Das Rechnungseingangsbuch – ein Überblick

Ein Rechnungseingangsbuch ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem Unternehmen den Überblick über ihre eingehenden Rechnungen behalten können. Damals noch auf Papier erstellt, wird ein Rechnungseingangsbuch heute in der Regel digital geführt – und das nicht ohne Grund.

Was versteht man unter einem Rechnungseingangsbuch?

Im Rechnungseingangsbuch werden alle Rechnungen, die das Unternehmen empfängt, zentral erfasst. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen diese per E-Mail, per Post oder als E-Rechnung erreichen. Jede Rechnung wird mit bestimmten Informationen wie dem Eingangsdatum oder einer Erfassungsnummer versehen, jedoch erfolgt keine (zwingende) Kontierung.

Das Rechnungseingangsbuch fällt in den Bereich der vorbereitenden Buchhaltung. Man spricht beim Rechnungseingangsbuch auch von einem Vorbuch. In Rechnungseingangsbuch werden die Geschäftsvorfälle notiert, um sie später in die Grundbücher einzutragen.

Begriffe wie Grundbuch oder Hauptbuch stammen aus einer Zeit, als diese noch papierne Bücher waren. Heute findet die Buchhaltung fast immer softwaregestützt statt. Dennoch haben sich die Begriffe erhalten, obwohl sie manchmal auch als “antiquiert” betrachtet werden.

Exkurs: Bücher in der Buchhaltung

Grundbuch (Journal)

In einem Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in der zeitlichen Reihenfolge ihres Auftretens  erfasst. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall mit einer individuellen, laufenden Nummer versehen.

Für kleinere Unternehmen reicht in der Regel ein Grundbuch aus. Mit zunehmender Firmengröße können jedoch weitere Grundbücher hinzukommen.

Hauptbuch

Das Hauptbuch bildet zusammen mit dem Grundbuch die Basis der doppelten Buchhaltung. Es enthält Daten und Informationen, die im Grundbuch bereits eingetragen und registriert wurden. Im Hauptbuch erfolgt jedoch eine sachliche und systematische Gliederung sowie eine Aufstellung der Transaktionen nach Konten.

Nebenbücher

Manchmal ergibt es Sinn, aus organisatorischen Gründen Konten aus dem Hauptbuch in einem Nebenbuch ausführlicher zu behandeln. Es geht dabei häufig um Konten, die umfangreiche Details enthalten, wie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder die Kontokorrentbuchhaltung. Die Nebenbücher zeigen Positionen des Hauptbuchs in einem stärkeren Detailgrad und mit weiteren Informationen versehen.

Rechtliche Vorschriften: Ist ein Rechnungseingangsbuch Pflicht?

Die Pflichten darüber, welche Bücher ein Kaufmann zu führen hat, sind im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Ein Rechnungseingangsbuch ist nicht verpflichtend. Die Führung dieses Buches kann jedoch aus organisatorischen Gründen hilfreich sein. Beispielsweise können Unternehmen damit jederzeit die gebuchten Rechnungen mit den eingegangenen Rechnungen abgleichen. Sie ermöglicht Firmen, außerdem Aufwände und Kosten zu sparen.

Welche Angaben sollten im Rechnungseingangsbuch enthalten sein?

Wenn Sie sich entscheiden, ein Rechnungseingangsbuch zu führen, sollten Sie darauf achten, dass sie die folgenden (und bei Bedarf weitere) Angaben aufnehmen:

• Belegbetrag und -datum
• kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Belegdatum sowie Belegnummer
• Lieferant bzw. Rechnungsaussteller
• eine eindeutige Rechnungseingangsbuchnummer
• Datum des Rechnungseingangs

Manche Dokumente und Informationen sollten Sie nicht im Rechnungseingangsbuch aufführen. Mahnungen gehören nicht ins Rechungseingangsbuch. Dies gilt auch für Verzugszinsen und Umbuchungen vom Finanzamt.

Wozu dient ein Rechnungseingangsbuch?

Die Führung eines Rechnungseingangsbuches kann die Aufgaben der Buchhaltung und des Einkaufs deutlich vereinfachen. Unternehmen können mit Hilfe eines Rechnungseingangsbuchs ihre Prozesse besser organisieren und effizienter verwalten.

Des Weiteren ist es möglich, bestimmte Finanztransaktionen gegenüber einer Behörde oder einer externen Wirtschaftsprüfung im Bedarfsfall leichter nachzuweisen. Das Rechnungseingangsbuch unterstützt zum Beispiel auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Es hilft dann dabei, die gebuchten Rechnungen mit den tatsächlich eingegangenen Rechnungen abzugleichen.

Was versteht man unter einem digitalen Rechnungseingangsbuch?

Ein digitales Rechnungseingangsbuch ist das elektronische Gegenstück zum analogen Rechnungseingangsbuch.

Man versteht darunter eine Softwareanwendung, in der Eingangsrechungen digital erfasst, geprüft und freigegeben werden. In einem digitalen Rechungseingangsbuch können buchungsrelevante Daten mit Hilfe OCR-Technologie aus eingescannten Papierrechnungen bzw. digitalen Rechnungen ausgelesen werden. E-Rechungen wie ZUGFeRD-Rechungen oder XRechnungs-Rechnungen können als maschinenlesebare Formate direkt weiterverarbeitet werden.

Voreingestellte Regeln sorgen im digitalen Rechnungseingangsbuch dafür, dass Prüfende und Freigebende über ihre Aufgaben informiert werden. Prüfung und Freigabe finden in der Software, manchmal auch in einer zugehörigen App statt. Digitale Rechnungseingangsbücher werden oft in Kombination mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) angeboten. Manchmal sind sie auch Teil eines ERP-Systems wie etwa bei Scopevisio.

Wird ein digitales Rechnungseingangsbuch in der Cloud geführt, hat das den Vorteil, dass Sie auf die Rechnungsdaten ortsunabhängig zugreifen können. Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann dann etwa von unterwegs oder aus dem Home-Office erfolgen. Weil der digitale Verarbeitungsprozess automatisiert abläuft, verringert sich die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen und es erhöht sich gleichzeitig deren Verarbeitungsgeschwindigkeit. Zudem lassen sich dank Volltextsuche Rechnungen bei Bedarf leicht wiederfinden.

Ein digitales Rechnungseingangsbuch ist für nahezu alle Unternehmensgrößen und Branchen sinnvoll. Warum das so ist und was man bei der Auswahl der geeigneten Software beachten sollte, erläutert Digitalisierungsexpertin Katharina Derksen von Scopevisio im Interview:

Welche Vorteile hat ein digitales Rechnungseingangsbuch?

Elektronische Rechnungseingangsbücher bieten sowohl die Vorteile von herkömmlichen Rechnungseingangsbüchern als auch eine Reihe von weiteren Vorteilen. Sie vereinfachen den Überblick über alle eingehenden Rechnungen und erhöhen damit die Transparenz der Finanztransaktionen im Unternehmen.

Des Weiteren machen sie fortgeschrittene Suchfunktionen verfügbar, die Unternehmen dabei unterstützen, die gesuchten Rechnungen schnell zu finden und Duplikate zuverlässig zu identifizieren. So können Sie beispielsweise verhindern, dass Sie die gleiche Rechnung doppelt bezahlen. Weitere Vorteile sind:

• Automatisierung des Rechnungseingangs. Beispielsweise werden Rechnungen automatisch geprüft, ob sie alle vorgeschriebenen Angaben enthalten.
• Unterstützung von Fachabteilungen bei finanziellen Anfragen. Falls beispielsweise das Controlling mal Informationen zu einer bestimmten Rechnung benötigen sollte, um einen Sachverhalt zu klären, kann das Dokument schnell gefunden werden.
• Eine Vermeidung oder Reduzierung von Fehlern wie beispielsweise Zahlendrehern, die bei einer manuellen Bearbeitung öfter passieren können.
• Die Prozessautomatisierung und die damit verbundene Effizienzsteigerung bietet oft die Möglichkeit, einen Mitarbeitermangel in der Buchhaltung (zum Teil) auszugleichen.
• Durch die neue Transparenz, die entsteht, wissen Sie immer Bescheid, bei welchen Rechnungen wann die Zahlungsfristen ablaufen. Das ist insbesondere für Unternehmen relevant, die täglich viele Rechnungen erhalten.
• Sie können Monatsabschlüsse schneller durchführen.
• Gesetzliche Anforderungen wie das GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) lassen sich leichter einhalten.
• Unterstützung bei der Ermittlung der abzugsfähigen und der zu zahlenden Umsatzsteuer

Fazit

Das Rechnungseingangsbuch dient der zentralen Erfassung von eingegangenen Rechnungen in chronologischer Reihenfolge.

Die Führung eines Rechnungseingangsbuches kann sich für viele Organisationen als durchaus nützlich erweisen. Sie bietet eine bessere Übersicht und Transparenz über Rechnungen und finanzielle Transaktionen im Unternehmen. Beim Einsatz eines digitalen Rechnungseingangsbuches können Sie mit weiteren Vorteilen rechnen – vor allem aufgrund der Automatisierung der Prozesse.