Papier archivieren ist ineffizient
In Unternehmen, die Informationen noch papiergebunden archivieren, verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, Daten abzulegen, Dokumente zu kopieren, Informationen zu suchen und sich gegenseitig zu fragen, wo sie aktuell stehen.
Digitale Informationen sind schnell verfügbar
In einem digitalen Informationsmanagement sind Dokumente per Suchfunktion schnell gefunden, so wie man es von den Internet-Suchmaschinen her kennt.
Was vielen nicht bewusst ist: Nicht nur Office-Dokumente, sondern auch die Inhalte von Bild- und PDF-Dateien werden von modernen Dokumentverwaltungssystemen erkannt und verschlagwortet. Auf diese Weise reduziert sich die Zeit, die zum Auffinden von Dokumenten benötigt wird, auf ein Minimum. Ja mehr noch: Durch Schlagwörter und Verknüpfungen werden Dokumente miteinander in Beziehung gesetzt, die früher in ganz verschiedenen Ordnern, womöglich an unterschiedlichen Standorten lagen.
Den Überblick behalten
Bei der Projektsteuerung ist es wichtig, das Ganze im Blick zu behalten. Ein Projekt- und Dokumentenmanagement wie das von Scopevisio bündelt und strukturiert alle wichtigen Informationen und macht sie auf Knopfdruck verfügbar.
Und dieses „alle“ meint auch wirklich alle: E-Mails und Verträge, Angebote und Aufträge, Belege und Stundennachweise, Projektbeteiligte und Protokolle, Kommentare und Korrespondenzen, Abrechnungen und Termine, Ansprechpartner und Kollegen.
Zentrale Arbeits- und Informationsplattform
Unternehmer wünschen sich heute eine zentrale Arbeitsplattform, auf der Informationen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können – von Mitarbeitern, die eine entsprechende Berechtigung haben.
Diese Plattform sollte auch von unterwegs, mit mobilen Geräten, verfügbar sein und im Idealfall Cloud-basiert, damit die Benutzer standortunabhängig darauf zugreifen können.
Durchgängig informiert mit Scopevisio-Unternehmenssoftware
Informationsmanagement ist keine Insel. Informationen ziehen sich quer durch das gesamte Unternehmen und durch alle Prozesse. Und sie sind auf vielerlei Arten miteinander vernetzt:
- Wenn ich ein Geschäft mit einem neuen Interessenten anbahnen möchte, interessiert mich alles, was jemals schon mit ihm oder seiner Firma beredet worden ist.
- Wenn ich für ein Projekt verantwortlich bin, möchte ich nicht nur wissen, wo die einzelnen Ressourcen verplant sind, sondern hätte auch gerne eine Deckungsbeitragsrechnung.
Dies können nur Systeme leisten, die die Prozesse im Unternehmen von A bis Z abbilden können. Die alle Unternehmensfunktionen, von der Akquise bis hin zum Inkasso, integrieren. Scopevisio ist dafür eine gute Wahl.
