Im Geschäftsalltag stoßt man beim Versand von Dateien häufig an seine Grenzen. Für gewöhnlich werden Dateien über E-Mail mit Internen und Externen geteilt. Übersteigt der E-Mail-Anhang dann einen bestimmten Dateigröße, kann die E-Mail nicht dem Empfänger zugestellt werden. Die mehr oder weniger bekannte Fehlermeldung (“Undelivered Mail Returned to Sender”) ist die Folge.
Welche Möglichkeiten habe ich, Dokumente mit Externen zu teilen?
1) Datei als E-Mail-Anhang versenden
Die E-Mail gilt als der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal (s. Digital Office Index 2022 der Bitkom). Da liegt die Entscheidung nah, Dateien per E-Mail zu versenden.
Für kleine Dateien mag das eine schnelle und einfache Methode sein. Die meisten E-Mail-Dienste haben jedoch eine Beschränkung für die Größe von Dateianhängen.
Wie viel MB kann man per E-Mail verschicken?
Die Höhe der Dateigröße im E-Mail-Anhang hängt von den jeweiligen E-Mail-Providern ab.
Bei Gmail sind es bis zu 25MB, für Internet-E-Mail-Konten wie Outlook beträgt die maximale Versandgröße in Summe 20MB. Für Microsoft Exchange-Konten, d.h. geschäftliche E-Mail-Adressen, sind es standardmäßig 10 MB.
Nicht nur die Dateigröße, sondern auch der Datei Upload birgt mögliche Sicherheitsrisiken. Anlass genug, Alternativen zu evaluieren, wie man große Dateien verschicken kann.
Gründe, die gegen den Dateiversand per E-Mail sprechen:
- Die Übertragung erfolgt unverschlüsselt
- Man kann sich nicht sicher sein, dass die E-Mail unterwegs abgefangen, gelesen oder verändert wird
- Die Datei übersteigt die maximale Dateigröße für E-Mail-Anhänge
- Der Empfänger hat nicht genug Platz, die Datei zu empfangen. (Undelivered Mail Returned to Sender – Mailbox quota exceeded). Die meisten E-Mailserver haben Beschränkung für die Größe einer E-Mail. Diese Größenbeschränkung liegt meistens zwischen 5 und 20 MB, je nachdem, welchen Anbieter Sie nutzen.
- Man produziert möglicherweise Duplikate, weil man für jeden neuen Arbeitsstand Dateien neu versenden muss. (Version 1,2,3..,final, final-final, usw.)
2) Dateiübertragungsdienste nutzen
Anbieter sogenannter Filesharing-Dienste, ermöglichen es Ihnen, Dateien online auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und anderen Zugriff auf diese Dateien zu gewähren. Das dauerhafte Speichern und Teilen steht dabei nicht im Vordergrund.
Dateien werden beispielsweise per Drag and drop hochgeladen. Anschließend wird dem Gegenüber Zugang gewährt (über den Client oder direkt im Web-Browser). Diese Methode eignet sich für Dateien, die eine hohe Speicherkapazität benötigen. Gängige Anbieter dabei sind z.B. WeTransfer.
Nachteil bei diesem Vorgehen ist allerdings, dass die hochgeladenen Dateien dort nicht zentral gespeichert werden können, sondern nur temporär dort verweilen. Eine echte Alternative könnten Dienste sein, welche das Teilen großer Dateien mit der Dokumentenverwaltung vereinen.
3) Cloud-Speicherdienste
Mit Cloud-Speichern wie z.B. Dropbox oder Google Drive können Sie Dateien hochladen und diese auf externen Servern speichern. Diese werden in Rechenzentren von den entsprechenden Anbietern gehostet. Zeitgleich können Sie Dateien anderen zur Verfügung stellen und den Zugriff auf die Datei per Freigabe-Link ermöglichen.
Für Unternehmen geeignet sich besonders der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS). Eine Business-Cloud-Lösung vereinfacht die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und setzt dabei hohe Sicherheitsstandards.
Wie teile ich große Dateien mit Externen?
Bei Scopevisio Documents, unserer DMS-Lösung für den Mittelstand, funktioniert dies zum Beispiel so:
- Die betreffende Datei speichere ich zentral im Dokumentenmanagementsystem ab. Danach generiere ich einen Zugangslink, über welchen man direkt auf das Dokument zugreifen kann, sofern eine Internetverbindung vorliegt.
- In der E-Mail an den externen Geschäftspartner versendet man den Link zur Datei, die er erhalten soll. Über diesen Link kann das Gegenüber die Datei ansehen und herunterladen. Bei sensiblen Dateien kann ich den Link mit einem Passwort-Schutz versehen. So hat niemand Zugriff auf den Link, sollte die E-Mail unterwegs abgefangen und gelesen werden.
Dateien versenden und mit Externen teilen, am Beispiel von Scopevisio.
Neben der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten bietet ein DMS zudem die Funktionalität der Versionierung. Stellen Sie sich dabei folgendes Szenario vor:
Sie versenden eine Präsentation an einen wichtigen Kunden. Kurz nach dem Versand der E-Mail merken Sie, dass die Präsentation einen bedeutsamen Fehler enthält.
Wenn Sie nun die Datei als E-Mail-Anhang versendet haben, könnten Sie versuchen, die versendete E-Mail zurückzuholen. Alternativ könnten den Kunden zu bitten, die E-Mail zu ignorieren. Eine unangenehme Situation.
Wenn Sie die Datei über einen externen Freigabelink versenden, haben Sie die Möglichkeit, den Fehler in der Präsentation zu korrigieren. Das entsprechende Dokument wird überarbeitet und als neue Version gespeichert. Über den generierten Freigabe-Link hat das Gegenüber immer Zugriff auf die aktuellste Dateiversion. So können sie den Fehler in der Präsentation korrigieren, noch bevor Ihr Kunde etwas merkt.
Fazit
Wer große Dateien verschicken möchte, steht häufiger vor dem Problem, dass die Datei zu groß für den E-Mail-Anhang ist. Filesharing-Dienste können ein Ansatz sein, Dokumente temporär auf einem Server abzulegen und Externen Zugriff darauf zu gewähren.
Gerade für Unternehmen eigenen sich Dokumentenmanagementsysteme als Cloud-Speicherdienste sehr gut. Die Unternehmensdaten können dort sicher und digital verwaltet werden. Zudem erleichtern Sie die interne und externe Zusammenarbeit, u.a. über den Datenaustausch via Freigabelinks.
