Eine professionelle Kreditorenbuchhaltung sollte ab einer bestimmten Organisationsgröße ein fester Bestandteil jeder Firma sein. Da die Kreditorenbuchhaltung Unternehmen dabei unterstützt, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, stellt sie so deren langfristigen Erfolg sicher. Worauf es dabei ankommt, zeigen wir im folgenden Artikel.
Was versteht man unter Kreditorenbuchhaltung?
Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, für eine fristgerechte und korrekte Bezahlung von eingehenden Rechnungen zu sorgen. Dadurch können Firmen gute Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern aufrechterhalten und darüber hinaus Geld sparen. Das Ziehen von Skonti oder die Verhinderung von Mahngebühren durch eine rechtzeitige Rechnungsbezahlung sind Beispiele dafür. Die Kreditorenbuchhaltung ist in der Regel in eine Buchhaltungssoftware oder in das ERP-System integriert.
Was ist der Unterschied zwischen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Die Bezeichnungen Kreditor (lat. „credere“ = „glauben“) und Debitor (lat. „debere“ = „schulden“) kommen aus der Finanzbuchhaltung. Dabei steht Kreditor für einen Gläubiger und Debitor für einen Schuldner.
Ein Debitor kauft beim Kreditor bestimmte Leistungen ein. Dies können Geldbeträge, Arbeitsstunden oder bestimmte Waren sein. Dementsprechend ist die Kreditorenbuchhaltung damit beschäftigt, die eingehenden Rechnungen für die bestellten und gelieferten Leistungen zu bearbeiten und zu begleichen.
Auf der anderen Seite steht die Debitorenbuchhaltung. Diese rechnet die Leistungen ab, die das Unternehmen an seine Kunden erbringt. Die Bereiche Mahnwesen und Bonitätsüberprüfung sind ebenfalls Bestandteile der Debitorenbuchhaltung.
Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung und welche Bereiche umfasst sie?
Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sowie der kreditorischen Rechnungsprüfung und Kontierung fallen insbesondere in die folgenden Bereiche:
Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen
Der Weg der kreditorischen Eingangsrechnung beginnt mit der Erfassung und Prüfung. Hierbei wird sie durch die Kreditorennummer einem Lieferanten oder Dienstleister zugeordnet. Danach erfolgt die Rechnungsprüfung. Beispiele für Fragen, die Sie hier klären sollten, sind:
- Erfüllt die Rechnung die formalen Vorgaben?
- Stimmt die gelieferte Menge?
- Weist die Ware die vereinbarte Qualität auf und ist sie unbeschädigt?
Falls es sich um eine Dienstleistung handelt:
- Entspricht die Leistung dem, was vereinbart wurde?
- Wurden die Arbeitsstunden richtig abgerechnet?
Bezahlung der offenen Rechnungen
Eine weitere Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist der rechtzeitige Ausgleich der Verbindlichkeiten, die durch die eingehenden Rechnungen entstehen.
Der zu bezahlende Betrag wird heute in der Regel durch eine Software, die mit Online-Banking verbunden ist, automatisch freigegeben und beglichen. In manchen Fällen – z. B. bei hohen Summen – muss die Überweisung noch durch eine weitere Person genehmigt werden.
Fernerhin kümmert sich die Kreditorenabteilung um Daueraufträge: Sie sorgt für deren Einrichtung und Verwaltung.
Die Verwaltung der offenen Posten
Durch eine optimale Verwaltung der offenen Posten können Sie dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen liquide bleibt. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie die kreditorischen Rechnungen nach ihrem Zahlungsziel sortieren – und dementsprechend begleichen. Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten: Prüfen Sie die erhältlichen Skonti-Optionen und nehmen Sie diese in Anspruch, da wo es sinnvoll ist.
Archivierung der bezahlten Rechnungen
Nachdem Sie eine Rechnung beglichen haben, zählt diese nicht mehr zu den offenen Posten. Sie kommt daher in das Archiv. In Deutschland gilt eine 10-jährige Archivierungspflicht für Rechnungen.
Bei Nachfrage sollten Sie in der Lage sein, die entsprechenden Rechnungen dem Finanzamt zeitnah verfügbar zu machen. Zur Archivierung der Eingangsrechnungen können Sie Akten und Ordner oder spezielle Softwarelösungen verwenden.
Wie funktioniert die Kreditorenbuchhaltung?
Damit Ihre Kreditorenbuchhaltung einwandfrei funktioniert, sollten Sie einige Schritte beachten. Dazu gehört die Einteilung der Kreditoren in diejenigen, mit denen Sie beabsichtigen, langfristig zusammenzuarbeiten. Diesen sollten Sie eine eigene Kreditorennummer zuweisen. Dafür wird ein regelmäßig zu pflegender Kreditorenstammsatz im ERP-System oder im Buchhaltungsprogramm angelegt. Er enthält unter anderem die folgenden Daten:
- Name
- Rechtsform
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Bankverbindung
Der andere Teil Ihrer Kreditoren sollte diejenigen umfassen, mit denen Sie nur unregelmäßig zusammenarbeiten. Die Rechnungsbezahlung sollte in diesem Fall über ein Sammelkonto – auch als CpD-Konto (lat. „Konto pro Diverse) bekannt – erfolgen.
Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung
Das folgende vereinfachte Beispiel soll die Funktion der Kreditorenbuchhaltung verdeutlichen. Ein Unternehmen entscheidet sich, Haftnotizen in einer Menge von 10000 Stück bei einem neuen Lieferanten zu bestellen. Die Kosten betragen 10 Euro pro 1000 Stück. Der Lieferant räumt ein Skonto von 3 Prozent ein, wenn der Kunde die Rechnung früher bezahlt als die vorgesehenen 14 Tage.
Die Kreditorenbuchhaltung erstellt in diesem Fall zunächst einen Kreditorenstammsatz. Danach prüft sie, ob der Lieferant die Rechnung korrekt ausgestellt hat. Weitere Fragen, die geklärt werden: Ist der Preis richtig berechnet? Stimmen die Qualität und die gelieferte Menge? Inwieweit ist es sinnvoll, das angebotene Skonto zu ziehen? Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet diese und weitere Schritte ab. Schließlich wird die Rechnung nach einer erfolgten Bezahlung archiviert.
Welche Tools nutzt man für die Kreditorenbuchhaltung?
Die Praxiserfahrung zeigt, dass die meisten Unternehmen die Aufgaben ihrer Kreditorenbuchhaltung mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder eines ERP-Systems bewältigen. Für die vorbereitende Buchhaltung bietet sich ein Tool für die Rechnungsverarbeitung an.
Rechnungseingangsbuch
In einem Rechnungseingangsbuch werden alle in einem Unternehmen eingehenden Rechnungen zentral erfasst und verwaltet. Wie der Name schon sagt, geschah dies früher in einem Buch und auf Papier. Heute gibt es dafür ein digitales Pendant, mit dem Eingangsrechnungen einfacher und schneller verwaltet werden können.
Als Beispiel sei hier der Prozess im Scopevisio Rechnungseingangsbuch skizziert. Lieferanten senden ihre Rechnungen an eine eigens eingerichtete E-Mail-Adresse. Diese leitet die Belege direkt an das digitale Rechnungseingangsbuch weiter. Dort werden die Rechnungen vom System ausgelesen, vorkontiert und zuvor definierten Prüf- und Freigabeprozessen zugeordnet.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschleunigt den Prozess enorm. Arbeitsschritte, die vorher viel Zeit erforderten, entfallen gänzlich oder werden automatisiert. Das Unternehmen spart dadurch Prozesskosten ein. Außerdem profitiert es von verbesserter Liquidität, weil bei Rechnungen, die schneller bearbeitet werden, auch Skonto besser genutzt werden kann.
Buchhaltungssoftware
Die Buchung von Eingangsrechnungen findet in einer Buchhaltungssoftware statt, die auch Teil eines ERP-Systems sein kann. Bei Scopevisio werden die Eingangsrechnungen im Modul Finanzen gebucht.
Dank der Tatsache, dass die Rechnungen im Rechnungseingangsbuch bereits vorkontiert werden, ist meint nur noch eine Kontrolle notwendig. Die Kreditorenbuchhaltung wird durch ein Rechnungseingangsbuch also erheblich entlastet.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein weiterer Aspekt, den Sie beachten sollten, ist die Archivierung von Eingangsrechnungen. Wie bereits erwähnt, müssen Sie diese in Deutschland zehn Jahre lang aufbewahren. Sollten Sie sich dazu entscheiden, Ihre Eingangsrechnungen in Papierform zu archivieren, benötigen Sie dafür Ordner, Kisten, Schränke und ausreichend Platz.
Für eine digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen entsprechende Softwarelösungen – sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) – zur Verfügung. Diese sollten GoBD-konform sein. Denn so können Sie eine optimale Dokumentenverwaltung und eine revisionssichere Archivierung sicherstellen.
