Neujahrsputz in der Kontaktverwaltung? Wenn Sie Ihren Adressbestand aufräumen wollen, bietet der Start ins neue Jahr eine gute Gelegenheit. Warum der Dublettencheck dabei hilfreich ist, erklärt Tycha Dinse aus dem Vertrieb von Scopevisio.
Immer mal wieder kann es vorkommen, dass Kontaktdaten doppelt eingegeben werden. Das ist zunächst nicht weiter störend. Über die Zeit kann sich allerdings ein Ballast an Datenmüll auftürmen. Hin und wieder sollte deshalb ausgemistet werden. So können zum Beispiel mehrfach vorhandene Kontakte zu Verwirrung im Arbeitsalltag führen, wenn fünf verschiedene Telefonnummern bei fünffach eingetragenen Kontakten zu finden sind.
Deshalb sollten Sie doppelt (und mehrfach) vorhandene Kontakte zusammenlegen. Sie markieren dazu in der Kontaktübersicht die beiden Kontakte, die sie zusammenführen wollen und klicken auf die Schaltfläche Zusammenführen. Es wird Ihnen nun ein Formular angezeigt, in dem die Daten beider Kontakte einander gegenübergestellt werden.
Übereinstimmende Felder werden ausgeblendet, so dass Sie sich auf die abweichenden Angaben konzentrieren und die jeweils richtigen Daten auswählen können. Wichtig zu wissen: Die Verknüpfungen des Kontaktes zu etwa Dokumenten und Projekten aus beiden Ursprungskontakten bleiben erhalten.
Sie können auch mehrere Kontakte zusammenführen. Was es dabei zu beachten gilt, erläutert unsere Online-Hilfe.
