Aufbewahrungsfristen in Unternehmen: Was es zu beachten gilt

Rechnungen, Verträge, steuerrechtliche Unterlagen: In Unternehmen sammeln sich zahlreiche Geschäftsunterlagen an. Unternehmen sind in Deutschland verpflichtet, diese für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum – meist sechs oder zehn Jahre – aufzubewahren. Dieser Ratgeber bietet einen Überblick zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Unternehmen.

Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?

Von der Aufbewahrungspflicht sind in Deutschland alle Unternehmer betroffen, die nach Steuer- oder Handelsrecht buchführungspflichtig sind.

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Darüber hinaus gilt die Aufbewahrungspflicht für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Somit betrifft die Aufbewahrungspflicht auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen.

Auch Land- und Forstwirte (sofern buchführungspflichtig) und Vereine (sofern wirtschaftlich tätig) sind davon betroffen. Selbst Privatleute unterliegen in einigen Fällen der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall bezieht sie sich vorwiegend auf steuerrelevante Rechnungen und Zahlungsbelege.

Das Ziel der Aufbewahrungspflicht ist es, im Rückblick über Geschäftsvorfälle Beweise vorlegen zu können und der sogenannten Beweisnot zu entkommen.

Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen haben zwei Rechtsgrundlagen: das Steuerrecht und das Handelsrecht. Die Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht sind in der Abgabenordnung (überwiegend § 147 AO) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsrecht bei Kaufleuten regelt das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB).

Warum ist es wichtig, Unterlagen aufzubewahren?

Grundlegend gilt: Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, hat mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann zu einem Bußgeld oder einer Geldstrafe bis hin zu einer Haftstrafe führen.

Der weiterer Grund liegt im Steuerrecht: Durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen können Steuererklärungen inklusive der dazugehörigen Belege überprüft werden. Wer seine Unterlagen beisammen hält, sorgt dafür, dass steuerrechtlich relevante Transaktionen bei der Steuerprüfung auch nachgewiesen werden können. So halten Sie auch finanziellen Überprüfungen, internen Audits und externen Prüfungen leichter Stand.

Außerdem kann eine Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen auch strategischer Vorteile bieten. Vergangenheitsdaten können Einblicke in die Entwicklung, Erfolge und Herausforderung im Zeitrückblick geben. Die Erkenntnisse können hilfreich sein, Trends und bisherige Erfolge aufzeigen und als Datengrundlage für fundierte Entscheidungen dienen.

Welche Dokumente sind verpflichtend aufzubewahren?

Der Gesetzgeber regelt die Archivierungspflicht unmissverständlich: Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge müssen archiviert werden und zwar korrekt. Die relevanten Dokumente lassen sich – für Deutschland – in folgende Kategorien einteilen:

1) Geschäftsbücher und Buchhaltungsunterlagen

• Hauptbücher, Journalbücher, Kontenblätter
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kassenbons

2) Handels- und Geschäftsbriefe

• Eingehende und ausgehende Korrespondenz

3) Steuerlich relevante Unterlagen

• Steuererklärungen und -bescheide
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Belege für steuerlich absetzbare Ausgaben
• Umsatzsteuervoranmeldungen

4) Bankunterlagen

• Kontoauszüge
• Überweisungsbelege
• Darlehensverträge

5) Verträge und Vereinbarungen

• Kauf- und Lieferverträge
• Miet- und Pachtverträge
• Arbeitsverträge
• Lizenzverträge

6) Protokolle und Aufzeichnungen

• Sitzungsprotokolle von Geschäftsleitung oder Aufsichtsrat
• Auszüge aus dem Handelsregister

7) Personalunterlagen

• Personalakten
• Sozialversicherungsdokumente
• Arbeitszeitnachweise

8) Sonstige rechtlich relevante Dokumente

• Urkunden
• Testamente
• Genehmigungen und Lizenzen

Abhängig von der jeweiligen Branche können darüber sich hinaus noch unterschiedliche Anforderungen ergeben. So gilt z.B. im Gesundheitswesen eine Aufbewahrungsfrist für Patientenakten (in der Regel 10 Jahre).

Wie lange muss man Dokumente aufbewahren?

Das Steuerrecht setzt eine zehn- bzw. sechsjährige Archivierungsflicht. Welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, ist von der Art der Dokumente abhängig.

Übersicht der gängigen Aufbewahrungsfristen im Unternehmen

Für folgende Dokumente gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Bilanzen und die zum Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Vermerke
• Erläuterungen zu Umbuchungen eines Jahresabschlusses
• Lageberichte
• Rechnungen sowie Buchungsbelege

Für diese Art von Dokumenten gilt eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht:

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie Bedeutung für die Besteuerung haben

Dementsprechend sind alle Unterlagen, die in irgendeiner Weise steuerrelevant sind, mindestens zehn Jahre zu archivieren. Eine Aussage über seine Aufbewahrung kann nicht ausschließlich über die Art des Dokuments getroffen werden. Entscheidend ist die Funktion, die jenes Schriftstück im Unternehmen hat. Bei Unsicherheiten in steuerrelevanten Fragen lohnt sich im Zweifel ein Gespräch mit dem Steuerberater.

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen im betreffenden Dokument erfolgt sind.

Beispiel

Für Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung, die beispielsweise am 18. Januar 2023 ausgestellt wurde, hat ihren Fristbeginn zum 31. Dezember 2023. Demnach muss die Rechnung mindestens bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.

In welcher Form sollten Unterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind beide Formen zulässig, d.h. Unternehmen dürfen ihre Unterlagen in Papier- sowie in elektronischer Form aufbewahren. Demnach müssen Dokumente nicht mehr zwangsweise im Keller-Archiv aufbewahrt werden. Auch die Dokumenten-Ablage in digitaler Form ist zulässig, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Digitale Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen, die von vornherein in elektronischer Form vorliegen, müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein bestimmten Fällen ist es auch zulässig, Papier-Dokumente zu digitalisieren und sie im digitalen Archiv aufzubewahren.

Rechnungen beispielsweise werden häufig schon in elektronischer Form zugestellt. Bei jeder digitalen Zustellung muss jedoch gewährleistet sein, dass bestimmte Voraussetzungen gelten. Darunter die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung.

Ein digitales Archiv muss den Anforderungen der AO (Abgabenordnung), der GoB (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) sowie der GoBD entsprechen. Die Daten müssen so gespeichert werden, dass Sie unveränderlich, lesbar sowie in guter Qualität vorhanden sind. Gleichzeitig müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht sein und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).

Papierbasierte Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen, die in Papierform erstellt worden sind, können auch in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Aber Achtung! Einzelne Dokumente müssen sogar zwingend physisch im Original aufbewahrt werden. Dies gilt für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie Konzernabschlüsse (§257 Abs. 3 S. 1 HGV, §147 Abs. 2 S. 1 AO).

Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach steuerlichen Vorschriften (§ 146, Abs. 2 AO) in Deutschland aufzubewahren. Auf schriftlichen Antrag kann die zuständige Finanzbehörde abweichend bewilligen, dass elektronische Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden. Entsprechende Voraussetzungen werden in den §§ 90, 93, 97, 140 bis 170 und 200 Abs. 1 und 2 geregelt. Der Datenzugriff muss nach § 147 Absatz 6 vollumfänglich möglich und die Besteuerung darf nicht beeinträchtigt sein.

Das Handelsgesetzbuch gibt keinen Ort vor, fordert aber, dass die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Rechnungen von im Inland ansässigen Unternehmen müssen im Inland aufbewahrt werden. Abweichend davon muss bei elektronisch archivierten Rechnungen die vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet sein.

Fazit

In Deutschland müssen Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen gemäß gesetzlicher Vorgaben für bestimmte Zeiträume aufbewahren. Dies dient der Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Verpflichtungen. Neben Handelsgesellschaften sind auch Einzelunternehmer, Freiberufler und andere Gruppen betroffen.

Die Geschäftsunterlagen dürfen sowohl in Papierform als auch digital aufbewahrt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die gesetzlichen Bedingungen dafür erfüllt sind (u.a. GoBD).

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Hinweis: Unser Ratgeber soll Ihnen einen guten Überblick über das Thema geben, ersetzt allerdings keine juristische oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt oder Steuerberatung.