Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB

Herausforderung

Viele kleine, aber auch mittelständische Unternehmen lassen ihre Buchhaltung beim Steuerberater erledigen. Das bedeutet häufig noch, dass Ein- und Ausgangsrechnungen ausgedruckt und dicke Pendelordner von A nach B befördert werden. Ähnlich der Weg zurück: Auswertungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse werden in der Kanzlei ausgedruckt und dem Mandanten in die Hand gedrückt.

Allerdings wird dieses Vorgehen mehr und mehr zum Auslaufmodell: In vielen Unternehmen und Kanzleien sind die genannten Prozesse bereits digitalisiert – allerdings mit dem Nachteil, dass auf beiden Seiten unterschiedliche Systeme genutzt werden und dies den Export und Import von Daten sowie teils manuelle Nacharbeit zur Folge hat.

Nutzen

Eine Plattform für Unternehmer und Steuerberater

In der Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant sind verschiedene Modelle denkbar – abhängig davon, wie viel Buchhaltung das Unternehmen selbst übernehmen und wie viel es abgeben will.

Arbeitsteilige Buchhaltung

Marcus Staub berichtet aus seiner Zusammenarbeit mit Mandanten von folgender Aufteilung der Prozesse:

Der Mandant erstellt seine Ausgangsrechnungen in Scopevisio. Die Offenen Posten ziffert er aus. Auf die aktuelle Offene-Posten-Liste kann er jederzeit zugreifen. Der Steuerberater bucht in der Bank den Rest.

Ebenso bearbeitet der Mandant in Scopevisio seine Eingangsrechnungen und kümmert sich um den Zahlungsverkehr. Seine Verbindlichkeiten hat er immer im Blick und sieht den Zahlungseingang seiner Lieferanten. Die Verbuchung übernimmt der Steuerberater.

Buchhaltung beim Steuerberater

Die Alternative ist die Hundert-Prozent-Lösung: Die Buchhaltung wird komplett vom Steuerberater übernommen. „Wir haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Scopevisio geschult sind und in der Software die Buchhaltung für den Mandanten erledigen. Der wiederum kann jederzeit auf seine Daten in der Buchhaltungssoftware zugreifen.“ So kann das Problem, dass zum Beispiel ein im Unternehmen benötigter Beleg gerade in Papierform beim Steuerberater liegt, gar nicht erst aufkommen. Stattdessen liegen die Belege digital – und vor allem auch revisionssicher archiviert – in der Software.

Ein weiterer Vorteil für den Unternehmer sind zudem jederzeit aktuelle Zahlen und Auswertungen. So hat dieser zum Beispiel jederzeit Zugriff auf seine Offene-Posten-Liste, um Zahlungen zu kontrollieren. Auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) lässt sich einfach digital abrufen, um die Ertragslage im Blick zu behalten.

Selbstbucher: Buchhaltung im Unternehmen

Last but not least gibt es die sogenannten „Selbstbucher“, die ihre Buchhaltung in Scopevisio (fast) alleine erledigen und „nur“ den Jahresabschluss beim Steuerberater erledigen lassen. „Hier werden wir aber immer wieder bei Exotenfällen hinzugezogen. Da kommt zum Beispiel eine Rechnung aus der Schweiz, bei der unklar ist, wie diese verbucht werden soll. In diesem Fall können wir uns über den Buchhalterzugang zu Scopevisio „hinzuschalten“ und uns die Sache anschauen. Ein anderes Beispiel: Wir überbrücken für einen anderen Mandanten die 14-tägige Urlaubszeit der Buchhalterin. Auf diese Weise können wir ganz einfach Unterstützung im laufenden Betrieb bieten“, so Staub.

Welches Modell auch gewählt wird – wenn der Jahresabschluss ansteht, kann der Steuerberater alle notwendigen Daten und Dokumente selbst aus Scopevisio ziehen.