Nachteile konventioneller Systeme mit abgeschlossenen Geschäftsjahren
Unternehmer erledigen übers Jahr ihre Buchhaltung und erstellen meist zu Anfang des neuen Jahres den Jahresabschluss für das Vorjahr. Wer das nicht selbst tun will oder kann, holt sich Unterstützung durch Dienstleister. Häufig findet im Unternehmen die vorbereitende Buchführung statt, während der Jahresabschluss vom Steuerberater aufgestellt wird.
Grundsätzlich müssen für den Jahresabschluss eine oder mehrere Abschlussperioden angelegt und die Abschlussbuchungen in diesen Perioden erfasst werden. Die Abschlussbuchungen betreffen Vorgänge, die der betreffenden Periode bzw. dem Geschäftsjahr zuzuordnen sind. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Wertberichtigungen, planmäßige Abschreibungen und Zuweisungen zu den Rücklagen. Wurden alle Buchungen getätigt, werden die Endsalden der Bilanzkonten in das Folgejahr vorgetragen.
Die Salden der Erfolgskonten (Konten der GuV und BWA) werden nicht in das neue Jahr übernommen. Der Saldo dieser Konten stellt am Jahresende das Ergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres dar. Bei einer Jahresübernahme fließt dieser Betrag in den Gewinn- oder Verlust-Vortrag, ein Unterkonto des Eigenkapitals, ein.
Jahresübernahme bei nachträglichen Änderungen neu generieren
Alle diese Vorgänge laufen üblicherweise Software-gestützt ab. Konventionelle Buchhaltungsprogramme basieren auf einzelnen, abgeschlossenen Geschäftsjahren. Dies bedeutet, dass bei einer Jahresübernahme automatisch für das neue Geschäftsjahr eine eigene Datenbank angelegt wird. Und das kann dauern. Salden müssen übernommen, Kontenrahmen und Stammdaten angelegt und Buchungen generiert werden. Falls nachträglich Änderungen oder Korrekturen im Vorjahr notwendig sind, muss die Jahresübernahme anschließend erneut erfolgen. Sonst sind Vor- und Folgejahr nicht mehr konsistent und in der Buchhaltung ist das Chaos vorprogrammiert.
Buchungsinformationen gehen verloren
Bei der Buchung auf Vortragskonten gehen einige Informationen zu den ursprünglichen Buchungen im neuen Jahr verloren – beispielsweise aus welchen Positionen sich ein Vortrag zusammensetzt oder gegen welches Aufwandskonto ein Offener Posten gebucht wurde. Um dies in Erfahrung zu bringen, müssen Sie ins Vorjahr wechseln.
Daher kann eine konventionelle Buchhaltungssoftware mit getrennten Geschäftsjahren beispielsweise nicht die Kosten für die Werbung der letzten drei Jahre anzeigen. Wer diese Informationen benötigt, muss in die gewünschten Jahre wechseln und sie sich manuell zusammenstellen.
Besser wäre es, die gewünschten Informationen sofort zur Hand zu haben, und möglichst obendrein noch die PDFs der Rechnungen.
Vorteile von Scopevisio durch jahresübergreifende Fibu
Scopevisio bietet mit seinem jahresübergreifenden System eine Funktionsweise, wie sie sonst nur von hochpreisiger Unternehmenssoftware, wie zum Beispiel SAP oder Microsoft Dynamics NAV, angeboten wird. Scopevisio liefert diese Funktion zum schlanken Preis und nutzt – im Gegensatz zu manchen konventionellen Systemen wie beispielsweise Lexware – die heutigen technischen Möglichkeiten.
Keine Jahresübernahme nötig
Da sich die Jahresübernahme erübrigt, kann sie auch nicht vergessen werden. Eine Fehlerquelle weniger! Die Buchungen der Vorjahre bleiben vollständig mit allen Metadaten und Unterlagen erhalten. Wer in Scopevisio beispielsweise den Werbeaufwand der letzten drei Jahre sehen möchte, muss lediglich den interessierenden Zeitraum einzustellen und das Sachkonto für Werbung aufzurufen. Schon werden alle Geschäftsvorfälle angezeigt, die in dieser Zeit auf dem Konto gebucht worden sind. Wenn die Rechnungen als PDFs mit der Buchung verknüpft sind, können diese natürlich ebenfalls angezeigt werden. Das gleiche Prinzip gilt auch für die Suche nach einem Vorgang oder Beleg mittels der Volltext-Suche „Scopen“ über alle Inhalte der Rechnung, z.B. nach dem Begriff „Prospekte“. Auch diese Suche ist nicht auf das aktuelle Geschäftsjahr beschränkt. Es ist nicht notwendig, das Geschäftsjahr zu wechseln.
Korrekturbuchungen in früheren Jahren sind einfach
Aktiv- und Passivkonten (Bestandskonten) werden einfach über die Jahre mit ihrem Saldo fortgeschrieben. Der Anwender kann jederzeit in allen Jahren buchen, ohne das Jahr wechseln zu müssen. Durch das einfache Schließen und Öffnen von Perioden ist man vor Fehlerfassungen geschützt.
Erfolgskonten werden mit dem Wechsel in ein neues Geschäftsjahr auf null gestellt ihr Saldo in die bereits aufgelaufenen Gewinne/Verluste einberechnet. Anwender müssen nichts tun. Falls nachträglich eine Korrekturbuchung z.B. im Jahr 2018 erfasst wird, sind die Auswirkungen dieser Buchung unmittelbar im Geschäftsjahr 2019 zu erkennen.
Gesonderte Abschlussperioden
Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen usw. können in gesonderten Abschlussperioden vorgenommen werden, die von der unterjährigen Buchhaltung getrennt sind. Jede Abschlussperiode kann individuell benannt werden. Das Geschäftsjahr selbst bleibt davon unbeeinflusst. Auswertungen und Berichte können selbstverständlich mit und ohne diese Abschlussperioden generiert werden.
Da es auch für Umsatzsteuerkonten keine Saldovorträgen ins neue Jahr gibt, sollte für diese Konten eine eigene Abschlussperiode mit dem Namen „Umbuchung USt“ angelegt werden. In dieser Abschlussperiode werden die Umsatzsteuerkonten auf ein Forderungs- oder Zahllastkonto übertragen und saldiert.
Die Anwendung Scopevisio FINANZEN bietet zusätzlich Funktionen wie Dauerbuchungen zum Verteilen von Abgrenzungen, Sachkontenabstimmung und Buchungskorrektur. Abschreibungen auf das Anlagevermögen machen keine Arbeit, da die Scopevisio-Anlagenbuchhaltung per Mausklick alle Abschreibungen ermittelt und an die Finanzbuchhaltung übergibt.
