Vernetzte Prozesse abbilden und bewältigen

Vernetzte Prozesse parallel abarbeiten

Viele Prozesse laufen nicht linear ab, sondern vernetzt. Der Vorgang geht nicht von Bearbeiter A zu Bearbeiter B zu Bearbeiter C usw., sondern es können mehrere Prozessschritte parallel abgearbeitet oder die Reihenfolgen von Schritten geändert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Mensch denkt gerne in Eins-zu-Eins-Beziehungen, linearen Abläufen und monokausalen Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen. In einem organischen Gebilde wie einem Unternehmen ist diese Perspektive zu eng und grob vereinfachend. Hier haben Sie es mit Viele-zu-Viele-Beziehungen, Vernetzung und Multikausalität zu tun. Da kann es schwierig bis unmöglich sein, DIE eine Ursache für einen Missstand zu identifizieren.

Wo dem Menschen der Kopf schwirrt, kommen Software-Lösungen zur Hilfe. Integrierte Unternehmenssoftware ist in der Lage, Zusammenhänge quer durch das Unternehmen aufzudecken, zu analysieren und zu quantifizieren. Ist z. B. ein Projektmanagement-System in die Komplettlösung integriert, können Sie Aspekte aus der Deckungsbeitragsrechnung, Abrechnung, Zeiterfassung, Kostenstellen, Organigramm usw. zusammenführen und Erkenntnisse für Ihre Prozessverbesserung daraus gewinnen.

Handwerkszeug für vernetzte Prozesse

Folgende Aktivitäten sollten Sie anstoßen:

• Workflows definieren und in der Software festschreiben. Jeder muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen, Compliance-Vorschriften und Termine für seinen Beitrag gelten, welche Anschlussaktivitäten er ausführen muss, an wen er die Verantwortlichkeit weitergibt. Es empfiehlt sich, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die Workflows und vernetzte Prozesse unterstützt bzw. in der Aufgaben mit den entsprechenden Parametern definiert und delegiert werden können.
• Teilprozesse aufsplitten / zusammenführen. Machen Sie aus linearen Prozessen vernetzte Prozesse. Experimentieren Sie mit Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und justieren Sie nach. Gestalten Sie Ihre Prozesse schlank, logisch und transparent. Und dokumentieren Sie sie. Splitten Sie Aufgaben nicht zu stark auf. Sonst entstehen mehr Liegezeiten und das Committment der Bearbeiter sinkt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt.
• Störungen eliminieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Rückzugsräume haben und nicht permanent mit Fragen, Anrufen und E-Mails belästigt werden. Man kann z. B. Fragestunden einrichten. Eventuell halten Sie ein Coaching für Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen ab (z. B. nur dreimal am Tag in die E-Mail schauen, Anrufe nur annehmen, wenn sie wichtig sind usw.). Wenn das Coaching Erfolg hat, halten Sie es nächstes Jahr wieder ab.
• Zuständigkeiten nach der RACI-Matrix definieren. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Die Durchführungsverantwortung liegt beim Bearbeiter, die Ergebnisverantwortung beim Manager, für den Input verantwortlich (Consulted) ist z. B. der Kunde und bestimmte Stakeholder sind über bestimmte Aspekte zu informieren.

Vom Kunden her denken

• Der Kunde braucht das Ergebnis X zum Zeitpunkt Y. Und nicht das Ergebnis X plus (Upgrades 1 bis n) zum Zeitpunkt Y minus 2 oder Y plus 3. Produzieren Sie nicht am Bedarf vorbei.
• Wenn Sie es schaffen, genau zur richtigen Zeit die richtige Leistung zu liefern, stärkt das die Kundenbindung und verschafft Ihnen den Ruf von Verlässlichkeit. Das ist eine gute Basis für Anschlussverkäufe.
• Die Lieferung bzw. Leistungserbringung wird vom Kunden getriggert. (Als Kunde zählt in diesem Sinne auch die interne Business Unit, die ein Arbeitsergebnis anfordert.)
• Also sollte der Prozess auch ausgehend von diesem Trigger von hinten nach vorne durchdacht werden, nicht nur – wie üblich – von vorne nach hinten.
• Etablieren Sie Möglichkeiten, das Pull-Konzept umzusetzen, d. h. der Empfänger holt sich die Leistung beim jeweiligen Vordermann bzw. der Bearbeiter holt sich neue Arbeit, wenn er Zeit hat.

Standardisieren, digitalisieren, automatisieren

Wenn Sie einen Prozess optimiert haben, standardisieren Sie ihn. Schreiben Sie ihn fest und implementieren Sie ihn in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Unternehmenssoftware. Beachten Sie dabei die einschlägigen Gesetzesvorgaben und implementieren Sie diese gleich mit in Ihre vernetzten Prozesse.

Viele zeitraubende Routineaufgaben können heute durch Digitalisierung und Automatisierung erledigt werden. Das geht nicht nur schneller, sondern eliminiert auch Fehlerquellen und Risiken (Stichwort menschliche Unachtsamkeit) und setzt Ressourcen frei.

So lässt sich z. B. die Prüfung, Freigabe, Buchung und Überweisung von Eingangsrechnungen teilweise automatisieren. Wiederkehrende Kontobewegungen und Ausgangsrechnungen können in der Buchhaltung automatisiert verarbeitet werden. Komplizierte Splittbuchungen können als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden. Rechnungs- und Mahnläufe werden auf Knopfdruck versandt. Der Buchhalter kontrolliert nur noch und kümmert sich um die ungewöhnlichen Fälle.

Mauerfall – jetzt auch im Unternehmen

Folgende wichtigen Aspekte spielen eine Rolle (die Liste könnte noch weitergeführt werden):

• Die Software muss den Prozess-Flow von vernetzten Prozessen unterstützen, nicht behindern.
• Lassen Sie keine Daten-Silos und Schnittstellen-Hürden in Ihrer Systemlandschaft zu
• Verhindern Sie redundante Arbeiten, z. B. wenn dieselben Daten in mehreren Systemen erfasst werden
• Achten Sie darauf, dass in der Software individualisierbare Workflows angelegt werden, z. B. die für eine Weitergabe der Verantwortlichkeit mit Folgeaktivitäten oder für die Funktionstrennung nach IKS bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
• Reißen Sie Mauern ein. Dazu gehören Abteilungsmauern, räumliche Mauern (mobiles Arbeiten ermöglichen!), Mauern zwischen Steuerberater und Mandant, Mauern zwischen lokalen Speichern auf irgendwelchen PCs, Mauern zwischen Software-Systemen (Office, CRM, Abrechnung, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Reporting).

Integrierte Software verwenden

Das sollte aus allem vorher Gesagten bereits logisch hervorgehen: Je stärker eine Software integriert ist, je besser sie den ganzen Hauptprozess im Unternehmen abbilden kann, umso besser die Transparenz und Durchgängigkeit, umso geringer die Reibungsverluste. Folgende Aspekte sollten die Wahl der Software steuern:

• Durchgängige, vernetzte Prozesse statt Datensilos
• Suchaufwand / Liegezeiten / Rückfragen minimieren
• Inhärente Prozessdokumentation
• Inhärente Workflows
• Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie z. B. den GoBD.
• Risikominimierung – z. B. beim Thema Vertrauensschaden, Steuerschätzung usw.

Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, werden Sie in Zukunft auch vernetzte Prozesse mit Leichtigkeit managen.