Eine Sache nervt in fast jedem Handwerksbetrieb: der leidige Papierkram. Abschaffen kann man ihn nicht. Aber die Digitalisierung im Handwerk kann den Umgang mit Papierunterlagen vereinfachen. Wie das funktioniert und wie Sie dabei enorm Zeit sparen, erklärt folgender Beitrag.
Die Auftragsbücher im Handwerk sind so gefüllt wie nie. Handwerksbetriebe kommen mit der Umsetzung kaum noch hinterher. Gleichzeitig ist der Fachkräftemangel im Handwerk immens. Dennoch mühen sich viele Betriebe weiter mit der Büroarbeit ab.
Handwerk 4.0: Digitalisierung der Prozesse im Handwerk
„Ohne digitale Technik wird in Zukunft kein Gewerk mehr auskommen“, sagt Hans Peter Wollseifer, Präsident des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH). Er rät deshalb den Handwerksbetrieben, ihre Stärken wie etwa ihren Qualitätsanspruch und ihre Kundenorientierung mit „digitaler Modernität“ zu verbinden. Der Kunde ist im Zeitalter von Internet und Smartphone noch bequemer, noch ungeduldiger und noch anspruchsvoller als zuvor. Darauf muss sich das Handwerk einstellen. Digitale Tools können dabei helfen. Einige Beispiele:
- Schon lange kommt im Maler- und Lackiererhandwerk das digitale Aufmaß mittels Lasergerät oder das Fotoaufmaß zum Einsatz, um Wandflächen zu berechnen.
- Kunden konfigurieren Möbel individuell und online, bevor sie der Tischler handwerklich anfertigt.
- In der Orthopädietechnik werden auf der Basis von 3D-Scans Orthesen modelliert und mittels digitaler Verfahren hergestellt.
Laut einer aktuellen Studie von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom haben 43 Prozent der Handwerksbetriebe Digitalisierungsmaßnahmen ergriffen, weitere 38 Prozent kurbeln die Umsetzung einzelner digitaler Projekte gerade an. Möglicher Ansatzpunkt für alle Gewerke ist hier die Prozessoptimierung, da sie fachübergreifend relevant ist.
Auch Oliver Krämer, Hauptgeschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Bonn/Rhein-Sieg beobachtet eine große Offenheit gegenüber digitalen Technologien: „Die Handwerksbetriebe sind dabei, die betrieblichen Abläufe zu digitalisieren – das geht von der Planung bis zur tatsächlichen Umsetzung. Auch die Kommunikation mit Zulieferern und Kunden läuft zunehmend auf digitalem Wege.“ Wir haben Oliver Krämer auf dem Cloud-Unternehmertag zu diesem Thema interviewt:
Büroarbeit: Zu viel Papier belastet
Tischlermeister Jörg sitzt vor einem Stapel von Eingangsrechnungen. „Der Papierkram raubt mir wahnsinnig viel Zeit“, klagt er. „Diese Stunden fehlen mir für die Kunden und für die Aufträge. Auch um meine Auszubildenden kann ich mich nicht so kümmern, wie ich möchte.“
In dieser Situation kann die Digitalisierung helfen. Denn die Zeit für langwierige manuelle Abläufe ist nicht mehr da. Das Problem ist jedoch die wachsende Papierflut: Was in einem Handwerksbetrieb an Papierdokumenten anfällt, ist enorm.
Auf dem Holzweg: Probleme im Handwerks-Alltag
- Verschwenden Sie viel Zeit bei der Suche nach Papierdokumenten in Ordnern und Ablagen?
- Haben Sie bei Kundenterminen oder auf der Baustelle die nötigen Unterlagen dabei und sind diese immer aktuell?
- Sind Ihre Mitarbeiter:innen immer alle auf dem gleichen Informationsstand?
- Gehen manchmal Belege oder andere Dokumente verloren?
- Wünschen Sie sich mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft – Ihr Handwerk?
All diese Probleme lassen sich mit einer Software lösen, in der Sie sämtliche Dateien zentral verwalten: in einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Damit haben Handwerksbetriebe die Büroarbeit schnell vom Tisch.
DMS als Einstieg in die Digitalisierung
Ein DMS ist der gemeinsame Speicherort für alle digitalen Dokumente im Handwerksbetrieb, zum Beispiel für
- Belege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen etc.)
- Pläne
- Zeichnungen
- Verträge
- Formulare
- Bilder
Weil darin alle Dokumente einfach digital verwaltet, verteilt und archiviert werden, sparen Sie sich jede Menge Arbeit:
- Keine Belege mehr ausdrucken, sortieren und abheften.
- Kein langes Suchen mehr nach Dokumenten.
- Keinen Pendelordner mehr zum Steuerberater bringen.
Mit einem DMS geht Ihnen die Büroarbeit schnell von der Hand!
Alles im Lot – mit einem DMS für Handwerksbetriebe
Kinderleichte Suche
Alle Dokumente im Online DMS sind leicht durchsuchbar. Ein Stichwort genügt – und in Sekundenschnelle hat die Software das gewünschte Dokument gefunden. Auch Mitarbeiter:innen, die sich mit der Ablage in der Software nicht auskennen, können alles leicht finden – vorausgesetzt, sie haben die Berechtigung dazu.
Mobil auf alles zugreifen
Gerade im Handwerk muss die Kommunikation zwischen Büro, Werkstatt, Baustelle und Kunden reibungslos laufen. Mit einem Cloud-DMS haben Sie alle Daten auch von unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet vorliegen.
Sicher und rechtskonform
Bestimmte Dokumente müssen laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtskonform archiviert werden. Mit einem DMS erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen praktisch „nebenbei“.
Alles nachvollziehbar
Änderungen an Dokumenten werden vom System mitgeschrieben. So ist immer klar, wer wann was geändert hat. Praktisch ist auch die Änderungshistorie: Alte Versionen des Dokuments bleiben erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Nichts mehr vergessen
Bei Verträgen können Sie sich zum Beispiel an Kündigungsfristen erinnern lassen. Oder Sie lassen sich an andere Termine erinnern. So verpassen Sie zum Beispiel keine Abgabetermine mehr bei gemieteten Werkzeugen oder Maschinen.
Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Nie wieder Ordner zum Steuerberater bringen! Ihre Steuerkanzlei erhält einen Zugang zum System und holt sich die Belege selbst ab.
Fazit: Vorteile der Digitalisierung im Handwerk nutzen
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Pläne, Zeichnungen – wie in jeder anderen Branche fallen auch im Handwerk zahlreiche Dokumente an. Wer seine Dokumente an einem Ort digital zusammenführt und den sicheren mobilen Zugriff darauf ermöglicht, macht sich das Büroleben leichter. Die Abläufe im Büro, auf der Baustelle und beim Kunden werden stressfreier und reibungsloser. Das bedeutet: Weniger Chaos, weniger Abstimmungsaufwand.
Handwerksbetriebe mit einem DMS arbeiten effizienter!
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