In Unternehmen findet sich ein ähnliches Phänomen, denn auch dort ist nicht immer die nötige Information vorhanden, wenn sie gebraucht wird. Das hat jedoch weniger mit Vergesslichkeit zu tun, sondern mit einem fehlenden einheitlichen Wissensmanagement.
Der Extragang umfasst dabei unnötige Recherche, ausufernde Mailkommunikation und frustrierende Odysseen auf der Suche nach dem Kollegen mit dem richtigen Know-how. Einer McKinsey-Studie zufolge sinkt die Produktivität immerhin um 35%, wenn Informationen nicht frei zugänglich sind.
Wissenstransfer im Unternehmen
Wenn es um Daten- und Informationsmanagement in Unternehmen geht, denkt man gerne zuerst an Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen, doch natürlich hat man Daten nicht nur, um sie zu schützen. Man hat sie vor allem, weil man sie verwenden will und sollte, um Arbeitsprozesse, Kundenerlebnisse und Herausforderungen besser zu meistern.
Dabei gibt es zahlreiche Quellen:
- Kundendaten
- Unternehmensdaten
- Content (Whitepaper, Studien, Protokolle)
- Google Analytics
- Mitarbeiterwissen
- Team-Wissen
- Kundenwissen aus Projekten
Doch so viele Quellen es gibt, so wenig Mittel gibt es oftmals, sie auch effektiv zu nutzen. Stattdessen arbeiten Teams isoliert voneinander, wird individuelles Fachwissen von Mitarbeitern eher selten geteilt und liegen Daten und redaktionelle Inhalte in irgendeinem Ordner, der schwer oder gar nicht zugänglich für die Angestellten ist (Stichwort Datensilo).
Mit der digitalen Transformation und insbesondere Cloud-Anwendungen, die der Kommunikation und dem Dokumentenmanagement dienen, löst sich das Problem der zerfaserten Kommunikation hingegen in Wohlgefallen auf, wenn man es richtig angeht.
Drei Schritte für besseres Wissensmanagement
So gibt es drei notwendige Schritte, die das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern können:
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Daten aus der Isolation holen und strukturieren
Es gibt zahlreiche Unternehmen, die ihre Daten völlig unstrukturiert (sprich, ohne Zuordnung) auf irgendwelchen Servern lagern. Unstrukturierte Daten sind wie eine Bibliothek ohne Archivierungssystem – nutzlos, wenn man etwas Bestimmtes sucht.
Zusätzlich befinden sich diese Daten nicht gesammelt an einer Stelle, sondern sind quer über verschiedene Software-Anwendungen, Abteilungen und Unternehmensstandorte verteilt.
Auch wenn es initial einen erheblichen Aufwand erfordert, lohnt es sich mit Blick auf die Zukunft, alle Daten zu strukturieren. So lassen sich auch ungenutzte, obsolete Datensätze löschen, was insbesondere in der Lagerung etliche Kosten spart. Zusätzlich wird hier auch ein Stück Datenschutz gewährleistet, da unstrukturierte Daten auch sensible Daten enthalten können, die unter Umständen nicht korrekt gelagert werden. Sobald die Daten strukturiert sind, können sie ortsunabhängig in der Cloud gelagert werden und sind so zugänglich für jeden, der die entsprechenden Zugriffsrechte hat.
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Abteilungen & Software miteinander verknüpfen
Datensilos entstehen besonders dann, wenn ein Unternehmen seine Abteilungen nicht als Teil eines Ganzen, sondern als Splitterfraktionen versteht, die völlig isoliert voneinander arbeiten können. Dieser eher industrielle Ansatz mag zwar am Fließband in einer Fabrik funktionieren, doch wenn das Marketing nicht weiß, was der Vertrieb macht oder welche Produkte gerade entwickelt werden, dann können Strategien und Geschäftsentscheidungen immer nur halbgar geplant werden.
Verknüpfte oder einheitliche Software kann dabei bereits helfen, Informationen zu sammeln und den Zugang zu erleichtern, denn die Daten fließen dort auch über Abteilungsgrenzen hinaus. Anwendungen, die den Austausch von Daten erleichtern (sichere Chat-Software, Intranet-Systeme), bieten zusätzlich die richtigen Werkzeuge, um die Arbeit miteinander zu begünstigen. So können sich Experten aus anderen Teams sehr viel schneller in ein Projekt einklinken, wenn es Kommunikationsräume dafür gibt, die gleichzeitig eine Übersicht bieten (anstelle von endlosen E-Mailketten und verpassten Meetings).
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Die Mitarbeiter mitnehmen
Eine aktuelle Umfrage in Banken zeigt auf, dass Bankangestellte zusehends überfordert sind mit den Bemühungen ihres Unternehmens, Arbeitsvorgänge zu digitalisieren. Schuld daran ist jedoch laut Umfrage weniger die Technik als vielmehr die Tatsache, dass es kein einheitliches Software-Konzept gibt und daher zahlreiche Insellösungen, die einen einzigen Arbeitsprozess in fünf Schritte und mehr aufblasen.
Dieses Ergebnis zeigt zwei Dinge auf: zum einen muss ein Wissensmanagement mit der entsprechenden Software übergreifend für das ganze Unternehmen gedacht werden (siehe Punkt 2). Zum anderen ist es jedoch mehr als wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen, denn sie sind es am Ende, die von den neuen Strukturen profitieren sollen. Tun sie es nicht, ist etwas schief gelaufen (und das ist selten die Schuld der Mitarbeiter).
Gerade deshalb ist es sehr wichtig, alle Beteiligten bereits in der Planungs- und Testphase einzubeziehen, so dass Konflikte, Probleme und Herausforderungen früh genug erkannt und beseitigt werden können. Zusätzlich sollte man immer das Know-how seiner Mitarbeiter nutzen, um zu erfragen, welche Anforderungen sie überhaupt an eine Software haben, denn CEOs und Abteilungsleiter wissen nicht immer, welche operativen Hürden tatsächlich im Büroalltag lauern.
Die Autorin
Juliane Waack ist Fachautorin für Cloud Computing, Digitalisierung, Content Marketing und die Customer Journey. Sie schreibt für den Cloud-Marktplatz cloud world und arbeitet für die ec4u expert consulting ag.
