Gründen Selbständige ein Unternehmen, steht die Organisation der Buchhaltung nicht gerade an erster Stelle. Kunden, Aufträge, Investoren und Equipment fordern die gesamte Aufmerksamkeit des Existenzgründers. Dabei kann eine gute Buchhaltungssoftware die Arbeit enorm erleichtern, wenn sie von Anfang an eingesetzt wird. Einige Vorüberlegungen sind dafür wichtig.
Keine generelle Empfehlung
Eine generelle Empfehlung für ein Buchhaltungsprogramm eines Startups gibt es leider nicht. Zu unterschiedlich sind die Voraussetzungen und Anforderungen der Unternehmen, auch die finanziellen Möglichkeiten spielen dabei eine Rolle. Gründer sollten sich für ein Programm entscheiden, welches sie selbst beherrschen können und welches außer der Buchhaltung noch andere Funktionen übernehmen kann. So können Kosten für weitere Anwendungen eingespart werden. Auch die tägliche Arbeit wird leichter, wenn nur eine Software genutzt wird.
Je mehr Aufgaben die Programme übernehmen können, desto kostengünstiger ist die Anschaffung von Software insgesamt, desto weniger Zeit muss in der Verwaltung aufgebracht werden und umso mehr Folgekosten spart man. Bei einem Vergleich der verschiedenen Programme auf dem Markt darf also nicht nur der Einkaufpreis betrachtet werden.
Jährlich neue Versionen notwendig
Versionen guter Buchhaltungssoftware für ein Startup gibt es schon ab 100 Euro. Doch hier muss genau auf die Details geachtet werden. Viele dieser Angebotspreise beziehen sich nur auf ein Jahr, der Käufer erwirbt eine Jahresversion. Es gibt nur wenige Updates, und spätestens mit Beginn des neuen Jahres muss ein neues Programm erworben werden. Wer sich das spart, kann zumindest keine Umsatzsteuervoranmeldungen mehr einreichen und spätestens bei einer Gesetzesänderung ist die Software unbrauchbar. Es lohnt sich also, etwas mehr auszugeben und dafür regelmäßige kostengünstige oder sogar kostenfreie Updates zu erhalten.
Cloud-Lösungen sind flexibel und skalierbar
Noch relativ neu auf dem Markt der Buchhaltungssoftware sind die Programme, für die monatlich eine Nutzungsgebühr zu entrichten ist. Das gilt auch für die Cloud-basierten Programme. Das kann für ein Startup die beste Lösung sein, denn hier werden nur die Module bezahlt, die genutzt werden. Läuft das Geschäft und der Bedarf wird größer, dann können problemlos weitere Module dazu genommen werden. So könnte eine Grundversion später um das Mahnwesen oder um die Anlagenbuchhaltung ergänzt werden.
