Wozu Projektmanagement Software?
Viele Unternehmen arbeiten heute projektorientiert. Wie bei anderen Unternehmensprozessen kommen auch hier häufig Softwarelösungen zum Einsatz. Sie entlasten die Projektbeteiligten bei ihren Aufgaben und helfen dabei, Projekte zum Erfolg zu führen. Eine Projektmanagement-Lösung ist vor allem dann wertvoll, wenn viele Personen an einem komplexen Projekt beteiligt sind und der Kommunikationsfluss zwischen allen Akteuren gewährleistet werden muss. Projektmanagement Lösungen unterstützen bei:
- Planung
Der Projektmanager hinterlegt die Projektziele, Pläne und Aufgaben in der Software. Alle Beteiligten können dort ihre Aufgaben einsehen und dokumentieren.
- Steuerung
Alle Projektbeteiligten hinterlegen ihre Arbeitsergebnisse im System. Dadurch wird der Projektfortschritt sichtbar und gleichzeitig steuerbar.
- Kontrolle
Der Status eines Projektes kann zu jedem Zeitpunkt nach diversen Gesichtspunkten (z.B. Termineinhaltung) ausgewertet werden.
Wichtige Funktionen von Projektmanagement Lösungen
Projektmanagement Lösungen sind heute in großer Zahl erhältlich. Sie unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Funktionen und ihrem Projektmanagement-Ansatz jedoch meist erheblich voneinander. Einige decken eine große Bandbreite an Projektmanagement-Funktionen ab, andere konzentrieren sich nur auf einen kleineren Teilbereich. Zu den wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement Lösung zählen die folgenden:
Projektvorbereitung: Software-gestützte Zieldefinition, Ober – und Unterziele
Projektplanung: Strukturierung des Projektes mit Hilfe von Teilprojekten, Arbeitspakten, Aufgaben und Meilensteinen sowie Einbettung in einen Zeitplan. Hierzu werden häufig sogenannte Gantt-Diagramme verwendet. Sie stellen die zeitliche Abfolge von Aktivitäten als Balken auf einer Zeitachse dar.
Projektabwicklung: Zusammentragung aller Informationen, Dokumente und Arbeitsergebnisse zum Projekt (Projektdokumentation), Projektkalender
Projektcontrolling: Grafische Auswertungen (z.B. Projektfortschritt, aktueller Status), Soll-Ist-Vergleich, Prognosen
Mögliche Zusatzfunktionen: z.B. Ressourcenmangement (Teamplanung), Knowledge-Management, Kostenplanung, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Projektabrechnung
Auch andere Tools wie Mailsysteme, Wikis oder Webkonferenzsysteme werden ergänzend für das Projektmanagement eingesetzt.
