Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Der Professional Service der Scopeviso AG hat dafür ein spezielles Onboarding-Programm entwickelt. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Kombination von digitalen Trainingsmethoden mit der persönlichen Beratung und Schulung vor Ort.
Best Practice ERP-Einführung
Wie die Einführung von Scopevisio in der Praxis ablaufen kann, präsentierten Lars Bußmann, Geschäftsführer der Signtec Leit- und Informationssysteme GmbH und Angelique Sottek, Beraterin bei Scopevisio, auf dem diesjährigen Cloud Unternehmertag. Die Firma Signtec ist seit 2019 Kunde der Scopevisio und wurde bei der Einführung durch den Professional Service der Scopevisio begleitet.
Die circa 20-minütige Aufzeichnung des kompletten Vortrags sehen Sie hier:
Signtec steht seit 25 Jahren für hochwertige Beschilderungssysteme und bietet vom Türschild bis hin zu Stelen und Pylonen im Außenbereich eine breite Produkt-Palette an. Auf der Suche nach einer integrierten Unternehmenssoftware entschied sich Signtec für Scopevisio, da die Software alle Anforderungen bereits im Standard erfüllte. Zusammen mit der Software buchte Bußmann auch gleich das sogenannte Onboarding mit. Was es damit auf sich hat, erklärt Sottek mit Hilfe des Bildes einer Rakete. „Wir wollen den Anwendern mit dem Onboarding schnell einen starken Schub verschaffen, damit diese mit Scopevisio arbeiten können“, erklärt Sottek
Das Phasenkonzept
Das Onboarding gliedert sich in mehrere Phasen. Es startet mit einer Selbstlernphase, in welcher der Anwender eigenständig mit Hilfe von Video-Tutorials lernt. In der anschließenden Konzeptionsphase werden Prozesse identifiziert und gemeinsam definiert, wie diese in Scopevisio abgebildet werden. In der letzten Phase werden diese dann in Scopevisio umgesetzt.
Die Selbstlernphase
Bei Signtec wurde zunächst ein kleines Team gebildet, das die internen Prozesse identifiziert hat, die in Scopevisio abgebildet werden sollten. Dann wurde ein Fahrplan dazu entwickelt, wann welche Video-Tutorials in welcher Abteilung angeschaut werden sollten. Scopevisio hat für das Lernen mit Videos eine eigene Videoplattform entwickelt, die auch Wissenstests zum Selbstcheck bereithält.
Das dort Gelernte konnten die SIGNTEC-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerdem in einer Scopevisio Demo-Version gleich ausprobieren. Während der Selbstlernphase wird der Anwender nicht allein gelassen. So kann er sich per Chat oder auch per Videokonferenz an einen Scopevisio-Berater wenden. Gerade die Selbstlernphase ist sehr effektiv: „Wir konnten so die Mitarbeiter sehr zügig in die Lage versetzen, selbständig mit dem System zu arbeiten“, erläutert Bußmann.
Die Konzeptionsphase: Prozesse in Workshops erarbeiten
Nach der Selbstlernphase schließt sich eine Konzeptionsphase an, in der das Nutzungskonzept gemeinsam erarbeitet wird. Dies geschieht im persönlichen Austausch mit dem Berater – per Webcall und in Workshops vor Ort. Dabei wird geschaut, welche Prozesse vorhanden sind und inwieweit diese in gleicher oder auch optimierter, veränderter Form in Scopevisio abgebildet werden. So war es auch bei Signtec. „Die Workshops waren dazu da, dass man zusammen Prozesse definiert. Man konnte konstruktiv arbeiten und brauchte sich nicht an Kleinigkeiten aufzuhalten“, so Bußmann. Dies war nur deshalb möglich, weil in der Selbstlernphase bereits das grundlegende Verständnis von Scopevisio erarbeitet worden war.
Die Durchführungsphase: Abbildung der Prozesse in der Software
In der abschließenden Phase werden die definierten Prozesse umgesetzt, letzte Fragen geklärt und eventuell noch Einzelheiten angepasst. Der Abschluss der Durchführungsphase kann laut Sottek so erfolgen, dass das gesamte Team geschult wird – so wie bei Signtec – oder aber einzelne Teammitglieder ausgebildet werden, die als Multiplikatoren fungieren.
Bußmann fügt hinzu: „Wir haben jetzt sämtliche Belege erstellt und alle Vertriebsprozesse abgebildet. Die Zeit der Einführung von Scopevisio haben wir allerdings auch genutzt, um unsere Softwarelandschaft umzustellen. Wir wollten weg von eigenen Servern und hinein in die Cloud“, erklärt Bußmann. Dieser umfangreiche Gesamtprozess konnte nach sechs Monaten abschlossen werden. „Das hat überraschend gut geklappt“, resümiert Bußmann.
Sein Fazit: „Der Hauptvorteil ist, dass man das System durch das Onboarding sehr gut kennenlernt. Dadurch ist man später in der Lage, eigenständig Anpassungen vorzunehmen. Wenn man nicht alles vorgekaut bekommt, sondern sich selbst damit beschäftigt, braucht man nachher kaum noch jemanden.“
Und falls doch? Dann kann man auf die besonderen Weiterbildungsangebote der Scopevisio zurückgreifen.
