Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben müssen Sie kennen

Täglich werden tausendfach Rechnungen ausgestellt. Jeder Unternehmer ist berechtigt eine Rechnung für erbrachte Leistungen auszustellen. Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person ist er sogar dazu verpflichtet spätestens 6 Monate nachdem die Leistung erbracht wurde eine Rechnung auszustellen.

Warum brauchen wir überhaupt Rechnungen?

Die Rechnung ist vereinfacht ein Dokument über den Kauf von Waren oder Dienstleistungen (in der Buchhaltung auch Lieferungen und Leistungen genannt). Damit ist es dem Unternehmer möglich den Abfluss seines Geldes oder den Verzug eines Schuldners zu dokumentieren.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 150,- Euro Brutto überschreiten, müssen laut Gesetz folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Die Steuernummer (z. B. in der Form xxx/xxx/xxxxx ) oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers (in der Form DExxxxxxxxx).
4. Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
5. Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
6. Rechnungsnummer (einmalig vergebene, fortlaufende Nummer)
7. Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
8. Nettobetrag der Leistung und Lieferung
9. Steuersatz (zum Beispiel 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer) sowie Höhe des Steuerbetrages bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
10. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung

Rechnungsvorlage nutzen

Eine korrekte Rechnungsvorlage zu erstellen nimmt etwas Zeit in Anspruch. Weniger kompliziert ist es, eine Rechnungsvorlage aus unserem Ratgeber zu nutzen und diese in wenigen Schritten an die eigenen Anforderungen anzupassen. Je nachdem, wie oft Rechnungen geschrieben werden, ist die Nutzung einer professionellen Rechnungssoftware auf die Dauer vorteilhaft.

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Tipp 1: Beiwerk – schön, aber nicht notwendig

Alle übrigen Angaben wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Website, Gruß- und Dankesworte, Telefon- oder Handynummern, sogar Unterschrift und Stempel sind aus steuerlichen Gesichtspunkten nicht zwingend notwendig. Die Aufzählung der Pflichtangaben befindet sich in detaillierter Form im Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG).

Tipp 2: Umsatzsteueridentifikationsnummer online beantragen

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis vergeben. Der Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. kann auch online gestellt werden. Der Formularserver der Bundesfinanzverwaltung stellt ein entsprechendes Internet-Formular zur Verfügung, über das eine vollautomatisierte Beantragung möglich ist. Der Link lautet: https://www.bzst.de/.

Tipp 3: Was versteht man unter „fortlaufende Rechnungsnummer“?

Der Gesetzgeber verlangt in § 14 UStG, dass jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben muss. Fortlaufend bedeutet nicht, dass Sie Ihre Rechnungen mit Nr.1, Nr.2, Nr.3 etc. betiteln. Es ist wichtig, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie nach einem bestimmten System vorgehen. Sie können die Buchstaben und Zahlenkombinationen frei wählen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

1. 2012-Müller-25 (Die 25. Rechnung an den Kunden Müller 2012)
2. II-200-2012 (Die 200. Rechnung im zweiten Quartal 2012)
3. 12345-25-2012 (Die 25. Rechnung an den Kunden mit der Kundennummer 12345 im Jahr 2012)

Selbstverständlich können Sie auch auf die klassische Rechnungsnummer zurückgreifen: 2012-0025 (Die 25. Rechnung 2012).

Tipp 4: Hinweis auf Steuerbefreiung

Sollten einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sein, muss das auf der Rechnung vermerkt werden. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt.

Tipp 5: Kleinbetragsrechnungen unter 150,- EUR Brutto

Rechnungen, die unter dem Betrag von 150,- Euro liegen, bezeichnet man als Kleinbetragsrechnungen. Kleinbetragsrechnungen (z.B. für Büromaterial, Kraftstoff) müssen folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen
• Rechnungsbetrag und darauf angewandter Steuersatz

Tipp 6: Magische Grenze

Bei größeren Bestellungen vom Büromaterial oder auch beim Einkauf von Lebensmitteln ist die 150,- Euro-Grenze schnell überschritten. Sie sollen dann darauf bestehen, eine korrekte Rechnung mit dem oben genannten Angaben zu erhalten.

Tipp 7: Mehrwertsteuer 7 oder 19% Steuersatz

Ob Sie 7 oder 19% Mehrwertsteuer auf Ihre Ware oder Dienstleistung anrechnen müssen, finden Sie unter https://www.gesetze-im-internet.de.

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Warum müssen Rechnungen diese Formalitäten erfüllen?

Diese Formalitäten sind notwendig, damit sich Ihr Geschäftspartner die entsprechende Umsatzsteuer zurückholen kann. Sind Ihre Rechnungen nicht korrekt, kann das dazu führen, dass Sie als Leistungsempfänger die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen dürfen. Oder anders gesagt: Falsche Rechnungen gefährden den Vorsteuerabzug. Zur Erläuterung: Beim Vorsteuerabzug können Sie die von anderen Firmen berechnete Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer) mit der selbst erhobenen Umsatzsteuer verrechnen. Ist die Umsatzsteuer größer als die Vorsteuer, muss der Unternehmer die Differenz an das Finanzamt zahlen. Im umgekehrten Fall erstattet das Finanzamt das Vorsteuer-Guthaben.

Formale Fehler beim Vorsteuerabzug sind somit eine willkommene Einnahmequelle für den Fiskus. Betriebsprüfungen haben deshalb oftmals Vorsteuer-Rückforderungen zur Folge. Wer das vermeiden will, muss auf ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen achten. Zwar besteht Anspruch auf nachträgliche Korrektur der Rechnung durch den Aussteller – allerdings ist es dafür nach Monaten oder gar Jahren oft zu spät. Man ist also gut beraten, eingehende Rechnungen sorgfältig und möglichst sofort auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Umgekehrt sollten Sie natürlich auch auf korrekte Rechnungen achten, wenn Sie vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen pflegen und sich nicht selbst unnötige Mehrarbeit einhandeln wollen. Zu den Anforderungen an eine Rechnung gibt die Bundessteuerberaterkammer in einer Broschüre mit dem Titel „Neue Rechnungsanforderungen im deutschen Umsatzsteuerrecht“ Auskunft. Eine Leseprobe finden Sie hier.

Folgen nicht korrekter Rechnungsstellung

Entspricht eine Rechnung nicht allen gesetzlichen Anforderungen, gilt diese als nicht ordnungsgemäß und erfüllt damit auch nicht die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug. Die Folge: In diesem Falle ist der Rechnungsempfänger berechtigt, den Rechnungsbetrag zurückzubehalten.

Deutlich schlimmer ist der Schaden aber, wenn der Kunde die rechtliche Inkorrektheit der Rechnung nicht erkennt und die Finanzverwaltung im Nachhinein den Vorsteuerabzug verweigert. Dann nämlich fehlt das Geld nicht Ihnen, sondern Ihrem Kunden, was wiederum die Kundenbeziehung empfindlich stören kann.