Viele Vereine arbeiten heute hochprofessionell. Dazu gehört auch der Einsatz einer geeigneten Software. CRM-Systeme sind Programme, die Nonprofit-Organisationen helfen, ihre Mitglieder zu verwalten, ihre Angebote auf die Zielgruppe auszurichten und Ehrenamtliche zu mobilisieren.
Was ein CRM leistet
CRM-Software kann Vereine in folgenden Bereichen unterstützen:
- Mitglieder mit vielen Meta-Informationen speichern, wie z. B. Interessen, Alter, Familienstand, Beruf.
- Ehrenamtliche passgenau für Aufgaben auswählen und mobilisieren.
- Werbung um Neumitglieder professionalisieren.
- Veranstaltungen organisieren, einschließlich der Verteilung von Aufgaben und der Termin- und Ressourcenplanung
- Newsletter, Veranstaltungshinweise, Spendenaufrufe und Mitgliederwerbung automatisiert versenden und zielgruppengenau platzieren.
- Auf mobilen Geräten, sogar auf dem Fußballplatz, immer zugänglich sein.
Beispiel: Spenden akquirieren
Eine Bürgerstiftung möchte mehr Stifter gewinnen. Im Kontaktmanagement hat sie viele Informationen über ihre vorhandenen Stifter gespeichert. Es stellt sich heraus, dass die meisten davon einen ähnlichen Bildungsstand haben und zu einer ähnlichen Altersgruppe gehören. Es sind überdurchschnittlich viele Selbständige und leitende Angestellte darunter. Männer und Frauen sind etwa gleich stark vertreten.
Anhand dieser Erkenntnisse kann die Stiftung entsprechende Adressen besorgen und direkt aus dem CRM heraus zielgerichtet potenzielle Stifter anschreiben. Die Nachverfolgung dieser „Akquisitionen“ wird ebenfalls Software-gestützt nach einem klaren, bewährten Prozess organisiert.
Beispiel: Ehrenamtliche mobilisieren
Ein Förderverein sucht Ehrenamtliche, um Arbeitsgemeinschaften für benachteiligte Kinder anzubieten. Erfahrungsgemäß ist es sinnlos, Aufrufe an alle Mitglieder zu senden und zu hoffen, dass sich jemand meldet.
Im Kontaktmanagement des Vereins ist hinterlegt, welche besonderen Fähigkeiten und beruflichen Eignungen die Mitglieder mitbringen. Außerdem haben die Mitglieder angegeben, ob sie prinzipiell bereit sind, sich ehrenamtlich zu engagieren, und wann sie abkömmlich sind.
Der Vereinsvorstand ruft daraufhin gezielt bestimmte Personen an und bittet sie persönlich um ihre Mithilfe.
Auf diese Weise konnte eine Übersetzerin gewonnen werden, einmal die Woche nachmittags einen Sprachkurs anzubieten. Ein Hobby-Musiker, der nur abends zur Verfügung steht, hat sich bereit erklärt, Jugendlichen mittwochsabends das Gitarrespiel beizubringen.
Integration mit Beitragsinkasso und Mahnwesen
Fortgeschrittene CRM-Systeme sind heute keine Insellösungen mehr. Sie können um weitere Module ergänzt werden. Für Vereine empfiehlt es sich, ein CRM-System auszusuchen, das sich mit einer Buchführungssoftware integrieren lässt. Viele Buchführungsprogramme bieten auch den speziellen Kontenrahmen für Vereine an. Sie ermöglichen auch Laien eine korrekte Buchführung und helfen, die Beitragszahlungen zu überwachen und wenn nötig anzumahnen.
Auf diese Weise können auch Ehrenamtliche ihren Verein professionell managen.
