Nicht jedes DMS-System am Markt hat alle nachfolgenden Eigenschaften. Zwischen Gratis-Onlinespeichern und professionellen Lösungen fürs Business existiert eine große Spannbreite. Doch auch die professionellen Lösungen sind erschwinglich: Für unter zehn Euro pro Monat sind umfangreiche Funktionalitäten zu haben – inklusive hochsicherer Datenspeicherung in Deutschland nach den Maßgaben des deutschen Datenschutzgesetzes.
Dokumente strukturiert speichern
Mit einer DMS-Software werden Dokumente und auch andere Dateien, wie z. B. Bilder und Videos, elektronisch gespeichert. Viele Dokumente werden heute gar nicht mehr ausgedruckt, sondern kursieren nur noch papierlos über Computernetze. Und papiergebundene Dokumente, wie z. B. Abrechnungsbelege, werden häufig eingescannt, um sie digital archivieren zu können.
Der Unterschied zu einem Windows-Ordner besteht darin, dass ein Dokument im DMS nur ein einziges Mal gespeichert wird. Es liegt nicht in diversen Versionen an diversen Speicherorten, sondern es wird nur an einer Stelle „physisch“ abgelegt.
Trotzdem haben Anwender die vertraute Ordnerstruktur zur Verfügung, um ihre Dokumente so zu organisieren, wie sie es gewohnt sind.
Dokumente indizieren und verschlagworten
In einem DMS durchlaufen Dokumente, die neu hochgeladen werden, eine Volltexterkennung. Moderne Systeme erkennen Texte sogar in Bilddateien und PDFs! So können Dokumente nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach ihrem Inhalt mit den Suchfunktionen des DMS-Systems gefunden werden. Im Papierzeitalter war ein falsch abgelegtes Dokument für alle Zeiten verschollen. Im DMS-Zeitalter kann so etwas nicht mehr passieren.
Nach ausgefeilten Algorithmen werden die Inhalte indiziert und für die Suche aufbereitet. Darüber hinaus können in den meisten DMS-Systemen Schlagwörter vergeben werden.
Dokumente versionieren
In einem DMS wird ein Dokument üblicherweise versioniert. Das bedeutet, dass es immer in seiner aktuellsten Fassung vorliegt. Die älteren Fassungen werden jedoch nicht überschrieben oder gelöscht, sondern sind als Versionshistorie weiterhin verfügbar. Wenn beim Bearbeiten der neuesten Version Fehler unterlaufen, lässt sich eine beliebige Vorgängerversion einfach wiederherstellen.
Zusammen mit dem Dokument und seiner Historie wird oft auch ein Bearbeitungsprotokoll abgelegt. Das bedeutet, dass nicht nur die Versionen und ihre jeweiligen Speicher- bzw. Änderungszeitpunkte, sondern auch die jeweiligen Bearbeiter, Prozess-Schritte, ja sogar Kommentare festgehalten werden.
Dokumente verfügbar machen
Wie aus dem vorigen Abschnitt bereits klar geworden ist: Ein Vorteil eines DMS besteht darin, dass mehrere Personen ein darin gespeichertes Dokument – abhängig von ihren Berechtigungen – sehen oder bearbeiten können.
Ist das DMS Cloud-gestützt, kann von jedem internetfähigen Gerät auf die im DMS vorliegenden Dokumente zugegriffen werden. Beim Weitergeben von Dokumenten wird einfach ein Link auf den Speicherort versendet. Das bedeutet: Es kursieren keine E-Mails mit zig Megabyte schweren Dateianhängen. Dadurch werden Leitungskapazitäten geschont, die Daten werden nicht mehr dupliziert und der Speicherbedarf sinkt auf ein Minimum.
Moderne DMS-Systeme bieten verschiedene Freigabe-Einstellungen an. Dokumente können an Gruppen oder Einzelpersonen zum Lesen oder Bearbeiten freigegeben werden. Sie können nur zur Ansicht oder zum Download bereitgestellt werden. Die Berechtigung kann zeitlich befristet und die Zahl der Downloads kann eingeschränkt werden.
Dokumente schützen
Und wie ist das mit dem Datenschutz? Wie eingangs gesagt, kann es je nach Vertraulichkeit der Dokumente eine Rolle spielen, ob diese in Deutschland, der EU oder den USA gespeichert werden. Die Datenschutzanforderungen sind hierzulande am höchsten – ein Thema, das auch für die Unternehmens-Compliance wichtig ist, sobald es sich um rechnungslegungsrelevante Unterlagen handelt.
Jedenfalls liegen Dokumente auf Servern in einem professionell administrierten Hochsicherheits-Rechenzentrum deutlich sicherer als auf den meisten Unternehmensservern.
Darüber hinaus sorgen ausgeklügelte Zugriffsschutz- und Berechtigungssysteme dafür, dass nur Personen, die dies dürfen, Einblick in Dokumente erhalten.
Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen
Häufig werden Dokumente noch an anderen Stellen im Unternehmen gebraucht. Kontoauszüge, Rechnungen und Gutschriften werden in der Buchhaltungssoftware verarbeitet. Angebote und Aufträge werden im Kundenbeziehungsmanagement (CRM) benötigt. Vertragsdokumente, Stundenzettel und Spezifikationen gehören zur Sphäre des Projektmanagements.
Manche DMS-Systeme lassen sich in die betrieblichen Prozesse integrieren. So können z. B. Buchhaltungsbelege automatisch in ein Rechnungseingangsbuch geladen werden. Dokumente, die weiterverarbeitet werden, können automatisch mit den entsprechenden Bearbeitungsprotokollen und Vermerken gespeichert werden. Alles, was in anderen Systemteilen mit dem Dokument geschieht, wird im DMS festgehalten. Das ist eine große Erleichterung für die Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Es verbessert die Transparenz, eliminiert Fehlerquellen und unterstützt einheitliche Prozesse.
Voll integrierte Systeme erlauben sogar einen „Drill-Down“ vom Dokument zu verbundenen Informationen, wie z. B. dem Kunden, Projekt oder Abrechnungsprozess, mit dem das Dokument verknüpft ist.
