Die Scopevisio Beschaffung unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Entscheidend dafür ist der Überblick über den Bedarf, damit alle Aufträge bedient werden können. Ein wesentlicher Pluspunkt der Scopevisio Beschaffung ist die nahtlose Integration des Moduls in die Cloud Unternehmenssoftware der Scopevisio.
Herausforderungen in der Beschaffung
Die Beschaffung im Unternehmen ist keine Insel, sondern mit allen Unternehmensbereichen wie dem Verkauf und der Geschäftsführung verknüpft.
Die Mitarbeitenden haben in ihren jeweiligen Rollen unterschiedliche Anforderungen an die Beschaffung:
Der Verkäufer will seinem Kunden ein sicheres Lieferdatum nennen können. Er möchte dafür aber nicht lange recherchieren, denn dadurch geht ihm Zeit für die Neukundengewinnung verloren.
Der Einkäufer braucht einen schnellen und zuverlässigen Überblick über Aufträge und Bestände, um bedarfsgerecht zu bestellen.
Der Buchhalter benötigt Klarheit über Lieferungen und Leistungen, um Eingangsrechnungen zur Zahlung anweisen zu können. Darüber hinaus braucht der diese Informationen auch für die Umsatzsteuervoranmeldung.
Der Geschäftsführer will zuverlässig wissen, zu welchem Zeitpunkt er mit welchen Umsätzen rechnen kann.
Probleme in der Beschaffung
Oft werden diese Herausforderungen aber auch heute noch mit suboptimalen Werkzeugen bewältigt. Manuelle Prozesse und Systembrüche prägen weiterhin den Arbeitsalltag. Die Folgen:
- Fehlender Gesamtüberblick über Aufträge und Bestände
- Ineffizienter Beschaffungsprozess durch Medienbrüche und aufwändige manuelle Tätigkeiten
- Zeitintensive Informationssuche in unterschiedlichen Abteilungen, getrennten Systemen oder an unterschiedlichen Ablageorten
- Fehlende Auskunftsfähigkeit, wenn Kolleg:innen nicht im Hause sind
- Hoher Arbeitsaufwand durch die Aggregation und Aufarbeitung von Daten
All dies kann negative Auswirkungen auf den Beschaffungsprozess haben, was wiederum dazu führen kann, dass benötigte Artikel fehlen und Umsätze nicht realisiert werden:
- Kunden beschweren sich wegen verstrichener Liefertermine.
- Kunden stornieren und bestellen bei der Konkurrenz.
- Die Kundenbindung schwindet.
Setzen Sie auf Software, die Ihre Beschaffungsprozesse optimiert! Scopevisio nimmt dem Einkauf manuelle Prozesse ab, minimiert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Liefertermintreue.
Scopevisio Beschaffung als Teil eines Gesamtsystems
Scopevisio Beschaffung: Die richtigen Produkte in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort!
Die Scopevisio Beschaffung ist ein Modul der vollständig interierten ERP-Software von Scopevisio. Das hat den Vorteil, dass vor- und nachgelagerte Prozesse nahtlos mit der Beschaffung verbunden sind und die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Übertragung von Daten von einem System ins andere entfällt.
Silos werden aufgebrochen. Statt dessen werden Daten zentral in einem System gepflegt. So wird Datenkohärenz geschaffen und eine Echtzeitsynchronisation garantiert. So werden zum Beispiel Rechnungen Ihrer Lieferanten den eingehenden Lieferungen zugeordnet und automatisch sachlich geprüft. Hier zeigt sich der Vorteil der Integration von Beschaffung und Rechnungseingangsbuch.
Die Auftragssteuerung als zentrales Element
Ausgangspunkt der Beschaffung in Scopevisio ist die Auftragssteuerung.
In der Auftragssteuerung erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die anstehenden Aufträge und die zugehörigen Auftragspositionen sowie die Reservierungen. In dieser Übersicht wird mittels Ampel-Kennung (grün, gelb, rot) ersichtlich, ob und wann Aufträge ausgeführt werden können. Sie sehen, welche Aufträge aus dem aktuellen Lagerbestand und den bevorstehenden Lieferungen aus den Bestellungen bei Ihren Lieferanten bedient werden können. Liefertermine werden für alle Aufträge zentral gerechnet auf Basis von Lagerbeständen und bereits im System erstellten Bestellungen.
So können Sie Ihre Aufträge optimal planen und steuern!
Prozessmodell zur Scopevisio Beschaffung
Aufträge erfassen / Auftragssteuerung
In der Auftragssteuerung laufen alle erfassten Aufträge ein, die wiederum einen Bedarf an Artikeln erzeugen (unterer Teilprozess). Auf der Basis des Bedarfs werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt. Dabei werden zwei Aspekte berücksichtigt:
- Melde- und Maximalbestände
- Unterdeckung aus aktuellen Aufträgen
So wird gewährleistet, dass Sie alle Aufträge erfüllen können.
Die zentrale Auftragssteuerung reserviert die Warenmengen entsprechend der Aufträge und kalkuliert Liefertermine auf Basis von “Menge am Lager” und “Menge in Bestellung” beim Lieferanten.
Bestellvorschläge / Bestellungen
Die Bestellvorschläge kann der Anwender in Bestellungen überführen, die er aus dem System heraus an den bevorzugten Lieferanten (Standardlieferant) versendet.
Die Bestellübersicht bietet Ihnen einen Überblick über sämtliche Bestellungen. Von hier aus können Sie in die einzelnen Bestellungen mit allen relevanten Daten wie Bestelldatum, Status, Mengenangaben und viele andere mehr abrufen.
Wareneingänge
Wareneingänge laufen in Scopevisio stets gegen eine Bestellung. Der obere Teilprozess zeigt, wie die Wareneingänge in den Prozess der Auftragsabwicklung übergehen (Kommissionierung, Auslieferung, Abrechnung).
In der Übersicht zu den Wareneingängen sehen Sie, welche Lieferungen eingetroffen sind oder noch ausstehen.
Rechnungen / Zahlungen
Eingangsrechnungen werden im Scopevisio Rechnungseingangsbuch mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet. Dadurch entfällt weitgehend die manuelle Prüfung, ob zur Rechnung Ihres Lieferanten die Ware entsprechend eingebucht wurde. Da dies automatisch erfolgt, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Die Buchhaltung ist in der Lage, Skonto zu ziehen und Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Möglich ist dies, weil Scopevisio Beschaffung und Scopevisio Finanzen als Bestandteile der integrierten Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware sind.
Vorteile der Scopevisio Beschaffung
Sicherlich kennen Sie Fragen wie:
- Wer hat das bestellt?
- Wann wurde das bestellt?
- Haben wir das noch auf Lager?
- Wurde das bereits geliefert?
In der Vergangenheit bedeutete das lästiges Nachfragen im Einkauf oder Nachschauen im Lager. Mit Scopevisio sind diese Informationen für alle Berechtigten zentral auf Knopfdruck verfügbar. Für Sie bedeutet das endlich mehr Transparenz in der Beschaffung – und mehr Effizienz!
In Scopevisio sind Prozesse basierend auf erprobten Best Practices vorkonfiguriert. Für alle Beteiligten im Einkauf und Verkauf ergeben sich dadurch viele Vorteile.
- Ganzheitlicher Überblick über die gesamte Auftragslage
- Bedarfsgerechte Beschaffung auf der Basis von automatisierten Bestellvorschlägen
- Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kolleg:innen und Kunden durch Echtzeitdaten
- Zeitersparnis durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
- Verlässliche Liefertermine und erhöhte Kundenzufriedenheit
Funktionen der Scopevisio Beschaffung
Die Scopevisio Beschaffung wird kontinuierlich zu einer umfassenden Material- und Warenwirtschaft ausgebaut. Derzeit sind folgende Funktionen verfügbar:
Standorte und Lager
- Mehrere Standorte und Lager
Produkte
- Produktverwaltung mit Text, Bild, Verkaufspreisen
- Staffeleinkaufspreise und individuelle Preise
- Einheiten
- Mehrere Lieferanten und Preise pro Produkt
- Bevorzugter Lieferant pro Produkt
Lieferanten
- Lieferantenverwaltung mit Kontaktmanagement
Stücklisten
- Mehrstufige Stücklisten als Auftragsstücklisten
Aufträge
- Auftragserfassung
- Auftragssteuerung und Produktreservierung nach Wunschdatum und Priorität
- Automatische Vorbereitung der Kommissionierung/Auftragsfertigung nach Wunschdatum
- Liefertermine an Aufträge übertragen aus Bestand und eingehenden Lieferungen
Bestellungen
- Automatische Bestellvorschläge zur Bedarfsdeckung aus Auftrag oder Meldebestand
- Ausfertigung Bestellung und Versand dieser per Mail an Lieferanten
Wareneingang
- Buchung Wareneingang gegen Bestellung
Eingangsrechnungen
- Teilautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank der Integration der Beschaffung in Scopevisio Finanzen (Rechnungseingangsbuch)
Inventur
Fazit
Optimierte Beschaffung = zufriedene Kunden
Mit Scopevisio Beschaffung behalten Sie alle Daten im Blick und verschlanken und straffen gleichzeitig den Beschaffungsprozess. Beides trägt dazu bei, die Auftragsabwicklung zu optimieren, was schlussendlich die Kundenzufriedenheit erhöht.
Mehr Transparenz: Daten müssen nicht mehr in verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Lager) zusammengesucht werden. Statt dessen rufen Sie mit einem Klick Übersichten über Aufträge, Bestellungen und Wareneingänge auf.
Beschleunigte Prozesse: Beschaffungsprozesse werden in Kombination mit vor- und nachgelagerten Prozessen in einem integrierten System gelenkt und gestrafft.
So erreichen Sie durch Standardisierung, Automatisierung und Transparenz eine optimale Kundenzufriedenheit.
