Die 5 zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung und wie man sie automatisieren kann

In der Buchhaltung wird immer noch zu viel manuell gearbeitet. Dabei kann heute jedes Unternehmen Routineaufgaben in der Buchhaltung automatisieren. Das spart Zeit und Aufwand. Mehr noch: Viele Flüchtigkeitsfehler und Rückfragen, die ebenfalls große Zeitfresser sind, entfallen.

Dieser Beitrag stellt fünf Wege vor, wie Sie Ihren Finanzbereich mit moderner Buchhaltungssoftware besser aufstellen können, indem Sie einzelne Prozesse in der Buchhaltung automatisieren.

1. Eingangsrechnungen prüfen, kontieren, buchen und überweisen

Eingangsrechnungen waren früher der Zeitfresser schlechthin: formale Prüfung, sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, drei vielbeschäftigte Manager befassen sich Eingangsrechnungen, ehe sie endlich kontiert, gebucht und überwiesen werden konnte, was noch einmal zwei Mitarbeiter auf den Plan rief. Ohne Automatisierung ein wahrer Albtraum!

Heute macht das eine Buchhaltungssoftware im Handumdrehen. In der Software legen Sie fest, welche Stationen eine Rechnung durchlaufen soll und wie sie zu buchen ist. Die Software

• erkennt an den Rechnungsdaten den Lieferanten
• schaut nach, welchen Prüfungsworkflow sie für diesen Fall hat
• legt die Rechnung den richtigen Personen in ihren digitalen Eingangskorb
• leitet sie weiter bis zur Zahlungsfreigabe
• kontiert die Rechnung vor
• führt einen automatisierten Rechnungslauf durch

Die Buchhalterin wirft nur noch einen prüfenden Blick darauf ob alles ok ist, und entscheidet, mit welchem Rechnungslauf das Geld überwiesen wird. Gerade beim Rechnungseingangs-Workflow kann also eine automatisierte Buchhaltung perfekt unterstützen.

2. Bankauszüge blind buchen

Einen Kontoauszug zur Hand nehmen, die Positionen in das Buchhaltungsprogramm eintasten und die Buchungssätze manuell festlegen – so zeitaufwändig war das früher einmal. Heute kommt Ihnen Kollege Computer zur Hilfe. Die meisten Buchungen auf dem Bankauszug sind bekannte oder wiederkehrende Posten. Die Buchhaltungssoftware lädt selbst die Bankbuchungen über ihren Online-Banking-Zugang, erkennt die Positionen, wendet vordefinierte Buchungssätze darauf an und voilà: Das ist moderne Echtzeit-Buchhaltung, korrekt, schnell, zuverlässig. Das Geheimnis sind Buchungsregeln und vordefinierte Geschäftsvorfälle. Und, na ja, ein wenig Künstliche Intelligenz.

3. Ausgangsrechnungen vom System generieren und versenden lassen

Eigene Rechnungen schreiben, gar Projekte abrechnen, das ist für viele Unternehmer ein Graus. Erst nimmt man das Angebot: „Was hab ich nochmal zu welchem Preis angeboten?“, dann die E-Mails „Ach ja, an der Position haben wir noch geschraubt und hier eine Leistung rausgenommen.“, dann die Stundenzettel des Teams „Oje, am Montag haben die ja noch gar nichts eingetragen!“, die Reisekosten, Materialkosten und so weiter. So schieben manche Manager das Schreiben von Rechnungen noch ein paar Tage auf und verlieren dadurch Liquidität.

Dabei sind doch so viele Rechnungsdaten schon im System vorhanden! Man muss sie nur zu nutzen wissen.

Vom Angebot über den Auftrag zur Rechnung

Die einfachste Art, Ausgangsrechnungen zu automatisieren, ist ein sogenanntes Faktura-Programm, das in jede gute Buchführungssoftware integriert sein sollte. Das bietet den Vorteil, dass die Daten vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung weitergereicht werden und nicht jedesmal neu eingegeben werden.

Natürlich können Sie Posten korrigieren, wenn zum Beispiel auf zum Angebot noch eine Position hinzugekommen ist. Ihre Rechnung ist mit wenigen Handgriffen geschrieben und mit einem Klick schon versendet und beim Kunden.

4. Projektabrechnung leichtgemacht

Wenn  Sie im Projektgeschäft tätig sind, sollten Sie auf eine integrierte Projektabrechnung keinesfalls verzichten! Damit sparen Sie sich immensen Zeitaufwand und empfindliche Fehler.

Eine integrierte Projektabrechnung liefert Ihnen auf Knopfdruck Zeitabrechnungen der Kollegen, Reisekosten, Auftragsdaten, Materialkosten und alles, was Sie sonst noch so brauchen, um ganz schnell mal eine Projektabrechnung zu machen.

Eine tolle Sache beim automatisierten Rechnungswesen ist die eingebaute Compliance. Sie sind immer auskunftsfähig und erfüllen die Vorschriften der GoBD sehr viel leichter, als wenn Sie alles „zu Fuß“ machen.

5. Offene-Posten-Kontrolle und Mahnungen automatisieren

Eine moderne Buchhaltungssoftware, inklusive Online-Banking und Auszifferung, hilft Ihnen bei der Offene-Posten-Verwaltung. Sie können jeden Tag sehen, welche Beträge ein- und ausgehen, welche Rechnungen bezahlt wurden und wo sich der Kunde noch Zeit lässt.

Natürlich können Sie das Mahnwesen genauso automatisieren wie Ihre Ausgangsrechnungen. In Ihrer Software hinterlegen Sie Ihre Zahlungsbedingungen. Die können je nach Kunden auch unterschiedlich sein. Die Buchhaltungssoftware erkennt, wann eine Zahlungsfrist überschritten wurde. Nach Ihren Vorgaben durchläuft der Computer automatisiert die verschiedenen Mahnstufen bis zur Übergabe des Falls an ein Inkassobüro.

Bei besonderen Kunden können Sie natürlich auch Ausnahmen machen oder Mahnungen erst auf Nachfrage der Software versenden. Entscheidend ist: Sie haben volle Flexibilität – und automatisieren trotzdem!

Fazit: Buchhaltung automatisieren für mehr Effizienz und Komfort

In der Buchhaltung laufen Vorgänge teils noch manuell und papierbasiert ab, wenn keine moderne Software verwendet wird. Dies kann zeitliche Verzögerungen, Missverständnisse und Fehler zur Folge haben.

Moderne Buchhaltung setzt auf Digitalisierung und Automatisierung und bietet dadurch den Mitarbeitenden Entlastung bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz.

Scopevisio Finanzen ist ein Paradebeispiel für eine moderne Buchhaltungssoftware, die bei allen wichtigen Prozessen in der Buchhaltung Unterstützung bietet.