In den vergangenen Wochen war Großteil der Scopevisio Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ins Home-Office umgezogen – auch die Marketing-Abteilung. Unsere Lieblingsfunktion in dieser Situation? Natürlich Scopevisio – und zwar insbesondere die Hauptfunktionen Organisation, Dokumente und Projekte. Sie bilden die Grundlage für unsere gemeinsame Arbeit an verschiedenen Orten. Das hat uns übrigens dazu veranlasst, eine eigene Software fürs Home-Office herauszubringen, die bis Ende 2020 sogar kostenlos ist.
Wie alles begann
Home-Office von jetzt auf gleich? Für uns im Marketing war das aus dem Stand heraus möglich, weil wir komplett in der Cloud arbeiten. Unsere meistgenutzte Anwendung ist unsere eigene Software, die als cloudbasierte Lösung von überall her nutzbar ist. Hinzu kommen Tools für die Kommunikation und Office 365 – fertig ist das heimische Büro.
Seit Mitte März haben wir mit diesen Werkzeugen größtenteils von zu Hause aus gearbeitet. Inzwischen sind einige wieder ins Büro zurückgekehrt. Raum zum Abstandhalten gibt es in reduzierter Besetzung genug.
Wie wir uns organisieren
In der neuartigen Situation schien es uns anfangs uns wichtig, täglich eine Videokonferenz über Teams zu organisieren, um den Austausch, der sonst im Büro passiert, ins Digitale zu verlagern. Dies hat allerdings im Laufe der Wochen nachgelassen. Geblieben ist ein wöchentliches gemeinsames Teammeeting – unser Jour fixe – und laufende Absprachen nach Bedarf unter den Leuten, die gemeinsam an Projekten arbeiten. „Eine Videokonferenz, in der nicht irgendetwas unvorhergesehenes passiert, wie ein schemenhaftes Auftreten eines Familienmitgliedes, möchte ich gar nicht mehr missen. So paradox es klingt, irgendwie rücken wir doch gerade deswegen alle näher zusammen“, so Lukas, der im April neu bei Scopevisio angefangen hat.
Über unsere individuellen Arbeitszeiten informieren wir in Teams, damit klar ist, wer wann erreichbar ist. Unsere Arbeitszeiten erfassen wir in Scopevisio.
Wie wir zusammenarbeiten
Grundsätzlich arbeiten wir in Scopevisio mit Projekten und projektbezogen Aufgaben, die man in persönlichen Aufgabenlisten bündeln kann. Auf diese Weise organisieren wir uns praktisch fast komplett digital. Da jeder Berechtigte Zugriff auf Projekte und Aufgaben und vor allem auf die damit verbundenen Dokumente hat, funktioniert die Zusammenarbeit auch von verschiedenen heimischen Büros aus weitgehend reibungslos. Ein Beispiel kann das verdeutlichen: Nach einem gemeinsamen Abstimmungsmeeting hat Stefan Aufgabe, das Konzept für eine Landing Page zu stellen, Sabine soll den Text schreiben. Beides hängen sie an ihre jeweiligen Aufgaben an, die wiederum dem Projekt zugeordnet sind. Pati, die für die Grafik zuständig ist, findet im Projekt Konzept und Text vor und erstellt auf dieser Basis ein Design für die Landing Page, die sie an ihre Aufgabe anhängt, die ebenfalls dem Projekt zugeordnet ist. Dazu tauschen sich alle natürlich auch immer wieder persönlich aus. Dominik, für die Webentwicklung zuständig, findet im Projekt alle Infos, Texte und Grafiken vor, die er für die Website-Erstellung braucht. Am Projekt können auch Kommentare und E-Mails hinterlegt werden. „Das hört sich kompliziert an, ist eigentlich ganz einfach, weil alle Informationen an einer Stelle zusammenfließen. Und das ist im Nachhinein sehr nützlich“, findet Stefan. Scopevisio wird dadurch zu einer Art virtuellen Drehscheibe für den Informations- und Wissensaustausch im Team.
Was nicht ersetzt werden kann
Dennoch fehlt der Informationsfluss, der sonst zwischen Tür und Angel, in der Küche oder auf dem Flur stattfindet. „Es ist schon erstaunlich, wie viele Informationen man im Büro nebenbei aufschnappt. Das ist einem gar nicht so bewusst“, findet Sabine. All dies lässt sich auch mit den besten Tools nicht abbilden. Vor allem aber fehlt der informelle Austausch und das unmittelbare Miteinander, die auch wichtig für den Projekterfolg, vor allem aber für die Unternehmenskultur sind.
Wie uns das gefällt
In der aktuellen Situation ist es gerade für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Kindern sehr praktisch, von zu Hause aus arbeiten zu können. Auch scheut mancher die Fahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und freut sich darüber, mit wenigen Schritten am Arbeitsplatz sein zu können. Zudem hat man zu Hause oft mehr Ruhe, sich konzentriert einer Aufgabe zu widmen.
Angenehm ist es, wenn in dieser Situation technischen Voraussetzungen stimmen. Mit Scopevisio sind wir bestens ausgestattet für die Zusammenarbeit in unseren Home-Offices. Aber Technik alleine ist nicht alles. Viele vermissen den persönlichen Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen. Deshalb freuen wir uns sehr, uns wieder „in echt” zu sehen – wohl wissend, dass wir auch gut „virtuell“ im Home-Office zusammenarbeiten können.
