Akte in der Verwaltung (besteht aus einer zentralen Sammlung von behördenrelevanten Dokumenten). Um die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern, ist im August 2013 das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, das sogenannte E-Government-Gesetz in Kraft getreten. Im Zuge dessen hat die E-Akte stark an Bedeutung gewonnen.
Welche Vorteile bietet die digitale Akte?
Wie bereits ausgeführt, bringt die digitale Aktenführung mehrere Verbesserungen mit sich. Die folgende Tabelle vergleicht die Papierakte mit der digitalen Akte und fasst die wichtigsten Punkte zusammen.
| Eigenschaft | Papierakte | Digitale Akte |
| Platz- und Raumanforderung | Mäßig bis hoch (physische Aufbewahrungseinrichtungen erforderlich) | Gering (keine Räumlichkeiten erforderlich) |
| Verfügbarkeit | Ortsgebunden | Ortsunabhängig (mobiles Arbeiten wird begünstigt) |
| Sicherheit und Revisionssicherheit | Erfordert eine Investition in physische Einrichtungen und Kontrollen | Softwareseitig vorhanden (z. B. im DMS) |
| Papierverbrauch | Hoch | Entfällt |
| Umweltfreundlichkeit | Durchschnittlich | Hoch |
| Auskunftsfähigkeit (z. B. bei DSGVO-bezogenen Anfragen) | Mäßig (längere Bearbeitungszeiten durch manuelle Prozesse) | Hoch |
| Integration in bestehende Workflows (z. B. Bearbeitung von Rechnungen) | Mit Hürden verbunden (aufgrund von Medienbrüchen und relativ langsamer Bearbeitungsprozesse) | Aufgrund der vorhandenen Schnittstellen nahtlos und schnell |
| Durchlaufzeiten | Langsam bis moderat | Zügig bis schnell |
| Anfangsinvestition | Hoch (aufgrund von Vertrautheit) | Anbieterabhängige Software- und Scankosten; diese amortisieren sich jedoch mittelfristig |
| Akzeptanz | Hoch (aufgrund von Vertrautheit) | Eventuell anfängliche Akzeptanzbarrieren (diese lassen sich jedoch durch gute Kommunikation und Schulungen abmildern) |
| Transparenz | Gering (durch fehlende Zentralisierung und eingeschränkte Zugänglichkeit) | Hoch (aufgrund einer zentralen Datenhaltung) |
| Zusammenarbeit | Durch eine langsame Informationsweitergabe erschwert | Abteilungs- und standortübergreifend möglich, da physische Barrieren entfallen |
| Suchfreundlichkeit und -effizienz | Durch manuelles Suchen und zeitaufwendiges Blättern erschwert | Effiziente, intuitive und integrierte Suchfunktionen einschließlich einer Volltextsuche nach einzelnen Dokumenten oder komplexen Akten sind vorhanden |
Sind digitale Akten sicher?
Digitale Akten können grundsätzlich so sicher sein wie herkömmliche Papierakten oder sogar eine höhere Sicherheit bieten. Im Gegensatz zu Papierakten besteht bei ihnen kein Risiko für Brand- und Wasserschäden.
Des Weiteren sorgen Zugriffsbeschränkungen, Rechteverwaltung und Datenverschlüsselung für eine höhere Datensicherheit. Schließlich ermöglicht eine Datenspeicherung in der Cloud eine schnelle Datenwiederherstellung und schützt so vor Datenverlusten.
Wie kann man Papierakten in digitale Akten überführen?
Falls Sie Dokumente in Papierform verwenden, müssen Sie diese zunächst digitalisieren. Diesen Prozess bezeichnet man als ersetzendes Scannen. Die Papieroriginale dürfen nach einer ordnungsgemäßen Digitalisierung generell vernichtet werden. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen (z. B. Arbeitsverträge oder Gerichtsakten) bei denen Sie die Originale aufbewahren sollten.
Was sollten Sie bei der Einführung von digitalen Akten beachten?
Neben einer Digitalisierung von Papierakten gibt es weitere Aspekte, die Sie bei der Einführung von elektronischen Akten berücksichtigen sollten:
- Führen Sie vor der Einführung der digitalen Akte eine umfassende Bestandsaufnahme durch. Dadurch schaffen Sie eine fundierte Basis für die erforderlichen organisatorischen Anpassungen.
- Wählen Sie eine Softwarelösung (z. B. ein DMS) zur Verwaltung der digitalen Akte aus, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
- Achten Sie darauf, dass die digitale Akte mit allen wichtigen Schnittstellen verbunden ist.
- Aktuelle und korrekte Stammdaten spielen bei digitalen Akten eine zentrale Rolle. Räumen Sie ihnen bei der Digitalisierung von Papierakten deshalb eine hohe Priorität ein.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Akten.
Fazit
Digitale Akten sind die zeitgemäße Alternative zu traditionellen Papierakten. Sie verfügen im Vergleich zu Papierakten über zahlreiche Stärken. Dazu zählen vor allem die zügige, bequeme und sichere Datenverwaltung und die Möglichkeit einer flexiblen, ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Obwohl im Prozess der Digitalisierung von Papierdokumenten sicherlich auch technische Herausforderungen und Akzeptanzhindernisse auftreten können, überwiegen im Nachhinein die Vorteile.
Der Wechsel von Papierakten zu digitalen Akten bedeutet nämlich nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern vor allem einen strategischen Schritt hin zu effizienteren Geschäftsprozessen und zu mehr Produktivität. Sie hat somit das Potenzial, sich in der Wirtschaft, Verwaltung und im Sozialsektor langfristig als neuer Standard durchzusetzen.
