Digitale Personalakte: alle Personaldokumente an einem Ort

Täglich wachsende Papierbelege und übersichtliche Aktenstapel? HR-Abteilungen kämpfen oft mit einer wahren Datenflut, die Ressourcen und Personal beanspruchen und Prozesse langsamer machen. Mit der digitalen Personalakte bringen Sie Struktur in Ihre Datenwelt: Sie schafft Übersichtlichkeit, reduziert Papierberge und ermöglicht eine geordnete Ablage aller relevanten Mitarbeiterinformationen. 

Was ist eine digitale Personalakte?

Im Grunde genommen ist die digitale Personalakte das Pendant zur Papierakte, in der alle relevanten Daten und Dokumente von Arbeitnehmern, die von Bedeutung für das Arbeitsverhältnis sind, gespeichert und bearbeitet werden können. Durch die Umstellung auf die digitale Personalakte und der Unterstützung des Cloud-Computing, wird der HR-Prozess um einiges effizienter und digitaler gestaltet. Dieser umfassende Prozess wird auch als digitale Transformation bezeichnet und ebnet den Weg zu einem papierlosen Büro.

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Zusätzlich bieten digitale Akten hohe Sicherheitsstandards, ermöglichen automatisierte Workflows und erlauben ortunabhängigen Zugriff für berechtigte Nutzer, was die Zusammenarbeit in der HR-Abteilung erleichtert, und die Effizienz steigert.

Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Das Funktionsprinzip der digitalen Personalakte ist das gleiche, wie bei der klassischen Personalakte: Sie dient als zentraler Speicherort für alle wichtigen Mitarbeiterinformationen. Allerdings gibt es einen wesentlichen Unterschied zur papierbasierten Methode, und zwar, dass Sie eine spezielle Software-Lösung nutzen, um mit der elektronischen Personalakte zu arbeiten. Häufig handelt es sich dabei um eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell auf die Anforderungen des Personalwesens angepasst ist. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten oftmals Erweiterungen für die digitale Akten, für zugehörige Workflows und für die revisionssichere Archivierung an.

Sie können die Software entweder lokal auf den firmeneigenen Servern oder als Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen nutzen. Eine lokale Installation gewährleistet die volle Kontrolle über sämtliche Daten und Sicherheitsstandards, um gerade bei strengen Datenschutzvorgaben abgesichert zu sein. Die Cloud-Variante ermöglicht dagegen mobiles Arbeiten über einen Browser und man benötigt lediglich eine Internetverbindung. Dieser Fall ist besonders praktisch für Unternehmen mit mehreren Standorten oder im Home-Office. Cloud-Anbieter sorgen zudem für hohe Sicherheitsstandards und automatische Updates, sodass Ihre HR-Daten stets geschützt sind.

Damit das elektronische Archiv schnell und zielsicher durchsucht werden kann, wird jedes Dokument, egal ob Bild oder Text, mit spezifischen Schlagworten versehen. Typische Schlagworte sind unter anderem der Name des Mitarbeiters, seine dazugehörige Personalnummer, sowie das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Darüber hinaus werden Textdokumente mithilfe einer Software zur Texterkennung so aufbereitet, dass sich später danach gezielt suchen lässt. Mit Hilfe der Volltextsuche können Dokumente nicht nur nach Ihrer Bezeichnung, sondern auch nach ihrem Inhalt durchsucht werden. 

Welche Vorteile biete eine digitale Personalakte?

Wenn Sie die papierbasierte Personalakte in eine digitale Akte umwandeln, profitiert davon nicht nur HR. Die Vorteile der digitalen Personalakte sind vielfältig:

• Mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden in der HR-Abteilung: Ein schneller und bequemer Zugriff auf alle relevanten Personaldaten entlastet die Mitarbeitenden und steigert die Arbeitszufriedenheit.
• Entlastung der Personalabteilung: Die Digitalisierung spart Zeit und ermöglicht es, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Der Zugriff auf digitale Akten ist effizienter und ermöglicht durch räumliche Unabhängigkeit flexible Arbeitsmodelle.
• Platz- und Kosteneinsparungen: Da physische Ablagen entfallen, wird zum einen Platz gespart und zum anderen werden die Registraturkosten reduziert.
• Nahtlose Integration in die HR-Software: Moderne Dokumentenmanagementsysteme lassen sich problemlos in die bestehende HRM-Software integrieren, um Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und zu beschleunigen. Dadurch entsteht eine tiefgreifende Verbindung zum Personal- und Vertragsmanagement sowie weiteren Bereichen.
• Automatisierung administrativer Prozesse: Zusatzfeatures wie beispielsweise ein Terminkalender mit einer automatisierten Erinnerungsfunktion sorgen für mehr Effizienz und Einhaltung von wichtigen Fristen z.B. bei Bewerbungen oder Vertragsverlängerungen.
• Texterkennung und Suchfunktionen: Dokumente lassen sich per Scanner digitalisieren und Informationen über Keywords und intelligenter Texterkennung schnell ausfindig machen.
• Ortsunabhängiger & zeitgleicher Zugriff: HR-Mitarbeiter können problemlos von verschiedenen Standorten oder mobil von unterwegs auf digitale Personalakten zugreifen. Neben dem ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht die elektronische Akte ebenfalls einen zeitgleichen Zugriff aller zuständiger Mitarbeiter.
• Einhaltung gesetzlicher Datenschutzstandards: Ein ausgefeiltes Berechtigungsmanagement und der Schutz vor unberechtigtem Zugriff sorgen für die sichere und gesetzeskonforme Verwaltung sensibler Personaldaten.

Was enthält eine digitale Personalakte?

Inhaltlich besteht die digitale Personalakte aus den gleichen Informationen und Dokumenten wie die papierbasierte Personalakte. Allerdings sind Inhalt und Struktur der Personalakte gesetzlich nicht klar geregelt. Lediglich zu den Informationen, die nicht in der Personalakte aufbewahrt oder gespeichert werden dürfen, gibt es Vorschriften.

Welche Dokumente und Einträge in der Personalakte aufgenommen und gespeichert werden, bestimmt der Arbeitgeber selbstständig. Hier ein paar Beispiele:

1. Personenbezogene- & Vertragsunterlagen

• Bewerbungsunterlagen
• Abschluss- oder Arbeitszeugnisse (Kopien)
• Lebensläufe & Passbilder
• Persönliche Daten z.B. Geburtsdaten, Anschrift, etc.
• Arbeitsverträge
• Abmahnungen, Kündigungen und Schriftwechsel

2. Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen

• Sozialversicherungsnummer
• Krankenkasse
• Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
• Lohnsteuerkarte
• Gehaltsentwicklung

3. Sonstige Unterlagen

• Mitarbeiterbeurteilungen
• Beförderung und Fortbildungszertifikate
• Personalentwicklungspläne
• Amtliche Urkunden z.B. Arbeits- oder Aufenthaltszeugnisse oder Führungszeugnisse (Kopien)

Was gehört nicht in eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte darf nur berufsbezogene und für das Arbeitsverhältnis relevante Angaben enthalten. Und hier auch nur die Informationen, die direkt im Bezug mit der Tätigkeit der Mitarbeitenden im Unternehmen stehen. Ausschließlich private Daten gehören nicht in die digitale Akte.

Beispiel für private Daten sind:

• Politische und religiöse Einstellungen
• Hobbys und Interessen
• Private Reiseziele
• Krankheiten
• Unterlagen des Betriebsarztes (z.B. Befundbogen)

Neben den genannten Beispielen gibt es einige berufliche Informationen, die nicht in die elektronische Personalakte dürfen. Das sind beispielsweise Angaben über die Leistungsbereitschaft der Arbeitnehmer oder Gründe, warum sie krankheitsbedingt abwesend sind. Ebenfalls dürfen Unterlagen des Betriebsarztes aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht nicht in der Personalakte aufbewahrt werden.

Ist die elektronische Personalakte gesetzlich erlaubt?

Die digitale Personalakte ist gesetzlich nicht verboten.  Unternehmen besitzen jedoch die Freiheit, die elektronische Akte jederzeit einzuführen, sofern sichergestellt ist, dass diese den gleichen rechtlichen Vorschriften wie bei papierbasierten Personalakten entsprechen. Zu diesen Anforderungen gehört etwa die sorgfältige Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung der Daten, wenn diese personenbezogene Daten enthalten. Damit wird zum einen der Datenschutz und die Authentizität bewahrt, aber auch die Gefahr der Manipulation und die Einsicht von Drittpersonen ausgeschlossen. Neben den aufgeführten Punkten muss auch die verwendete Software für die digitale Personalakte sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllen, um Daten sicher und seriös zu verschlüsseln. Zusätzlich sorgen definierte Benutzerrollen und Zugriffsprotokolle sorgen ebenfalls für die Einhaltung der Sicherheitsstandards.

Was ist beim Einsatz von digitalen Personalakten zu beachten?

Falls Sie sich als Unternehmen dazu entscheiden, die elektronische Personalakte einzuführen, gibt es einige Punkte zu beachten. Allen voran muss das Unternehmen beispielsweise gewährleisten, dass Mitarbeitende Ihre persönliche Personalakte jederzeit nach §83 Betriebsverfassungsgesetz einsehen dürfen. Des Weiteren können Mitarbeitende unter Umständen verlange, dass bestimmte Informationen aus ihrer persönlichen Akte gelöscht werden.

Ferner haben Unternehmen die Pflicht, nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, sei es nach Kündigung oder Auslaufen des Vertrages, die Personalakte für mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. In bestimmten Fällen können diese Dokumente auch länger aufbewahrt werden. Daher sollte stets gewährleistet sein, dass die technischen Voraussetzungen jederzeit erfüllt sind, damit diesen und weiteren Rechten und Pflichten Genüge getan wird.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der beim Einsatz von einem elektronischen Archiv berücksichtig werden muss, ist der umfassende Schutz der persönlichen und personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden. Detaillierte Regelungen dazu finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Digitale Personalakte: der Digitalisierungsprozess

Bei der Digitalisierung von Papierakten sind ebenfalls einige Aspekte zu berücksichtigen. Um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen, sollte daher eine Verfahrensdokumentation eingeführt werden, in der konkret beschrieben wird, wie die Personalakte in Ihrer Organisation digitalisiert wird. Dieser Prozess ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gebündelt.

Zusätzlich müssen die digitalisierten Akten so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar und maschinell ausgewertet werden können. Änderungen an diesen Daten müssen protokolliert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Darüber hinaus sind die digitalen Akten gemäß GoBD vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen. Neben dem Datenschutz gelten die Anforderungen der EU-Datenschutzverordnungen (DSGVO), welche zusätzliche Schutzmaßnahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten beinhalten.

Im Anschluss an den Digitalisierungsprozess können die eingescannten Dokumente gesetzeskonform archiviert werden. Nach einem ordnungsgemäßen Einscannen dürfen Papierdokumente zwar grundsätzlich vernichtet werden (ersetzendes Scannen). Jedoch ist es bei wichtigen Unterlagen wie Personalakten empfehlenswert, die Originale als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme aufzubewahren.

Wann lohnt sich die Einführung einer digitalen Personalakte?

Prinzipiell kann jedes Unternehmen von der Einführung einer elektronischen Personalakte profitieren. Insbesondere kann sie sich jedoch in folgenden Fällen lohnen:

1. Bei größeren Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterzahl und einem entsprechend hohen Aufwand für die papierbasierte Aktenverwaltung.
2. Für Unternehmen, die nicht ausreichend qualifiziertes HR-Personal haben.
3. Aus technischer Sicht empfiehlt es sich, zu prüfen, ob in Ihrem Unternehmen demnächst ein größeres Projekt, wie etwa die Implementierung eines DMS-Systems oder HR-Management-Software geplant ist. Eventuell kann so die Einführung der elektronischen Personalakte beispielsweise mit so einem Projekt zusammengelegt werden, um dadurch Aufwand und Kosten zu reduzieren.

Darüber hinaus bieten Moderne DMS-Lösungen bieten im Übrigen viele weitere Vorteile im Bereich HR. Damit wird sichergestellt, dass alle Daten und Dokumenten-Workflows (Anträge, Verträge, Zertifikate, usw.), die in Ihrer HR-Abteilung und im gesamten Unternehmen im Umlauf sind, optimal verwaltet und gesetzeskonform archiviert werden.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung der digitalen Personalakte nicht nur die Effizienz im HR-Bereich steigert, sondern auch eine wichtige Grundlage für modernes und flexibles Arbeiten schafft. Zudem bietet sie eine sichere und gesetzeskonforme Lösung für die Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten.