Eingangsrechnung buchen: So geht´s

Die Eingangsrechnung ist eine häufige Belegart in der Buchhaltung. Alles Wissenswerte rund um die Eingangsrechnung und wie Sie eine Eingangsrechnung buchen, erläutert folgender Artikel.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Je nachdem, ob eine Rechnung empfangen oder versendet wird, verwendet man die Begriffe Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Die Begriffe bezeichnen also letztlich nur die unterschiedliche Perspektive auf ein- und dieselbe Rechnung.

Eine Eingangsrechnung ist ein Rechnungsdokument, das im Unternehmen eingeht. In der Eingangsrechnung sind Lieferantenforderungen erfasst.

In der Buchhaltung des Empfängers entstehen durch die Eingangsrechnung Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten. Durch Zahlungen werden die Rechnungen ausgeglichen und die Verbindlichkeiten nehmen ab.

Wie werden Eingangsrechnungen bearbeitet?

Eingangsrechnungen werden formal, sachlich und rechnerisch geprüft sowie gebucht. Neben der inhaltlichen Prüfung ist es wichtig, auch auf die Pflichtangaben einer Rechnung zu achten. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmens bzw. Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Anschließend müssen Sie die Eingangsrechnung buchen. Rechtlich dient die Eingangsrechnung als Beleg für die ordnungsgemäß durchgeführte Buchung („Keine Buchung ohne Beleg“).

Wie wird eine Eingangsrechnung gebucht?

Eine Eingangsrechnung wird in der Kreditorenbuchhaltung des Empfängers gebucht.

Beim Buchen einer Eingangsrechnung werden verschiedene Konten im Soll und im Haben angesprochen und mit dem gleichen Betrag bebucht. Die Forderungen des Lieferanten werden auf dem Kreditorenkonto als Verbindlichkeit im Haben eingestellt. Im Soll wird entweder ein Bestandskonto oder ein Aufwandskonto bebucht. Sollte Mehrwertsteuer ausgewiesen sein, so wird diese auf einem Vorsteuerkonto erfasst.

Eingangsrechnung buchen: Beispiel

Beispiel – Rechnung über 119,00 EUR

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Eingangsrechnungen?

Sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen bis zum Ende dieser Frist lesbar sind.

Eingangsrechnung als Teilrechnung

Bei einer Eingangsrechnungen kann es sich auch um eine Teilrechnung handeln. Eine Teilrechnung stellt bereits erbrachte Teilleistungen eines Auftrages in Rechnung.

Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung

Im Unterschied zu Teilrechnungen wird bei der Abschlagsrechnung ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde. Dies ist zum Beispiel bei großen sehr großen Projekten, etwa bei Bauprojekten, üblich.

Abschlagsrechnungen werden vor Vollendung von Leistungen oder vor der Lieferung von Waren gestellt. Häufig wird dafür auch der Begriff Akonto genutzt. Aus Sicht des Kunden handelt es sich um Anzahlungen.

Wurde die komplette Leistung erbracht, erhält der Kunde eine Schlussrechnung. Darin werde alle Zahlungen, die auf Basis der Abschlagsrechnungen eingegangen sind, berücksichtigt.

Eingangsrechnungen einfacher buchen mit Buchhaltungssoftware

Wenn die Zahl ein Eingangsrechnungen größer wird, steigt auch der Verwaltungsaufwand. Es wird dann auch immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Abhilfe schafft hier ein digitaler Rechnungseingang in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware.

Moderne Tools nehmen den Mitarbeitenden viele manuelle Arbeiten ab. Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass Eingangsrechnungen GoBD-konform bearbeitet werden.

In einem digitalen Rechnungseingangsbuch werden Kreditoren und weitere Rechnungsdaten automatisch erkannt. Deshalb können Eingangsrechnungen automatisiert vorkontiert werden. Der Mitarbeiter braucht diese Vorkontierung dann nur noch zu prüfen. Die Verbuchung der Eingangsrechnung geht so viel schneller von der Hand.

Auch kann die Software die Eingangsrechnung automatisiert mit dem Lieferschein bzw. der gelieferten Ware abgleichen. Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt somit auch für eine schnelle Bezahlung der erbrachten Leistung. So vermeiden Sie Mahnungen und verpassen keine Skontofristen von Lieferanten oder Dienstleistern.

Mit moderner Buchhaltungssoftware überlassen Sie lästige Routineaufgaben in der Verwaltung einfach dem System.