Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?
Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Buchführung und Rechnungslegung für bestimmte Berufsgruppen. In der Einnahmenüberschussrechnung werden nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben vermerkt. Die Differenz – hoffentlich ein Überschuss – stellt den Gewinn des meist kleinen Unternehmens dar. Diese vereinfachte Berechnung der Einkünfte wird auch der Steuererklärung beigefügt. Sie ist maßgeblich für die Berechnung der Einkommensteuer.
- Besonderheiten gegenüber der doppelten Buchführung
- Wer darf die Einnahmenüberschussrechnung abgeben?
- Formvorschriften
- An Elster führt kein Weg vorbei
- Wie erstellt man eine Einnahmenüberschussrechnung?
- Abschreibungen – die Anlage AVEÜR
- Unbeschränkt oder beschränkt abzugsfähig?
- Weiteres
- Buchhaltungssoftware für die „Kleinen“
Größere Unternehmen sind dagegen zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.
Besonderheiten gegenüber der doppelten Buchführung
Buchung nach dem Zufluss- bzw. Abflussprinzip
Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in dem Jahr buchen, in dem sie tatsächlich vereinnahmt bzw. verausgabt wurden. Daraus folgt auch der nächste Punkt:
Keine Jahresabgrenzung
Einkünfte und Ausgaben, die in Wirklichkeit ein anderes Jahr betreffen, dürfen nicht abgegrenzt werden. “Jahresabgrenzung” ist der buchhalterische Vorgang, mit dem solche Geldflüsse in das Jahr verschoben werden, das sie tatsächlich betreffen. Dies hat natürlich Auswirkungen auf die Steuererklärung.
Eine Ausnahme bilden regelmäßige Einkünfte oder Ausgaben, die in einer Frist von 10 Tagen um den Jahreswechsel herum auftreten, wie z. B. Büromiete, Zinsen oder Gehälter.
Keine Rückstellungen
Demselben Prinzip folgt die Vorschrift, dass Einnahmen-Überschuss-Rechner keine Rückstellungen bilden können, um für zukünftige Belastungen vorzusorgen. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Kleinunternehmer und Selbständige eine solche Vorsorge privat treffen können. Der Unterschied: Rückstellungen müssen nicht versteuert werden, weil sie im Betrieb verbleiben; Entnahmen hingegen unterliegen voll der Einkommensteuer.
Wahl zwischen Soll- und Ist-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung wird Umsatzsteuer für den Anmeldezeitraum erhoben, in dem die Leistung erstellt wurde. Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer für den Anmeldezeitraum erhoben, in dem die Zahlung tatsächlich zugeflossen ist. Einnahmen-Überschuss-Rechner haben die Wahl zwischen beiden Methoden – und wählen üblicherweise die Ist-Versteuerung, weil damit die Umsatzsteuer später fällig ist.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Bei Eingangsrechnungen wird die Vorsteuer in einem Posten als Ausgabe und bei Ausgangsrechnungen in einem Posten als Einnahme in der EÜR gebucht. Bei der Umsatzsteuererklärung werden beide Posten saldiert und die Differenz ist die Umsatzsteuer-Zahllast bzw. Erstattung.
Wer darf die Einnahmenüberschussrechnung abgeben?
Das sind zunächst einmal die Freiberufler. Wer Freiberufler ist, regelt der § 18 Einkommensteuergesetz. Zu den klassischen freien Berufen gehören Angehörige von Heilberufen, Rechtsberater, wissenschaftliche und technische Berufe sowie Künstler.
Freiberufler dürfen immer eine EÜR abgeben, unabhängig von ihrem Umsatz und Gewinn.
Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und eine bestimmte Unternehmensgröße nicht überschreiten (so genannte “Kleinbetriebe”), dürfen ebenfalls die EÜR abgeben. Es gelten eine Gewinngrenze von maximal 50.000 Euro pro Jahr und eine Umsatzgrenze von 500.000 Euro pro Jahr. Hinzu kommen landwirtschaftliche Betriebe, die maximal 50.000 Euro jährlich als Gewinn ausweisen und deren Nutzflächen maximal 25.000 Euro wert sind.
Formvorschriften
Betriebe, die nicht mehr als 17.500 Euro Einnahmen verbuchen, fallen unter die Kleinunternehmerregelung. Hier genügt eine formlose Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben als Gewinnermittlung. Wer von der Umsatzsteuer befreit ist, gibt die Bruttobeträge an, alle anderen vermerken die (umsatzsteuerpflichtigen) Nettobeträge.
Jeder, dessen Gewinn mehr als 17.500 Euro beträgt, muss zwingend die EÜR nach § 60 Absatz 4 EStDV auf dem amtlichen Vordruck und möglichst auf elektronischem Wege abgeben. Die EÜR wird als Anlage zur Einkommensteuererklärung beim zuständigen Finanzamt eingereicht.
An Elster führt kein Weg vorbei
Die meisten Unternehmer lassen ihre Einnahmenüberschussrechnung vom Steuerberater erstellen oder geben sie mithilfe eines entsprechenden Buchhaltungsprogramms ab.
Allerdings bietet das Finanzamt über sein Elster-Portal auch die Möglichkeit, die notwendigen Formulare selbst herunterzuladen, auszufüllen und abzugeben. Das ElsterFormular-Installationspaket, das auch die EÜR umfasst, gibt es hier.
Wie erstellt man eine Einnahmenüberschussrechnung?
Wie bei jeder Steuererklärung müssen zuerst die persönlichen Daten wie Name, Steuernummer und Betriebsart eingegeben werden.
Darauf folgen die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben. Wichtig ist, dass für die Angaben das „Zuflussprinzip“ gilt: Der tatsächliche Geldfluss (nicht das Datum der Rechnung) entscheidet darüber, ob eine Einnahme oder Ausgabe in das Geschäftsjahr fällt oder nicht.
Abschreibungen – die Anlage AVEÜR
Auch Einnahmenüberschussrechner können Abschreibungen – oder „Absetzungen für Abnutzung“ (AfA) – in ihre Gewinnermittlung einbeziehen. So können sie langlebige Wirtschaftsgüter wie z. B. Firmenwagen, Büromöbel oder Computer abschreiben.
Die Abschreibungsdauern richten sich nach der „betriebsüblichen Nutzungsdauer“ und werden vom Bundesfinanzministerium in Abschreibungstabellen festgeschrieben.
Einnahmeüberschussrechner tragen ihre Anlagegüter mit Anschaffungspreis, Buchwert und (soweit vorhanden) Sonderabschreibungen in die Anlage AVEÜR ein.
Unbeschränkt oder beschränkt abzugsfähig?
Manche Betriebsausgaben sind nur beschränkt abzugsfähig. Für Geschenke an Geschäftspartner dürfen höchstens 35 Euro pro Person und Jahr in Ansatz gebracht werden. Für Bewirtungsaufwendungen kann die volle Mehrwertsteuer abgezogen werden, aber nur 70 % des Nettobetrags. KFZ-Kosten, wie z. B. Leasing, Kraftstoff, KFZ-Steuern, Reparaturen und Versicherung, können als Ausgaben geltend gemacht werden.
Fahrtkosten müssen genau aufgeschlüsselt werden, damit zweifelsfrei nachgewiesen ist, dass sie aus geschäftlichem Anlass entstanden sind. Wird ein Firmenfahrzeug auch privat genutzt, muss dieser private Nutzungswert als Betriebseinnahme erfasst werden.
Weiteres
Schuldzinsen können ebenfalls abgesetzt werden, müssen aber durch genaue Angaben zu Entnahmen und Einlagen nachgewiesen werden.
Investitionsabzugsbeträge sowie Rücklagen und stille Reserven bieten gewisse steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten. Diese komplizierteren Sachverhalte sollten Sie unter allen Umständen mit dem Steuerberater abklären. Nur er kann entscheiden, ob und unter welchen Umständen diese Instrumente für Sie sinnvoll sind.
Buchhaltungssoftware für die „Kleinen“
Mit einer Buchhaltungssoftware haben Freiberufler und Kleinbetriebe ihre Steuern und Gewinnermittlung besser im Griff.
Gerade dann, wenn die Personalressourcen begrenzt sind, können solche Programme viel Zeit und Arbeit sparen. Rechnungen werden direkt in der Software erfasst und gebucht und die entsprechende Gewinnermittlung erstellt sich quasi von selbst.
In Buchhaltungsprogrammen, die für Einnahmenüberschussrechner optimiert sind, können Geschäftsvorfälle ohne Buchführungskenntnisse eingegeben werden. Büromaterial, Fremdleistungen, Porto, Tankbelege – die Buchungsvorfälle werden im Klartext angeboten; eine Kenntnis der Konten und Steuerfälle erübrigt sich. Einige Programme ermöglichen sogar die reibungslose digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Einfacher geht es nicht.
