Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Akten – viele Dokumente kursieren in mittelständischen Unternehmen immer noch auf Papier. Dabei ermöglicht die Digitalisierung mittlerweile ein zunehmend papierloses Büro. Laut der Bitkom Studie zum Digital Office Index 2022 “arbeitet jedes zwölfte Unternehmen (8 Prozent) bereits komplett papierlos.”
Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Papierlose Prozesse unterstützen die Digitalisierung in Unternehmen. Durch die Umstrukturierung von Prozessen werden Kosten und Zeit eingespart. Möchten auch Sie Ihre papierbasierten Prozesse durch digitale ersetzen? Dieser Artikel enthält eine 7-Schritte-Anleitung hin zum papierlosen Unternehmen.
Was ist ein papierloses Büro?
Der Begriff “papierloses Büro” beschreibt eine Arbeitsumgebung, in welcher physisches Papier (fast) gar keine keine Verwendung mehr findet. Die Nutzung von papierbasierten Unterlagen wird auf ein Minimum reduziert. Alternativ werden Dokumente digital verwaltet. Das bedeutet: Von der Erstellung bis hin zu Versand und Speicherung werden die Geschäftsprozesse rein digital abgebildet.
Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?
- Effizienzsteigerung: Die Arbeit mit digitalen Dokumenten verläuft schneller, weil z.B. Dokumente viel schneller geteilt werden können. Die Arbeit kann in kürzerer Zeit erledigt werden, was die Produktivität erhöht.
- Kostenersparnis: Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, postalisch versendet oder in Aktenschränken aufbewahrt werden. Das spart Kosten für Druck, Versand und Mietfläche.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Die digitale Dokumentenverwaltung (z.B. mit Hilfe einer Cloud-Lösung) ermöglicht den Zugriff von überall und jederzeit. Egal, ob das Team gemeinsam im Büro oder an unterschiedlichen Standorten arbeitet.
- Datenschutz: Der Zugriff auf digitale Dokumente kann personenbezogen eingeschränkt werden. Je nach Fachbereich kann der Zugriff auf Dokumente gewährt werden. Zusätzliche Passwort-Vergaben unterstützen die Einschränkung.
- Sicherheit: Eine Aufbewahrung von Dokumenten in einem digitalen System schützt zeitgleich vor Umwelteinflüssen, wie z.B. Feuer oder Wasser. So ist die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen nicht durch externe Ereignisse gefährdet.
Den Vorteilen des papierlosen Büros kann allerdings ein hoher (Investitions-)aufwand gegenüberstehen, da bestehende Prozesse analysiert und ggf. neue Lösungen eingekauft werden müssen. Ein weiterer Nachteil des papierlosen Büros können mögliche Vorbehalte innerhalb der Belegschaft sein, welche den Digitalisierungsprozess im Büro erschweren.
Wie kann ich das papierlose Arbeiten in meinem Unternehmen vorantreiben?
Folgende Maßnahmen können ein erster Einstiegspunkte für das papierlose Büro bieten. In weiteren Schritten können Sie Büro-Tätigkeiten durch digitale Prozesse verbessern.
Digitalisierung des Posteingangs
Dokumente, die sie auf postalischem Weg erhalten, werden eingescannt und digital gespeichert. Zusätzlich können Unternehmen versuchen, die Briefpost zu reduzieren und zunehmend auf digitale Kommunikationswege umzuschwenken. Gerade für eingehende Rechnungen lohnt sich der Umstieg auf einen digitalen Rechnungseingang, um die Freigabeprozesse zu beschleunigen.
Digitale Signaturlösungen
Nutzen Sie eine elektronische Signatur-Funktion zur Unterzeichnung von z.B. Verträgen. Hierdurch können Arbeitsschritte zunehmend digital abgewickelt werden. Ergänzend dazu kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Lösung zur übersichtlichen Verwaltung von Vertragsdokumenten hilfreich sein.
Kommunikationskanäle digitalisieren
Nutzen Sie für die interne und externe Kommunikation primär elektronische Wege, z.B. E-Mail, Messaging- und Konferenz-Tools oder kollaborative Arbeitsplattformen. Letztere wirken sich positiv auf die Unternehmenskultur aus und fördern den unternehmensinternen Austausch auch in hybriden Arbeitsmodellen.
Digitalisierung bestehender Dokumente
Dokumente, die bereits in Papierform existieren, können eingescannt und digital abgespeichert werden. Bei steuerrelevanten Unterlagen gibt es hierbei spezielle Anforderungen einzuhalten (Stichwort: Ersetzendes Scannen). Bei der Aufbewahrung sollten Sie darauf achten, dass Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind (z.B. Belege), gemäß den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD-Richtlinien) archiviert werden.
Digitales Dokumentenmanagement
Sind die Papier-Dokumente erst einmal digitalisiert, können diese in einem Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) zur Speicherung und Organisation abgelegt werden. Ein DMS dient zur digitalen Dokumentenverwaltung und ermöglicht ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten unabhängig vom Standort.
Arbeitsprozesse digitalisieren
Bei der Arbeit an Dokumenten werden häufig wiederkehrende Prozesse durchlaufen, die ebenfalls Potential zur Digitalisierung bieten. Identifizieren Sie hierfür Bürotätigkeiten, die regelmäßig anfallen und/oder bei denen mehr als eine Person involviert ist. Digitale Workflows können helfen, die Prozesse effizienter zu gestalten und zeitgleich Kosten zu senken.
Beispiele für digitale Workflows:
- Mit einem digitalen Rechnungseingang können Prüf- und Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen digital verwaltet werden.
- Abstimmungen über Verträge mit mehreren Beteiligten können mit digitalen Workflows beschleunigt werden.
- Alternativ kann die Urlaubsplanung der Belegschaft digital abgewickelt werden. Urlaubsanträge auf Papier werden dann nicht mehr benötigt.
7 Schritte zum Einstieg in das papierlose Büro
1) Analyse des derzeitigen Papierverbrauchs
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Dokumente. Finden Sie Antworten darauf, wo und warum im Unternehmen derzeit Papier verwendet wird.
Möglicherweise gehören dazu Buchungsbelege, wie Rechnungen oder Kassenquittungen. Einige gehen auf Papier bei Ihnen ein, andere werden in Ihrem Unternehmen produziert. Hinzu kommen Verträge, Protokolle, Anleitungen, Checklisten, Tagesordnungen, Notizzettel und anderes mehr.
Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, bewerten Sie nun, welche Dokumente digitalisiert werden können und welche physisch aufbewahrt werden müssen (z.B. rechtliche Dokumente).
2) Mitarbeitende für das Thema sensibilisieren
Kein Digitalisierungsvorhaben wird erfolgreich sein, wenn nicht alle Beteiligten frühzeitig in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Binden Sie daher Mitarbeitende frühzeitig in die Umstrukturierungen mit ein.
Hierzu sollten Sie z.B. begründen, worin die Vorteile eines papierlosen Büros liegen und Schulungen anbieten, welche erforderlichen Fähigkeiten vermitteln. Nehmen Sie die Sorgen der Belegschaft ernst und versuchen Sie diese zu entkräften. Trainings für Software oder digitale Tools können dabei helfen, dass Mitarbeitende sich an neue Arbeitsweisen gewöhnen und die Digitalisierung im Unternehmen weiter voran tragen.
3) Investition in digitale Lösungen
Nachdem Sie sich nun einen Überblick über die Dokumente verschafft haben, machen Sie sich klar, welche Hilfsmittel Sie nun im Büro brauchen.
Dies fängt beim Scanner an: Scannen ist der erste Schritt zur Digitalisierung. Früher dauerte es eine Ewigkeit, bis ein Dokument eingescannt war. Kein Vergleich zu den Leistungen heutigen Druck-Scanner. Auch Smartphone-Kameras können mit der richtigen App ein Hilfsmittel sein, Dokumente zu digitalisieren.
Ferner benötigen Sie eine Cloud-Speicherlösung, um elektronische Dokumente sicher zu speichern. Ein digitales Büro ist daher sehr gut mit einem Dokumentenmanagementsystem zu realisieren. Aus dem privaten Bereich sind Lösungen wie Dropbox oder Google Docs bekannt. Jedoch sind professionelle Business-Lösungen mit „Hosting in Germany“ auch unter Datenschutz-Aspekten die bessere Wahl.
Cloud-Speicher, die in Deutschland gehostet werden, gelten als hochsicher. Sie unterliegen den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen. Die Daten in der Cloud werden in deutschen Hochsicherheitszentren gehostet. Sie sind damit vor Verlust und Spionage geschützt – anders als z.B. auf der Festplatte eines Laptops, der jederzeit gestohlen oder beschädigt werden kann.
Ein DMS sollte insbesondere eine Anbindung an Ihr E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Office-Anbindung) ermöglichen. Dann können Sie alles, was per Mail bei Ihnen ankommt, nahtlos ins DMS übertragen.
Die E-Mail-Archivierung ist nicht zu unterschätzen, werden doch heute Geschäftsbriefe fast nur noch per E-Mail versandt. Um das zu vereinfachen, haben clevere Anbieter von Business Software längst entsprechende Konnektoren für die Integration von Office Software und DMS integriert.
4) Reduzierung von Papierpost
Zwar werden heutzutage schon viele Geschäftsdokumente über elektronische Wege übermittelt. Jedoch bietet sich immer noch Ausbau-Potential.
Bitten Sie z.B. Ihre Geschäftspartner und Lieferanten darum, Eingangsrechnungen auf elektronischem Wege zu übermitteln und setzen Sie selbst auf elektronische Rechnungen. Auch digitale Lohnabrechnungen können ein weiterer Schritt sein, Dokumente nicht mehr ausdrucken zu müssen.
5) Einsatz von digitalen Workflows
Nutzen Sie hilfreiche Tools, um Arbeitsprozesse digital abzubilden und effizienter zu gestalten. Ein erster Schritt kann daher die Lösung für eine digitale Signatur sein. Damit müssen Dokumente nicht mehr händisch unterschrieben werden.
Projektmanagement-Tools können Teams dabei helfen, ihre Aufgaben intern zu organisieren. Dies schafft zeitgleich Transparenz im Unternehmen.
Insbesondere wenn es um die Verwaltung von Verträgen geht, kann eine Vertragsmanagement-Software eine Lösung sein, die administrativen Prozesse zu verbessern.
Auch Eingangsrechnungen können z. B. von professionellen Lösungen direkt eingelesen und von dort aus nahtlos weiterverarbeitet werden. Die notwendigen Kontrollen, z. B. die Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch die zuständigen Mitarbeiter, werden direkt im System veranlasst und automatisch auf dem Scan vermerkt.
Digitale Rechnungsverarbeitung, am Beispiel von Scopevisio.
Die Software archiviert die Belege anschließend selbsttätig und sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
6) Überarbeitung der Sicherheitsrichtlinien
Im Zuge der Umstrukturierung von Büroprozessen gehört verpflichtend mit dazu, die eigenen Sicherheitsvorkehrungen im Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen. Erstellen Sie klare Richtlinien, für die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten. Dies bezieht auf die Speicherung, das Teilen und Archivierung.
Die Nutzung eines DMS in Unternehmen kann dazu beitragen, den Datenschutz zu erhöhen bzw. die DSGVO einzuhalten. Ein DMS ermöglicht es, verschiedene Benutzerrollen und entsprechenden Zugriffsrechte zu vergeben.
So wird ein Dokument nur jenen verfügbar gemacht, die dazu berechtigt sind, es zu lesen und/oder zu bearbeiten. Die Datensicherheit wird somit um ein Vielfaches erhöht.
7) Regelmäßige Überprüfung
Der Weg in das papierlose Büro ist ein iterativer Prozess. Es ist daher unwahrscheinlich, dass Sie im ersten Schritt alles direkt perfekt umsetzen. Setzen Sie sich regelmäßig zusammen, um die umgesetzten Maßnahmen rückblickend zu bewerten und ggf. Anpassungen vorzunehmen.
Ziehen Sie Mitarbeitende für Feedback-Runden aktiv mit ein. Erst in der täglichen Arbeit werden noch Schwachstellen sichtbar, die noch weiteren Raum für Verbesserung bieten.
Machen Sie sich bewusst, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro in der Regel nicht reibungslos verläuft. Die Anpassung administrativer Prozesse erfordert Zeit und Geduld bei allen Beteiligten. Wer bei der Umstellung flexibel bleibt und agil auf Veränderungen reagiert, wird langfristig erfolgreich sein.
Fazit
Heutzutage gibt es technisch gute Möglichkeiten, das Büro zu digitalisieren. Das papierlose Büro zeichnet sich dadurch aus, dass auf Papierdokumente weitgehend verzichtet wird. Statt dessen wird überwiegend digital mit und an Dokumenten gearbeitet wird.
Durch die Umstellung auf digitale Prozesse, lässt sich die Arbeit effizienter gestalten und zeitgleich Kosten einsparen. Ein DMS zur digitalen Dokumentenverwaltung kann dabei helfen, die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern. Es unterstützt auch dabei, Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen leichter zu realisieren.
Der Übergang in das papierlose Büro ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden soll. Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden, damit neue Software-Lösungen und digitale Prozesse auch Akzeptanz in der Belegschaft finden. Allen Schwierigkeiten und möglichen Widerständen zum Trotz lohnt sich die Umstellung langfristig, um kosteneffizient zu agieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
