Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen die früheren Windows-Ordner ab. Sie bergen ein enormes Effizienzpotenzial. Privat nutzen viele bereits Dropbox, Onedrive oder Google Drive arbeiten. Doch im Business zögern Unternehmen noch. Was bringt mir ein DMS? Wie finde ich das richtige DMS für meine Anforderungen? Wofür kann ein DMS eingesetzt werden? Hier finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.
Anforderungen an ein DMS-System
Zu den häufigsten Anforderungen an DMS-Systeme gehören:
- Einfache Bedienbarkeit
- Dokumente sicher und strukturiert ablegen
- Suchaufwand minimieren
- Belege erfassen und revisionssicher archivieren
- Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen
- Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten (eCollaboration)
- Standortunabhängig auf Informationen zugreifen
Diese Anforderungen gehen über das hinaus, was die üblichen Cloud-Speicher bieten. Die beste Lösung ist ein DMS, das in die betrieblichen Prozesse integriert ist. Je weiter diese Integration fortschreitet, umso eher kann man dann schon von einem ECM (Enterprise Content Management System) sprechen, das quer durch das Unternehmen alle Prozesse flankiert.
Einfachheit ist wichtig
Auch die beste Software bringt nichts, wenn Ihre Leute nicht damit arbeiten. Das gilt besonders für das DMS, denn mit diesem muss praktisch jeder zurechtkommen.
Daher sind eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Möglichkeiten für den Dokumenten-Upload zentral. Eine Scanner-Anbindung ermöglicht, Dokumente direkt in das DMS hinein zu scannen. Die Software soll Verbindung mit lokalen Ordnern auf einem PC (Ordner-Synchronisierung) ermöglichen. Auch sollte es ein Leichtes sein, Dateien einfach per Drag&Drop in die DMS-Software zu ziehen.
Individuelle Anforderungen klären
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Daher sollten Sie sich am Anfang einige Fragen stellen, zum Beispiel: Welche Dokumente fallen in Ihrem Unternehmen an? Wie, wo und von wem werden diese bearbeitet? Welche Anforderungen stellen Sie an Geheimhaltung und Datenschutz?
Ein Verlagshaus wird z. B. andere Anforderungen an sein DMS stellen als eine Autowerkstatt. Beide haben sehr unterschiedliche Dokumentenprozesse.
Ein Beispielfall
Ein Geschäftsführer eines Beratungsunternehmens erklärte mir einmal: „Wir hatten früher schränkeweise Akten. Es dauerte manchmal Tage, Unterlagen zu einem großen Projekt zusammenzusuchen. Jeder Praktikant brauchte zunächst einmal einige Tage, um sich mit der Ablage vertraut zu machen. Der Suchaufwand machte schätzungsweise 40 Prozent unserer Arbeitszeit aus. Das wollten wir unbedingt beenden.“
Das Unternehmen entschied sich für eine DMS-Software mit besonders starken OCR-Fähigkeiten. Es ging darum, diese vielen Meter Akten einfach einzuscannen, ohne jedes Dokument einzeln benennen zu müssen. Die OCR-Volltexterkennung scannte und indizierte den Inhalt ganz selbsttätig. Anschließend konnten die Bearbeiter einfach anhand einer Stichwortsuche – ähnlich wie bei Google – in Sekunden alle Informationen finden, die sie brauchten.
Damit war der größte „Schmerz“, den das Unternehmen empfand, beseitigt. Viele weitere Nutzungsmöglichkeiten der DMS-Software wurden erst nach und nach erschlossen; sie waren quasi „nice-to-have“.
eCollaboration? Das machen Sie mit Links.
Mit einem DMS liegen Dokumente nicht verstreut in `zig unterschiedlichen Versionen auf verschiedenen Festplatten und in E-Mail-Postächern. Stattdessen existiert genau eine aktuelle Version. Diese kann zur Bearbeitung, zur Ansicht und/oder zum Download an einzelne Benutzer oder Gruppen freigegeben werden. Fortschrittliche Systeme ermöglichen sogar, ein Passwort oder Verfallsdatum hinzuzufügen, um die Geheimhaltung schutzwürdiger Daten zu gewährleisten.
Seine Stärken zeigt ein DMS bei der Team-Zusammenarbeit. Alle Beteiligten arbeiten an einer konsistenten Version. Wenn eine Person bearbeitet, können andere Personen das Dokument nur schreibgeschützt öffnen. Wenn das Dokument mit anderen geteilt wird, dann nicht als Datei, sondern als Link auf einen einzigen, versionierten Speicherort. Der Link gibt immer Zugriff auf die allerneueste Fassung. Diese Option ist besonders komfortabel für verteilte Teams und die Kooperation mit Externen.
Filterfähigkeiten, Kommentarfunktionen und Schlagwörter schaffen zusätzliche Ordnung und erleichtern das Management von Dokumenten.
Die dritte Dimension der Unternehmensprozesse
Was hat ein DMS mit Geschäftsprozessen zu tun? Eine Menge. Wenn Unternehmensdaten ein Bienenstock sind, sind Dokumente die Arbeiterinnen. Sie laufen überall im Hintergrund mit und sind auf vielfältige Weise mit den Prozessen verknüpft.
Akquisition und Vertrieb
Angebote, E-Mail-Korrespondenz, Präsentationen, Gesprächsprotokolle, Notizen, Werbeprospekte und Broschüren – alle diese Dokumente fallen im Vertriebsprozess an. Vertriebsorganisationen sind oft dezentral aufgestellt. Da kann es fatal sein, wenn wichtige Unterlagen auf einer Festplatte im Büro schlummern, während der Verkäufer glaubt, über den Stand der Gespräche wohlinformiert zu sein.
In einem Cloud-DMS stehen alle relevanten Dokumente aktuell, vollständig und sicher zur Verfügung. Wenn ein CRM für die Vertriebsunterstützung eingesetzt wird, können diese Unterlagen zusätzlich noch mit dem entsprechenden Vertriebsvorgang verknüpft werden. Das bedeutet, dass der zuständige Mitarbeiter nicht nur das Dokument sieht, sondern aus diesem auch erschließen kann, in welcher Phase sich die Akquisition befindet und welche Aktivitäten als Nächstes anstehen. Auf diese Weise unterstützt ein DMS zum Beispiel die Vertriebs-Pipeline.
Kundenbetreuung und Projekte
Wenn der Kunde gewonnen wurde, wird aus dem Angebot ein Auftrag – wieder zwei Dokumentenarten. Danach fallen weitere Dokumente an, etwa Lasten- und Pflichtenhefte, Vertragsentwürfe inklusive der früheren Versionen, weitere Protokolle, E-Mails, Telefonnotizen, Projektpläne, Zeit- und Leistungserfassung, Dokumentationen, Spezifikationen. Alle diese Informationen laufen im DMS zusammen – in Echtzeit, aktuell und unverlierbar.
Wenn das DMS in die Projekt- und Buchhaltungsfunktionen der Unternehmenssoftware integriert ist, speist es zugleich auch die Projektakte und die damit verbundene Rechnungsstellung.
Rechnungswesen und Reporting
Im Rechnungswesen laufen dokumentengetriebene Prozesse ab. Wenn eine Eingangsrechnung eintrifft, wird sie gescannt und im DMS abgelegt und kann – je nach Grad der Integration – von dort aus konsistent und teilweise automatisiert weiter bearbeitet werden. An den Belegen können Prüfvermerke, Kommentare und Bearbeitungsprotokolle gespeichert werden. Die Rechnungen werden ohne Medienbruch in die Buchhaltungssoftware überspielt. Gleichzeitig sind sie mit dem Vertriebs- und Kundenprozess derart verknüpft, dass vom Dokument aus ein Zugriff auf den sachlichen Hintergrund möglich ist.
Die GoBD (Richtlinien der Finanzbehörde für die digitale Buchführung) haben implizit zur Folge, dass Unternehmen ohne ein DMS gar nicht mehr rechtskonform arbeiten können. Die DMS-Software wird für die ordnungsgemäße Erfassung, Sicherung, Verarbeitung und Archivierung von Buchhaltungsbelegen praktisch zu einem Muss.
Microsoft Office-Integration
Einige Systeme können an Microsoft Office angebunden werden. Das hat gleich mehrere Vorteile. Die Mitarbeiter können Dokumente wie gewohnt in Office bearbeiten. Sie müssen ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen, um mit dem Dokumentenmanagementsystem zu arbeiten. Das erhöht die Akzeptanz auch bei jenen Mitarbeitern, die ihre traditionellen Arbeitsweisen nicht gerne ändern möchten.
Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder Powerpoint-Präsentationen werden einfach mit einem Klick im DMS gespeichert. Ebenso können die Dokumente aus dem DMS geladen werden und darin zurück gespeichert werden.
E-Mails und E-Mail-Anhänge können nach bestimmten Einstellungen automatisch im DMS gespeichert werden. Das ist wichtig, wenn eine E-Mail den Charakter eines Handelsbriefs hat. Solche Mitteilungen haben eine wichtige Dokumentationsfunktion und unterliegen per Gesetz einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Das gilt auch für alle anderen Nachrichten, die notwendig sind, um Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Liegt die Mail erst im DMS, ist dem Gesetz Genüge getan.
Fazit
In einer DMS-Software werden Dokumente rechtskonform gespeichert. Durch Versionierung, Freigabe-Möglichkeiten und die Integration mit Microsoft Office und anderen Anwendungen kann ein solches System die Geschäftsprozesse im Unternehmen immens unterstützen. Außerdem ermöglicht es eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit von Teams mit internen und externen Mitgliedern.
