Große Zahl an Geschäftsvorfällen
Erfolgreiche Onlineshops müssen in ihrer Buchhaltung eine große Menge an Geschäftsvorfällen verarbeiten. Im Gegensatz zu ihren Kollegen aus dem traditionellen Handel löst jeder Verkauf mehrere Vorgänge aus: für den Debitor müssen Lieferschein und/ oder Rechnung erstellt und verbucht werden. Die Forderung muss überwacht werden, der Zahlungseingang auf dem Bankkonto richtig zugeordnet werden. Retouren erfordern Gutschriften und eventuell auch Gelderstattungen. Der Händler im Geschäft bucht dagegen nur die Zahlung in seiner Kasse ein. Für einen Onlineshop bietet sich eine Buchhaltungssoftware an, denn viele der notwendigen Daten müssen für den Versand bereits erfasst werden. Welchen Anforderungen muss diese Software genügen?
Mahnwesen
Ein Buchhaltungsprogramm für einen Onlineshop sollte eine große Menge an Buchungen verarbeiten können. Darauf muss der Softwarekäufer achten, denn einige (vor allem preisgünstige) Programme begrenzen die Anzahl der Buchungen pro Jahr. Für den Onlinehändler ist eine Einnahmenüberschussrechnung ohne Offene-Posten-Verwaltung nicht zu empfehlen, denn damit wäre kein effektives Mahnwesen möglich. Die gewählte Software sollte in der Lage sein, mit den eingegebenen Daten auch Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen. Der entsprechende Datensatz wird dann auch im Mahnwesen genutzt. Gute Programme ermöglichen außerdem die Vergabe von Mahnkennzeichen und Mahnstufen.
Bankingmodul
Betreiber von Onlineshops sollten Software nutzen, die ein Bankingmodul enthalten. Damit ist heute nicht nur die Übergabe der Kreditorendaten für den Zahlungsverkehr möglich, der große Vorteil für den Onlinehändler liegt im Datenimport der Zahlungseingänge. Kundenzahlungen werden dann automatisch dem offenen Posten zugeordnet, wenn der Verwendungszweck eindeutig angegeben wurde.
Warenwirtschaftssystem
Das Bestellwesen des Onlineunternehmens wird mit einer Verknüpfung zu einer Warenwirtschaft effektiver. Das schließt die Artikelverwaltung mit ein. Der ständige Überblick über die Warenbestände ermöglicht die permanente Inventur mit der Ermittlung des Warenwertes zu jedem beliebigen Zeitpunkt.
Ausführlicher Test ist angeraten
Softwareanbieter haben in den letzten Jahren spezielle Programme für den Onlinehändler entwickelt, auch für einzelne Branchen gibt es gute Lösungen. Hier lohnen sich ein Vergleich der Programme und das Testen der Demo-Versionen.
