Wie funktioniert eigentlich das Onboarding bei Scopevisio? Und wie lange dauert die Einführung einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware? Antworten darauf geben wir am Beispiel der Einführung von Scopevisio beim DRK-Kreisverband Freiberg-Rochlitz.
Nach der Fusion der beiden Verbände Freiberg und Rochlitz im Jahr 2022 entschied sich der neue Kreisband für die Einführung der cloudbasierten Buchhaltungssoftware von Scopevisio. Damit sollte vor allem das standortunabhängige Arbeiten unterstützt werden. „Mit Cloud-Technologie möchten wir die räumliche Trennung überwinden. Außerdem wollen wir flexibel sein, was das mobile Arbeiten angeht“, so der IT-Leiter. Das Onboarding startete im Oktober 2022.
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Eckdaten zum Einführungsprojekt
Gewählte Module: Organisation, Finanzen, DMS/ECM plus Rechnungseingangsbuch
Onboarding Finanzen: Paket Enterprise
Beteiligte Personen beim DRK: sechs (Buchhaltung und IT-Leitung)
Beteiligte Personen bei Scopevisio: drei (Projektleitung und zwei Fachberaterinnen)
Dauer der Einführung: Finanzen: drei Monate, alle gewählten Module: sieben Monate
Was war das Projektziel?
Ziel des Onboardings war es, die beiden On-Premise-Buchhaltungsprogramme der Kreisverbände abzulösen und die Daten aus beiden Systemen in einer Gesellschaft zusammenzuführen. Die Anwender sollten künftig in der Lage sein, die Buchhaltung dieser Gesellschaft effizient in Scopevisio Finanzen zu führen.
Zudem sollten über die Anbindung an Microsoft Power BI visuelle Dashboards für die Geschäftsführung und die Einrichtungsleiter eingerichtet werden.
In welchen Schritten wurde die Einführung von Scopevisio umgesetzt?
- Systemeinrichtung und Migration
- Schulung Modul Finanzen (vorgezogen wegen Start zu Beginn des Jahres)
- Schulung DMS und Abrechnung (nachgelagert)
- Interne Gruppenschulungen durch das DRK zur App SCOPEVISIO2GO für die Rechnungsfreigabe (40 Mitarbeitende) und für die Erfassung von Kassenbelegen (30 Mitarbeitende)
- Anbindung von Vorsystemen (z.B. Import von Abrechnungsdaten von Kitas aus Vorsystemen über Excel2Scope nach Scopevisio; automatisiertes Controlling per Power BI)
Das Onboarding wurde mit einem Kick Off-Meeting gestartet, bei dem die Projektteilnehmer vorgestellt und der Projektplan besprochen wurde.
Wie lief die Datenmigration ab?
Die Migration der Daten wurde gemeinsam durchgeführt. Dabei verteilten sich die Aufgaben wie folgt:
- DRK: Aufstellung der zu übernehmenden Kontakte, Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Kostenstellen, Produkte (Leistungen)
- Scopevisio: Bereitstellung von Importvorlagen, Demonstration von Beispielimporten, Prüfung der Migrationsdaten
- DRK: Migration der Kontakte, Kreditoren, Debitoren und Produkte sowie Migration der Bewegungsdaten
Die Altdatenübernahme erforderte einige Vorbereitung, lief aber reibungslos ab. „Die Importtools von Scopevisio sind sehr flexibel. Das ist bei anderen Anwendungen oft viel komplizierter“, so der IT-Leiter.
Wie ging die Einführung von Scopevisio vonstatten?
Um den Start mit Scopevisio Finanzen zum Jahreswechsel sicherzustellen, wurde abweichend von der regulären Projektplanung das Modul Finanzen zuerst eingeführt. Nachgelagert fanden die Schulungen für das Kontaktmanagement, das Dokumentenmanagement und die Abrechnung statt.
Welches Onboarding-Konzept verfolgt Scopevisio?
Bei der Softwareeinführung verfolgen wir eine hybride Strategie. Darunter verstehen wir eine Kombination aus
- Selbstlernen mit dem umfangreichen Bestand an Video-Tutorials auf der Anwenderplattform Scopeunity
- Begleitung durch Fachberaterinnen und Fachberater in regelmäßigen Websessions und im abgeschlossenen Coworking-Space in der Scopeunity
Wie wurde dies beim DRK Freiberg-Rochlitz umgesetzt?
Das Team eignete sich im Ein- bis Zwei-Wochenrhythmus Basiswissen mit Hilfe von Videos an, anschließend fand eine gemeinsame Websession statt.
Die Einführung eines Themas wie z.B. des Rechnungseingangsbuch gliedert sich in der Regel in folgende Schritte:
- Videos (Mediathek Scopeunity) – Kunde
- Konzeption (Websession) – Gemeinsam
- Umsetzung in der Software (z. B. Festlegung Freigabeprozesse) – Kunde
- Workshop & Training (Websession) – Gemeinsam
- Q & A (Websession) – Gemeinsam
Zu jeder Websession erstellt Scopevisio ein Protokoll, das im Coworking Space der Scopeunity hinterlegt wurde. In den Protokollen werden die besprochenen Themen und Beschlüsse dokumentiert und die anstehenden To dos auf Seiten des Kunden und auf Seiten von Scopevisio festgehalten.
Ziel der Websessions ist es unter anderem, den Anwender dazu zu befähigen, Einstellungen in Scopevisio selbst vorzunehmen. So zeigt der Fachberater zum Beispiel, wie Regeln im Rechnungsbuch angelegt werden. Die Umsetzung aber übernimmt der Kunde selbst. Da macht ihn auch für mögliche künftige Änderungen handlungsfähig.
Gemeinsam mit dem DRK fanden insgesamt über 70 Websessions von ein bis drei Stunden Dauer statt. Der erste Teil der Websessions dienten vornehmlich der Schulung, gegen Ende des Projektes wurden vorrangig offene Fragen geklärt. Zwischendurch wurden einzelne Fragen auch telefonisch besprochen.
Ist die Einführung von Scopevisio beim DRK repräsentativ?
Ja und nein. Nach unserer Erfahrung ist eine Einführungszeit von etwa drei Monaten realistisch. Unmittelbar beteiligt sind in der Regel zwei bis sechs Personen.
Jede Software-Einführung ist jedoch sehr individuell und von vielen Faktoren abhängig. Folgendes muss unter anderem berücksichtigt werden:
- Wird Scopevisio komplett oder nur in Teilen eingeführt?
- Sollen Daten aus Vorsystemen übernommen werden?
- Müssen Prozesse an die Software angepasst werden?
- Wie lässt sich die Software an bewährte Prozesse anpassen?
- Sollen neue Prozesse implementiert werden und müssen diese erst konzipiert werden?
- Wie individuell soll die Software konfiguriert werden?
- Werden Drittsysteme angebunden?
Viel entscheidender dürften jedoch folgende Fragen sein:
- Welche Priorität hat die Einführung?
- Wie viel Zeit haben Mitarbeitende für das Onboarding neben ihrem Tagesgeschäft?
Fazit
Mit der Finanzbuchhaltung ging das DKR zum 1. Januar 2023 an den Start. Danach folgten DMS/ECM und Abrechnung sowie die Anbindung an Power BI.
Das DRK Freiberg-Rochlitz bewertet die Lernvideos positiv, um sich Basiswissen anzueignen. Für tiefergehendes Wissen sei jedoch der direkte Austausch wertvoller: „Beim Onboarding standen uns Videos zum Selbstlernen und zum Wiederholen zur Verfügung. Am meisten hat uns aber die persönliche Betreuung vorangebracht.“
Nachdem sich Scopevisio nun im laufenden Betrieb befindet, kann der DRK-Kreisverband weiterhin auf die Unterstützung von Scopevisio zählen. Der sogenannte Customer Lifetime Service (CLS) bietet dem Kunden eine fortdauernde und kontinuierliche Betreuung.
Zum DRK Freiberg-Rochlitz finden Sie auch eine Success Story auf unserer Website.
