Was gibt es bei der Einführung eines DMS zu beachten?

Bei der Einführung eines DMS sollten Sie verschiedene Aspekte beachten:

• Dokumentation der aktuellen Prozesse: Die bestehenden Dokumentenverwaltungsprozesse und -workflows dokumentieren, um darauf aufbauend die Zukunft zu planen.
• Ziele und Anforderungen definieren: Klare Ziele für die DMS-Einführung setzen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ermitteln.
  In einem Anforderungsworkshop sollten wichtige Fragen geklärt werden. Welche Art von Dokumenten sollen verwaltet werden? Welche Prozesse (z.B. Rechnungseingang, Vertragsmanagement) sollen unterstützt werden und wie sollen diese künftig aussehen?
• Benutzerakzeptanz sicherstellen: Die Mitarbeiter frühzeitig in den Implementierungsprozess einbeziehen. So können Sie Bedenken vorbeugen und die Mitarbeiter für das System begeistern.

• Datenmigration: Einen klaren Plan für die Migration von bestehenden (Papier-) Dokumenten und Daten in das DMS erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden.
• Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen und Zugriffsrechte für Dokumente festlegen. Jedes DMS bringt ein spezielle Rechtekonzept mit.
• Workflow-Optimierung: Workflows überdenken und optimieren, um die Vorteile der Automatisierung zu nutzen. Sind Ihr bestehende Prozesse effizient und genügen sie den gesetzlichen Bestimmungen?
• Compliance und rechtliche Aspekte: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Anforderungen sicherstellen.
• Kosten und ROI überwachen: Die Gesamtkosten der DMS-Einführung überwachen und den Return on Investment (ROI) bewerten. So stellen Sie sicher, dass sich die Investitionen auszahlen.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

• Open Source DMS: Hierbei handelt es sich um sogenannte freie – also herstellerunabhängige – Software. Der Quelltext von Open Source Software ist öffentlich zugänglich und frei verfügbar. Er kann somit von Dritten geändert werden. Open Source DMS ist folglich flexibel anpassbar.
  Open Source-Anwendungen sind oft kostenfrei bzw. zu geringen Kosten nutzbar.
• On-Premises DMS: Dieses wird vom Unternehmen auf eigenen Servern vor Ort (engl. „on premises“) selbst betrieben.
  Die Lizenzen für die Nutzung von On-Premises Software sind kostenpflichtig. Es handelt sich hier – im Unterschied zu Open Source – um sogenannten proprietäre Software. Die Anpassbarkeit dieser Anwendungen durch den Anbieter ist eingeschränkt bzw. in der Regel mit Zusatzkosten verbunden.
• Cloud DMS (Online DMS): Dieses wird vom Anbieter in der Cloud betrieben. Das Anwenderunternehmen muss somit keine Server dafür vorhalten.
• Das System wird in diesem Fall als Software-as-a-Service – kurz SaaS – bereitgestellt. Der Anbieter sorgt außerdem für Wartung und Updates. Cloud DMS-Systeme sind kostenpflichtig und werden in der Regel im monatlichen Abonnement („Miete“) bezogen.
• Stand-Alone oder integriertes DMS: Dokumentenmanagementsysteme sind als separate Softwareanwendungen erhältlich. Bisweilen sind sie auch integrierte Bausteine von ERP-Systemen.

Die Grenzen von DMS zu anderen Anwendungen sind nicht immer scharf: Auch Kollaborations-Tools wie zum Beispiel Microsoft Sharepoint bieten DMS-Funktionen. Sie führen jedoch bei Workflows, Zugriffberechtigungen oder Aufbewahrungsfristen schnell an Grenzen. Deshalb gelten sie gemeinhin nicht als „echte“ DMS.

Neben DMS mit Workflow-Funktionen existieren auch separate Workflow-Management-Systeme. Sie sind sich auf die Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen spezialisiert.

Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel mobile Apps an. Sie erlauben es zum Beispiel Außendienstmitarbeitern, von unterwegs auf Dokumente im DMS zuzugreifen.

Was muss ein Dokumentenmanagementsystem können?

Der Markt für DMS-Systeme ist groß. Wer den DMS Vergleich anstellt, sollte einige wichtige Funktionen im Auge behalten:

• OCR (Optical Charakter Recognition: Eine Texterkennung ist meist Bestandteil eine DMS oder wird angebunden. Sie erweitert die Volltextsuche ermöglicht sie z.B. auch in PDFs oder Bildern).
• Dokumentenklassifizierung und Metadaten: Metadaten sind begleitenden Informationen, die manuell oder automatisiert zum Dokument hinzugefügt werden (z.B. Autor, Schlagwort, Kostenstelle).
• Sicherheit und Zugriffskontrolle: Festlegung von Lese- und Zugriffsrechten sowie hochsichere Datenräume für besonders vertrauliche Informationen.
• Kollaboration: Unterstützung der internen und externen Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff. Hierbei sollen Differenzierungen zwischen Lesen und/oder Bearbeiten und andere Zugriffbeschränkungen (z.B. zeitlich limitiert) möglich sein.
• Leistungsfähige Suchfunktion: Eine Volltexterkennung (OCR-Erkennung: Optical Charakter Recognition) ist die Grundlage für schnelles Finden.
• Versionierung: Sie bietet Transparenz z.B. über Bearbeitung und Zeitpunkt der Bearbeitung und ermöglich die Wiederherstellung alter Versionen.
• Mobiler Zugriff: Remote Work ist spätestens seit der Pandemie gang und gäbe. Ein DMS-System sollte deshalb das Arbeiten von überall einfach ermöglichen.
• Integration: Verknüpfung mit anderen Anwendungen etwa durch Schnittstellen zu vorgelagerten (E-Mail-System) bzw. nachgelagerten Systemen (ERP-System) .
• Workflowmanagement: Oftmals verfügen moderne Systeme über Workflow-Module, welche die Automatisierung von Prozessen unterstützen.
• Zertifizierung: Externe Zertifikate unterstützen die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit.
• Revisionssicherheit: Schutz der gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen
• Offline-Zugriff: Bei einem Cloud-DMS sollte zeitweise offline-Zugriff möglich sein. Denn nicht überall ist eine stabile Internetverbindung gegeben. Dies bedeutet allerdings auch das eine Synchronisation der Daten gesichert sein muss.

Was kostet ein DMS?

Eine pauschale Antwort auf die Frage, was DMS kosten, ist leider unmöglich. Allenfalls können Preisspannen benannt werden. Unterschieden werden muss dabei zwischen DMS aus der Cloud und auf eigenen Servern betriebenen DMS (On-Premises).

Je nach Betriebsmodell ergeben sich Fixkosten und/oder laufende Kosten. Eine On Premises-Lösung verursacht oft hohe Anfangsinvestitionen. Da ist bei einer Cloud Lösung oft nicht der Fall. Jedoch zieht diese laufende monatliche Kosten nach sich.

Kosten Cloud DMS

Die Kosten eines Cloud DMS sind von vielen Faktoren abhängig. Dazu zählen u.a. die Anzahl der Benutzer, der Funktionsumfang und der benötigte Speicherplatz.
Cloud DMS werden in der Regel monatlich pro User abgerechnet. Die Preise für Cloud DMS bewegen sich zwischen 10 – 100 Euro pro User und Monat. Speicherplatz kann meist hinzugekauft werden.
Oft haben DMS-Anbieter drei verschiedene Pakete zur Auswahl. Updates und Wartung sind bei Cloud-Lösungen meist inbegriffen. Bei hoher Anzahl von Lizenzen können sich Rabatte ergeben. Bisweilen werden auch kostengünstige „Nur-Lesen“-Lizenzen angeboten.

Kosten On-Premises DMS

Wollen Sie Ihre DMS-Software lokal installieren, müssen Sie nicht nur die Software kaufen. Sie müssen ggf. auch die notwendigen Server zum Betrieb der Software anschaffen.

Die Kosten für ein On-Premises DMS sind schwer zu beziffern. Die On-Premises-Anbieter veröffentlichen meist keine Preisinformationen.

Einstiegerlösungen ohne Workflows sind ab 5.000 Euro erhältlich. Umfassende DMS-Systeme für Mittelständler beginnen bei 20.000 Euro. Beim On-Premises-Betrieb kommen Kosten für die laufende Wartung, für Administration, Updates und Datensicherheit hinzu.

Implementierung und Schulung

Die Software (und ggf. Hardware) macht nur einen Teil der DMS-Kosten aus. Hinzu kommen Dienstleitungen rund um die Implementierung und Schulung. Manchmal sind auch Supportleistungen kostenpflichtig.