- Was ist ein virtueller Datenraum?
- Wozu benötigt man virtuelle Datenräume?
- Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es für virtuelle Datenräume?
- Was sind die Vorteile von virtuellen Datenräumen?
- Wie sicher ist ein virtueller Datenraum?
- Welche Herausforderungen können durch die Nutzung virtueller Datenräume entstehen?
- Nach welchen Kriterien wähle ich einen VDR-Anbieter aus?
Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, sensible Daten und geschäftskritische Dokumente zu schützen und sicher zu verwalten. Virtuelle Datenräume (VDRs) sind eine Antwort auf diese Herausforderungen. Firmen können mithilfe von VDRs zum Beispiel Due-Diligence-Prüfungen oder M&A-Transaktionen umsetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei VDRs achten sollten.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller oder digitaler Datenraum ist eine Lösung für die Speicherung und Verwaltung von Daten, auf die Sie sicher online zugreifen können. Es ist ein virtuelles Archiv, das autorisierten Nutzern jederzeit und von überall einen Fernzugriff auf vertrauliche Daten und Dokumente ermöglicht.
Beachten Sie: Für den Begriff virtueller Datenraum (VDR) gibt es keine eindeutige und präzise technische Definition. Vielmehr nutzen Anbieter den Begriff häufig, um spezielle Cloud-Dienste mit besonderen Sicherheitsfeatures (z.B. Verschlüsselung, detaillierte Zugriffsrechte) von „generischen“ Cloud-Lösungen abzugrenzen.
Wozu benötigt man virtuelle Datenräume?
Virtuelle Datenräume bieten eine sichere Möglichkeit für den Transfer von sensiblen Daten. Gleichzeitig optimieren VDRs die Geschäftsprozesse im Unternehmen, bieten fortschrittliche Kollaborationstools und Unterstützung beim Befolgen von Compliance-Vorgaben.
Virtuelle Datenräume unterscheiden sich von herkömmlichen Cloud-Speichern durch erweiterte Funktionen zur Benutzerfreundlichkeit und sicheren Datenverwaltung. In der Regel erfüllen sie auch die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung.
Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es für virtuelle Datenräume?
VDRs finden in vielen Branchen und Unternehmensbereichen Einsatz und unterstützen ein sicheres Arbeiten mit Daten. Nachfolgend stellen wir einige Anwendungsbeispiele vor.
Ausschreibungen und Vergabeverfahren
Digitale Datenräume ermöglichen Unternehmen eine sichere Verwaltung von Ausschreibungsunterlagen. Außerdem unterstützen sieeine effiziente Koordination des Bieterprozesses, insbesondere bei großen B2B-Projekten.
Lieferantenmanagement
VDRs bieten eine sichere Plattform für den Austausch von sensiblen Dokumenten und Informationen mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Beispiele sind Preislisten, technische Spezifikationen und Verträge.
Fusionen und Übernahmen (M&A-Aktivitäten)
Bei Fusionen und Übernahmen werden heute zunehmend sogenannte M&A Data Rooms eingesetzt. Dabei handelt es ich um eine spezielle Unterkategorie der visuellen Datenräume. Sie ermöglichen Firmen, den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu kontrollieren und Due-Diligence-Prüfungen sicher durchzuführen. Der gesamte Transaktionsprozess wird dadurch deutlich beschleunigt.
Unternehmensfinanzierung
Virtuelle Datenräume optimieren die Beschaffung von Risikokapital, indem sie eine Plattform für Private Equity und andere Investitionen bereitstellen. Dadurch können Unternehmen und Investoren Geschäftspläne und Finanzunterlagen effizient und sicher austauschen.
Vorstandskommunikation
Vorstandsmitglieder haben die Möglichkeit, indem sie virtuelle Datenräume nutzen, schützenswerte Unterlagen sicher verwalten und Informationen vertraulich teilen.
Was sind die Vorteile von virtuellen Datenräumen?
Bei der Nutzung von digitalen Datenräumen können Unternehmen viele Vorteile realisieren. Darunter sind:
- Sicherheit und Kontrolle: Funktionen wie Zugriffsbeschränkungen, Wasserzeichen und Verschlüsselung gewährleisten eine sichere und vertrauliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
- Kosteneffizienz und Zeitersparnis: Automatische Geschäftsprozesse reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand. Darüber hinaus können sie die Datensicherheit optimieren und die Dokumentenverwaltung vereinfachen.
- Analytische Funktionen: Mit den integrierten Reporting-Tools können Sie Erkenntnisse aus Ihren Daten gewinnen und Ihre Projekte effizient überwachen.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Teils bietet sich die Möglichkeit, Chats, Videoanrufe und Q&A-Funktionen zu nutzen. Dies vereinfacht die Remote-Zusammenarbeit und den Echtzeit-Austausch von Informationen erheblich.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Virtuellen Datenräumen lassen sich Bedarf meist mühelos skalieren. So können Unternehmen Projekte und Transaktionen jeder Größe problemlos umgesetzen
Wie sicher ist ein virtueller Datenraum?
Um ein maximales Sicherheitsmaß für schützenswerte Daten und -dokumente zu gewährleisten, setzen VDR-Anbieter auf fortschrittliche Technologien. Beispiele dafür sind die AES-256-Bit-Verschlüsselung, die TLS 1.2-Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und die End-to-End-Verschlüsselung (E2EE). Unbefugte werden so daran gehindert, auf Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus können weitere Features und Technologien zum Einsatz kommen:
- Mehrstufige Authentifizierungen (MFA): Es werden mindestens zwei unterschiedliche Arten von Identitätsnachweisen erforderlich, um auf ein Benutzerkonto zuzugreifen. Phishing-Attacken und Diebstahl von Anmeldedaten werden so verhindert oder zumindest erheblich erschwert.
- Beschränkungen der Benutzersitzungen: Hierbei geht es um zeitliche und örtliche Zugriffsbeschränkungen, Erkennung von ungewöhnlichen Verhaltensweisen und Nachverfolgbarkeit der Aktivitäten.
- IP-Adressenbeschränkung: Dadurch werden eine bessere Zugriffskontrolle und mehr Transparenz möglich. Darüber hinaus kann ein Unternehmen sehen, wer, wann auf welches Dokument zugegriffen hat.
- Echtzeitaktivitätsverfolgung: Eine schnelle Erkennung vonAnomalien ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.
- Wasserzeichen auf Dokumenten: Wasserzeichen in VDRs individualisieren Dokumente und erhöhen deren Sicherheit. So entsteht eine weitere Barriere gegen unerlaubtes Herunterladen und die unbefugte Verbreitung von vertraulichen Dokumenten.
- Viele VDR-Anbieter erfüllen die Sicherheitsstandards ISO 27017/27018 für Cloud-, Informationssicherheit und Datenschutz. Zusätzlich sorgt die Umsetzung des Compliance-Rahmenwerks SOC 2 für wirksame interne Kontrollprozesse.
Welche Herausforderungen können durch die Nutzung virtueller Datenräume entstehen?
Trotz ihrer unabdingbaren Vorteile erfordert die Implementierung und Nutzung virtueller Datenräume die Bewältigung von einigen Hürden. Darunter sind:
Konfiguration der Berechtigungen
Virtuelle Datenräume erlauben individuelle Zugriffsberechtigungen, was Herausforderungen für Mitarbeiter bringen kann. Sicherheitslücken oder übermäßig restriktive, potenziell produktivitätshemmende Einschränkungen können die Folgen davon sein. Regelmäßige Rechteanpassungen sowie Investitionen in Schulungen und den Aufbau von Fachkompetenzen können deshalb erforderlich werden.
Benutzerakzeptanz
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist für die langfristige VDR-Akzeptanz im Unternehmen entscheidend. Strikte Sicherheitsvorgaben können jedoch den Benutzerkomfort einschränken und manche Benutzer abschrecken. In solchen Fällen können Super User als erfahrene Nutzer Abhilfe verschaffen und die Ansprechpartnerrolle übernehmen.
Dokumentenbereitstellung
In vielen Unternehmen sind VDR-relevante Dokumente noch nicht vollständig digitalisiert. Sie müssen daher vor dem Hochladen in einen virtuellen Datenraum elektronisch erfasst werden, was zusätzlichen Aufwand erzeugen kann.
Nach welchen Kriterien wähle ich einen VDR-Anbieter aus?
Um einen geeigneten VDR-Anbieter auszuwählen, sollten Sie neben Ihren individuellen Voraussetzungen einige grundsätzliche Punkte beachten:
Sicherheit
Sicherheitsaspekte spielen bei VDRs eine zentrale Rolle. Klären Sie daher, die folgenden Fragen mit potenziellen VDR-Anbietern:
- Serverstandort in Deutschland: Dies gewährleistet die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien wie beispielsweise der DSGVO.
- Authentifizierungsmechanismen: Single-Sign-On (SSO) und Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ermöglichen eine sichere und einfache Anmeldung und schützen vor unbefugten Zugriffen.
- Starke Verschlüsselungstechnologie: Dies gewährleistet die optimale Sicherheit von vertraulichen Daten und Dokumenten.
- Schutz vor Datenlecks und Datenverlust: VDRs bieten unter anderem die Möglichkeit, Zugriffsrechte zeitlich zu begrenzen. Auch die Fernlöschung von Dokumenten und die Erzeugung von dynamischen Wasserzeichen sind möglich. Das sichert die Integrität und Vertraulichkeit von Daten.
- Data Clean Room: Ein Data Clean Room ist eine cloudbasierte Umgebung, die es Unternehmen ermöglicht, Daten sicher und datenschutzkonform zu analysieren und auszutauschen. Daten können darin anonymisiert und pseudonymisiert analysiert werden – und zwar ohne direkten Zugriff auf die Originaldaten.
Zertifizierungen gemäß ISO oder das C5-Testat des BSI geben ebenfalls Hinweise darauf, wie der Anbieter sein Sicherheitsmanagement organsiert.
Benutzerfreundlichkeit
Nutzerfreundlichkeit ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Unter anderem sollten Sie dabei auf folgende Punkte achten:
- Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Navigation
- Drag-and-Drop-Funktionalität
- Eine leistungsstarke Suchfunktion, wie sie etwa eine Volltextsuche bietet.
- Integration mit Lösungen von Drittanbietern (z. B. Microsoft Teams)
Kundensupport
Eine gute Kundenunterstützung ist entscheidend für die Nutzererfahrung und Produktivität Ihrer Mitarbeiter:
- 24/7 Kundensupport und gute Erreichbarkeit
- Multi-Kanal-Support: Die Kundenunterstützung sollte über verschiedene Kanäle wie z.B. E-Mail, Telefon oder Live-Chat möglich sein.
- Self-Service-Optionen: Ein Help Center oder eine Wissensdatenbank ermöglichen Ihren Mitarbeitern, viele Fragen und Probleme selbstständig und zeitsparend zu lösen.
Preismodell
Das Preismodell des VDR-Anbieters solle transparent sein und zu Ihrem Budgetrahmen passen.
Skalierbarkeit der Lösung
Sie sollten klären, inwieweit die angebotene Lösung zu Ihren langfristigen Projektanforderungen passt. Idealerweise kann die Lösung mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten.
