GoBD-konforme Software – der vollständige Leitfaden

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit diesem Regelwerk ersetzte das BMF Ende 2014 die früheren GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Es ebnete damit den Weg zum papierlosen Büro.

Was sind die GoBD?

Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen, die Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein.

Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben und ein internes Kontrollsystem die Funktionstrennung im Betrieb dokumentieren.

Mehr dazu in unserem Artikel Was sind die GoBD?

15 Kriterien für GoBD-konforme Software

Die folgende Checkliste zeigt, welche Anforderungen eine Software erfüllen sollte, die die GoBD-Anforderungen zu erfüllen hilft.

Anforderung	erfüllt durch
Sichere Aufbewahrung	Die Datenspeicherung erfolgt auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Die digitalen Belege und Unterlagen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.	√
Unveränderbarkeit	Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.	√
Unverlierbarkeit	Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nie mehr gelöscht werden können.	√
Vollständigkeit	Belege werden direkt am Geschäftsvorfall hinterlegt. E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden durch Technologien wie z. B. Office-Integration oder E-Mail-Agent mit dem Vorfall verknüpft.	√
Nachvollziehbarkeit	Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.	√
Auffindbarkeit	Durch eine schnelle Volltextsuche und Drill-Down-Funktionen ist jede Information im Nu gefunden.	√
Ordnung	Unterlagen sind eindeutig identifizierbar und ordentlich im System abgelegt.	√
Zeitgerechte Erfassung	Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen die Bearbeitung von unterwegs.	√
Zeitgerechte Buchung	Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten schnell übernehmen.	√
Tägliche Kassenführung	Kassenbewegungen wird der buchungsbegründende Beleg unmittelbar zugeordnet.	√
Jederzeitige Kassensturzfähigkeit	Der Sollbestand der Kasse sollte aus der Software mit einem Mausklick direkt abrufbar sein.	√
Maschinelle Auswertbarkeit	Umfassende Berichtsfunktionalitäten geben in Echtzeit Aufschluss über alles, was Betriebsprüfer wissen müssen.	√
Datenzugriff der Finanzbehörde	Im Falle einer Steuerprüfung erhält die Finanzverwaltung Datenzugriff. Die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export sind schnell eingerichtet.	√
Internes Kontrollsystem	Die Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.	√
Verfahrensdokumentation	Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.	√

Die wichtigsten Anforderungen der GoBD 

In den GoBD geht es vorrangig darum, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Im Zentrum stehen Ihre digitalen Belege und ihre softwaregestützten buchhalterischen und steuerlichen Prozesse.

Zentrale Anforderungen sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchung und Erfassung
• Ordnung und Unverlierbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Datenzugriff der Finanzbehörde

Mehr dazu in unserem Artikel 6 Anforderungen der GoBD

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen ist der Trick, mit dem Sie aus Papierbelegen auf GoBD-konforme Weise digitale Belege machen. Grundsätzlich sollten alle Belege in der Buchführung im originalgetreu erhalten bleiben. Mit einem wohldokumentierten Scanprozess ersetzen Sie Rechnungen und andere Papierbelege durch digitale Varianten, die dem Original entsprechen. Sobald das getan ist, können, ja, müssen Sie sogar, die Papierbelege entsorgen. Denn es kann nur einen maßgeblichen Beleg geben und dieser liegt nach dem Scannen digital vor.

In einer Novellierung der GoBD hat das BMF mittlerweile festgeschrieben, dass das Abfotografieren von Belegen dem Scannen gleichgestellt ist.

Buchführungsprogramme sowie auch Kassen- oder Reisekostenanwendungen geben Ihnen heute die Möglichkeit, Belege mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera zu fotografieren und über eine App direkt in die relevante Anwendung zu laden.

Mehr dazu in unserem Artikel Ersetzendes Scannen

Belege digitalisieren und GoBD 

Software-Systeme unterstützen Sie bei der Digitalisierung und Archivierung von Belegen. Scannen alleine genügt nicht; es müssen auch noch technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden:

Auf der technischen Seite müssen Sie sicherstellen, dass Belege im Original erhalten bleiben. Über den gesamten Lebenszyklus des Belegs müssen alle Bearbeitungsschritte lückenlos am Beleg protokolliert werden. Das Protokoll muss in der Software mit dem Beleg verknüpft sein, damit das Ganze nachvollziehbar bleibt.

Auf der organisatorischen Seite müssen in der Buchführung und im Rechnungswesen Zugriffskontrollen eingerichtet werden, die eine Löschung der Belege verhindern.

Mehr dazu in unserem Artikel Beleg-Digitalisierung und GoBD

Kassen GoBD-konform führen

Eine zeitgemäße Kassensoftware kann Ihnen das Leben bedeutend erleichtern. Nach den GoBD müssen Bargeldgeschäfte täglich aufgezeichnet werden und es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.

Das ist ganz einfach, wenn Sie Quittungen direkt aus der Software ausgeben und Eingangsbelege per Smartphone hochladen, sobald Sie sie in Händen halten. Gängige Kassenbewegungen sind in einer Kassensoftware schon vordefiniert, etwa wenn Sie tanken, Briefmarken kaufen oder einen Barverkauf tätigen. Auf diese Weise ist jeder Vorgang in Sekundenschnelle gebucht.

Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme Kassen

Rechtssichere E-Mail-Archivierung 

Viele E-Mails sind mit bestimmten Geschäftsvorfällen untrennbar verbunden. Sie sind für das Verständnis und die lückenlose Dokumentation von steuerrelevanten Vorgängen sehr wichtig. Deshalb müssen sie mit diesen Vorgängen verknüpft und archiviert werden.

Eine GoBD-konforme Software sollte die Archivierung von E-Mails zusammen mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen unterstützen. Praktisch sind beispielsweise Lösungen, die ein Outlook-Plugin enthalten, mit dem Sie wichtige Mails ohne Umweg direkt in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware übermitteln können. Auf Wunsch mit oder ohne Anhang.

Eine Archivierung erübrigt sich, wenn die E-Mail nur eine Art elektronischer Briefumschlag für eine Rechnung oder dergleichen ist.

Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme E-Mail-Archivierung

GoBD-konforme digitale Rechnungen 

Digitale Rechnungen halten gesetzliche Anforderungen ebenso ein wie papiergebundene. Der Vorsteuerabzug ist durch elektronische Rechnungen in keiner Weise gefährdet! 

So verknüpft eine gute Buchhaltungssoftware Buchungsinformationen und Bearbeitungsschritte direkt mit dem Beleg. Ein revisionssicheres Dateiformat und die feste Verknüpfung von Buchung und Beleg macht alle Vorgänge transparent und nachvollziehbar.

Neben der Rechtssicherheit bieten elektronische Rechnungen weitere Vorteile. Sie lassen sich schneller verarbeiten, sind immer sofort auffindbar und sparen die enormen Kosten papiergebundener Rechnungen ein. 

GoBD und Ausgangsrechnungen 

Eine Abrechnungssoftware (auch Faktura-Programm genannt) generiert Ihre Rechnungen in elektronischer Form direkt aus dem System. Aus den hinterlegten Stamm- und Bewegungsdaten ist die Rechnung schnell erstellt. Meistens können Sie auch ein Angebot oder einen Auftrag in eine Rechnung überführen, ohne weitere Eingaben tätigen zu müssen.

GoBD-konforme Rechnungssoftware gewährleistet:

• die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, wie Wahrheit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit usw.
• die Zuordnung von Buchung und Beleg
• die Aufzeichnung in zeitlicher und sachlicher Ordnung
• die Unveränderbarkeit der Rechnung
• die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
• den Datenzugriff nur für berechtigte Personen
• und die revisionssichere Belegsicherung

Mehr dazu in unserem Artikel GoBD und Ausgangsrechnungen

GoBD und Eingangsrechnungen 

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist eine Art Königsdisziplin für Buchhaltungsprogramme. Viele Rechnungen gehen noch papiergebunden ein. Sie werden gescannt oder abfotografiert und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Beim Hochladen werden die Rechnungsbestandteile durch eine erkannt. Bei diesem Vorgang kommt neben der bekannten OCR-Technologie zunehmend auch Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Diese erkennt Muster und ordnet sie korrekt zu. Das Ergebnis ist eine automatisierte Erfassung der Rechnung.

Vor der Buchung und Zahlung durchlaufen Eingangsrechnungen einen Freigabe- und Genehmigungsprozess. Dieser kann als Workflow in der Software angelegt, dokumentiert und überprüft werden. Aktuelle Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, für unterschiedliche Vorfälle unterschiedliche Workflows und Zuständigkeiten zu erstellen. Die Dokumentation dieses Prozesses ist ein wichtiger Bestandteil des internen Kontrollsystems und der Verfahrensdokumentation.

Ebenso wie Ausgangsrechnungen werden Eingangsrechnungen mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall verknüpft, um die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Vorgangs zu gewährleisten. 

Auch die Buchung und Zahlung der Rechnung kann durch sinnvolle Automatisierungen, etwa durch Buchungsregeln und Ermittlung der Liquidität auf Konten, wesentlich vereinfacht und rechtssicher umgesetzt werden.

Mehr dazu in unserem Artikel GoBD und Eingangsrechnungen

Haftungsrisiken vermeiden durch rechtssichere Datensicherung 

Geschäftsführer und IT-Administratoren können bei groben Pflichtverstößen gegen die Regelungen zur Datensicherheit persönlich haftbar gemacht werden. Besonders wichtig ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine definierte Backup-Strategie haben. Daten müssen gesichert und im Verlustfall zeitnah wiederhergestellt werden. Geschäftskritische Daten sollten dreimal existieren: auf zwei verschiedenen Medien gespeichert und als weiterer Sicherungssatz Offsite aufbewahrt.

Darüber hinaus müssen alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

Cloud Software hat den Vorteil, dass Ihre Daten auf sicheren Servern redundant, das heißt mindestens zweimal an verschiedenen Serverstandorten, gespeichert sind. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Ihr Cloud-Anbieter Hosting in Deutschland oder der EU garantiert und GoBD-zertifiziert ist.

Mehr dazu in unserem Artikel Haftungsrisiken vermeiden durch rechtssichere Datensicherung

GoBD-konforme Datenbereitstellung für das Finanzamt 

“Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein.” – so steht es in den Richtlinien. Das bedeutet, dass Ihre Buchhaltungssoftware einen maßgeschneiderten Zugang für die Finanzbehörde anbieten muss.

Manche Software-Hersteller ermöglichen das über ein spezielles Benutzerprofil, das dem Betriebsprüfer exakt die Zugriffsrechte einräumt, die er braucht.

Sollte er die Herausgabe von Daten der Finanzbuchhaltung verlangen, ist eine IDEA-Exportschnittstelle notwendig. Über diese Schnittstelle lassen sich Finanzdaten in dem vom Finanzamt benötigten Format exportieren. 

Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme Datenbereitstellung für das Finanzamt

Verfahrensdokumentation nach GoBD 

Unternehmen müssen in ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben, wie sie ihre steuerlich relevanten Dokumente und Belege empfangen, identifizieren, erfassen, verarbeiten, ausgeben, archivieren und nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichten.

Zu den Belegen gehören alle in Papierform oder in digitaler Form eingehenden und ausgehenden oder als Eigenbelege selbst erstellten Nachweise. Beispiele sind Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Entnahmebelege, AfABelege usw. Dazu gehören auch digitale Belege wie PDFs oder Datensätze aus Vor- und Nebensystemen der Buchführung, z. B. Warenwirtschaftssystem, Kassensystem, Lohnbuchführung, Anlagenbuchführung usw. 

Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu beachten. 

Zu den technischen Voraussetzungen gehören die Hard- und Software-Systeme, mit denen Sie Ihre Buchführung erledigen. Mit dazu gehören auch alle Vor- und Nebensysteme der Buchhaltung.

Die organisatorischen Voraussetzungen umfassen die beteiligten Elemente Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation.

Prozessuale Voraussetzungen sind die relevanten Workflows und Prozesse. Diese müssen konsistent und belegbar die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Muster-Verfahrensdokumentation

Wie können Sie in Ihrer Software einen “wasserdichten” Prozess einrichten, um Ihre Belege GoBD-konform zu archivieren? Eine Handreichung dazu finden Sie in der Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberaterverbandes.

Die Dokumentation muss vor allem diese Fragen beantworten: 

• Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
• Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
• Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
• Wie ist das Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
• Wie ist der Ablageort (z. B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
• Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
• In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z. B. interne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
• Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Mehr dazu in unserem Artikel Hilfe bei der GoBD-konformen Belegablage

Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken 

Die GoBD schreiben vor, dass jedes Unternehmen ein internes Kontrollsystem (IKS) etablieren muss. Das IKS ist ein zentraler Baustein für Ihr Risikomanagement.

In diesem Zusammenhang wird oft das Prinzip der Funktionstrennung angeführt, auch Vier-Augen-Prinzip genannt. Dieses ist tatsächlich ein Kern-Anliegen des IKS – aber nicht das einzige.

Ein IKS beschreibt Prozesse, Rollen und Kontrollen, die gewährleisten, dass in Organisationen alles mit rechten Dingen zugeht – insbesondere im Bereich der Rechnungslegung. 

Ein IKS formuliert Regelungen für Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und für die Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem). 

Mehr dazu in unserem Artikel Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken

Fazit

Was früher die GDPdU waren, sind heute die GoBD. Die Finanzverwaltung hat im BMF-Schreiben von November 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form aktualisiert. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre digitalen Finanzen GoBD-konform in den Griff bekommen.