Eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud beugt Datensilos vor. Integration bedeutet hier, dass der gesamte Unternehmensprozess von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung in einer einzigen Software abgebildet wird.
Tunnelblick und Datensilos
Es gibt Brillen, die die visuelle Wahrnehmung nach Alkoholgenuss simulieren. Sie werden in Schulen eingesetzt, um jungen Menschen die Gefahren von Alkohol im Straßenverkehr zu verdeutlichen. Insbesondere den gefürchteten Tunnelblick, der sich nur auf ein eng abgegrenztes Sichtfeld richten kann und alles, was sich in der Peripherie tummelt, ignoriert.
Die Folge: Man übersieht Gefahren, hat nicht alle notwendigen Informationen, schätzt Situationen falsch ein, geht unnötige Risiken ein und fährt schlimmstenfalls gegen die Wand.
Getrennte Systeme
In der Geschäftswelt ist der Tunnelblick nach wie vor weit verbreitet und führt dazu, dass Unternehmen gegen die Wand gefahren werden.
Wie das?
Die Datenflut, mit der Unternehmen zu tun haben, wächst exponentiell. Zugleich arbeiten jedoch die meisten Unternehmer nach wie vor mit so genannten „Datensilos“: Das bedeutet, die Informationen im Unternehmen werden in unterschiedlichen, säuberlich voneinander getrennten Systemen gehalten, die nicht richtig miteinander kommunizieren.
- Kontakte werden in Outlook gepflegt.
- Kampagnen werden mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und per E-Mail versendet.
- Ganz Fortschrittliche haben dafür bereits ein CRM-System.
- Rechnungen werden in Word geschrieben, die Umsatzsteuer mit dem Taschenrechner ermittelt.
- Wichtige Informationen sind auf lokalen Computern gespeichert – und manchmal auch nur im Kopf einer Person.
- Die Buchhalterin erfasst papiergebundene Rechnungen und Belege manuell in ihrem Buchführungsprogramm.
- Selbstverständlich werden Kunden und Lieferanten, die als Kontakt in Outlook existieren, in der Buchhaltung als Debitoren und Kreditoren ein zweites Mal angelegt.
- Auswertungen und Listen werden mit Excel geführt. Auch hier werden Daten, die anderswo gespeichert sind, ein zweites Mal erfasst – Übertragungsfehler inklusive.
- Der Suchaufwand nach Informationen ist exorbitant.
- Wer das Unternehmen verlässt, entzieht ihm wertvolles Spezialwissen.
Es wächst zusammen, was zusammen gehört
…sagte Willy Brandt, als die Mauer fiel.
Auch in Unternehmen fallen dank moderner, integrierter Lösungen endlich die Mauern. Es ist ineffizient, Vorgänge und Prozesse, die sich durch das gesamte Unternehmen ziehen, in verschiedenen Programmen auf verschiedenen Computern mit verschiedenen Methoden zu bearbeiten. Daher haben Softwareschmieden wie die Bonner Scopevisio AG alles daran gesetzt, Unternehmen zukunftsfähig zu machen.
Alles auf einer Plattform
Zunächst einmal geht es darum, dass Informationen nicht „irgendwo“ liegen, sondern auf einer gemeinsamen Plattform, die alle Anwender nach Maßgabe ihrer jeweiligen Zugriffsrechte benutzen können.
Keine Information wird zweimal eingegeben. Alle wichtigen Daten stehen genau dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. In der Buchhaltung. Beim Vertrieb. Am Messestand, in Coworking Spaces, in der Kantine, im Flieger, auf der Baustelle. Vollständig, konsistent, aktuell und sicher.
Cloud – mit Sicherheit
Die Lösung lautet Cloud-Software. Auf einen Cloud-Speicher kann von jedem internetfähigen Endgerät aus zugegriffen werden – unabhängig von Standort und Zeit.
Aber sicher muss er sein. Und dafür gibt es Software made & hosted in Germany. Auf deutschen Hochsicherheitsservern, die dem strengsten Datenschutzrecht der Welt unterliegen, von Profis betreut werden und eine redundante, ausfallsichere Speicherung bieten, sind Unternehmensdaten viel sicherer, als im kleinen Serverraum neben der Teeküche.
Prozess-Integration
Eine integrierte Unternehmenssoftware reißt die Mauern der Datensilos ein. Von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung wird der gesamte Unternehmensprozess in einer einzigen Software abgebildet.
Logisch, strukturiert, nach Best Practices optimiert und ohne Medienbruch. Die Anwender betreuen ihre Kontakte, versenden ihre Kampagnen, steuern ihren Vertrieb, generieren Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen – alles aus der Software heraus. Integrierte Gewichtungen und Risikoeinschätzungen geben eine wertvolle Entscheidungshilfe, etwa bei der Auftragseingangsprognose.
Eine solche Lösung ermöglicht auch bereichsübergreifende Auswertungen, in die z. B. Vertriebs-, Buchhaltungs- und Kundendaten mit einfließen können.
Ist das nicht zu unflexibel?
Eine Unternehmenssoftware, die dies leistet, kann nur nützlich sein, wenn sie sich an das individuelle Kundenunternehmen anpassen lässt. Natürlich werden keine Prozesse, Abläufe, Gewichtungen und Prioritäten fest vorgeschrieben. Alles ist konfigurierbar. Das Unternehmen kann sein eigenes Bewertungssystem und seine Best Practices mit einbringen und laufend verbessern.
Digitalisierung
Abrechnungsbelege werden aus der Anwendung heraus generiert – nicht geschrieben. Wo alle Daten in der Software bereits vorliegen, können diese auch automatisiert zur Erstellung von Abrechnungsbelegen herangezogen werden. Der Schreibaufwand entfällt.
Leistungen, Zeiterfassungsdaten, Preise, Steuersätze – all dies muss nur ein einziges Mal im digitalen Leistungs- oder Produktkatalog angelegt werden und steht für die Zukunft zur Verfügung.
Bankbewegungen werden automatisch importiert, Rechnungen digital per Volltexterkennung gelesen, Buchungsmasken wie von Zauberhand vorausgefüllt. Kein Schreibaufwand ist mehr nötig. Die Leistungsdokumentation und -erfassung garantiert dafür, dass auf der Kundenrechnung keine Position mehr vergessen wird.
