Was hat Email Archivierung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, GoB, zu tun? Warum schreiben Ihnen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vor, was mit Ihren Emails zu geschehen hat? Und wie können Sie nun Ihre Emails GoBD konform archivieren?
Diesen Fragen geht dieser Beitrag auf den Grund.
Warum Email Archivierung?
Was früher der gute alte Geschäftsbrief war, ist heute die Email. Alle möglichen Vereinbarungen werden informell per Mail getroffen. Aufträge und Preise werden verhandelt, Artikel bestellt, Zahlungsmodalitäten geklärt, Zuständigkeiten verteilt und Projektstatus gemeldet. Daher gilt für die Archivierung von Mails mit Geschäftsbrief-Charakter dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für klassische Geschäftsbriefe, nämlich zehn Jahre.
Müssen alle Mails archiviert werden?
Nein, Sie müssen nicht alle Emails archivieren. Mails die gleichsam ein elektronischer Briefumschlag für eine mitgeschickte Datei sind, können Sie ruhig löschen (aber vorher die Datei speichern!). Typischerweise sind dies Emails mit dem Inhalt “Sehr geehrte Frau xy, anbei senden wir unsere Rechnung für den Monat Januar, mit freundlichen Grüßen.”
Für Betriebsprüfer sind nur diejenigen Mails relevant, die mit steuerlichen Sachverhalten zu tun haben. Im Zweifel sind das nicht nur Emails, die Absprachen mit Kunden enthalten, sondern auch Emails mit Details zur Auftragsausführung, Nachfragen etc. Alles, was einen Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht, denn die Nachvollziehbarkeit und vollständige Dokumentation der Geschäftsvorfälle ist eine der wichtigsten Anforderungen der GoBD (ehemals GDPdU).
Was sagt der Gesetzgeber?
In den GoBD erläutert das Bundesministerium der Finanzen (BMF), wie Sie steuerrelevante Belege, Daten und Informationen, einschließlich der Emails, revisionssicher archvieren sollen. Die wichtigsten Anforderungen sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit der Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Der Datenschutz nach DSGVO ist ein weiteres Kriterium für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, arbeitet Ihr Unternehmen revisionssicher.
Da viele Ihrer Emails für die Buchhaltung relevant sind und zur näheren Erklärung Ihrer Geschäftsvorfälle herangezogen werden, ist es sinnvoll, wichtige Mails in Ihrer Buchhaltungssoftware mit diesen Vorfällen zu verknüpfen.
Emails mit ERP Software GoBD konform archivieren
Viele Unternehmen archivieren ihre Emails auf einem Email Server oder in Microsoft Office. Sind dann Vorgänge zu klären, geht das große Suchen los. Die Hersteller von Business Software haben jedoch längst Wege gefunden, Ihnen das Ablegen, Suchen und Finden von Email Dateien leicht zu machen.
Software Anbieter wie Scopevisio haben Funktionen eingerichtet, um Ihre Emails ohne Medienbruch direkt aus Microsoft Outlook oder anderen Email Programmen an die entsprechenden Vorgänge zu senden, sie gewissermaßen zu den Akten zu nehmen.
Sie installieren ein kleines Plug-in in Ihr Email Programm und können fortan mit einem einzigen Klick die Email revisionssicher archivieren. Das Plug-in wird von den Software Herstellern kostenlos als Service zur Verfügung gestellt.
Die Praxis der Email Archivierung
Angenommen, Ihr Kunde verlangt eine Preisreduktion für einen Service, den Sie anbieten. Die Verhandlung wird per Mail geführt. Wenn Sie Scopevisio verwenden, funktioniert die Email Archivierung wie folgt:
In Outlook wurde durch das Plug-in ein kleines Fenster installiert, das eine Direktverbindung zu Ihrer Business Software öffnet. Sie können Ihre Mails einem Projekt, einer Aufgabe oder einem Kontakt zuordnen. Eine Suchfunktion mit Auto-Vervollständigung sucht das richtige Projekt für Sie aus, wenn Sie nur zwei oder drei Buchstaben eingeben. Ein Klick, schon ist die Mail hochgeladen.
Zur besseren Übersicht wird die Mail in Outlook farbig markiert. So erkennen Sie, welche Mail Sie wo archiviert haben.
Mails automatisch archivieren
Zugegeben, manchmal soll es einfach nur schnell gehen. Sie können die Archivierung von Mails auch automatisieren. Dann wird im Hintergrund jede Mail in Ihrer Software an dem Kontakt abgelegt, mit dem Sie korrespondiert haben. Da die Email Adressen Ihrer Kontakte in der Kontaktverwaltung der Business Software hinterlegt sind, weiß das Programm, wo es die Dateien ablegen muss.
Später können Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter die Email Dateien dann noch den einzelnen Vorgängen in Ihrem ERP System zuordnen.
Nach Wunsch mit oder ohne Anhang
Viele Mails haben einen Anhang. Sind sie nur elektronische Briefumschläge (“Anbei erhalten Sie…”), dann genügt die Aufbewahrung des Anhangs; die Mail können Sie löschen. Stehen in der Mail ebenso wie im Anhang relevante Informationen, archivieren Sie beides. Auch diese Einstellung können Sie von Fall zu Fall oder ein für allemal treffen – und sie natürlich auch wieder abändern. Das kleine Outlook Fenster macht es möglich.
DMS hilft beim Email Management
Wenn Sie die Emails per Mausklick in Ihrem ERP System von Scopevisio oder anderen hinterlegen, werden die Schreiben samt Anhang nicht nur am zugehörigen Vorgang gespeichert. Sie stehen dann auch im DMS (Dokumentenmanagementsystem) zur Verfügung. Alle Dateien, die in das ERP geladen oder dort generiert werden, sind im DMS archiviert – inklusive der Verknüpfungen, die ihnen anhaften.
Das DMS gibt Ihnen eine perfekte Übersicht über Ihre Informationen. Der Datenschutz wird durch Zugriffsrechte gewährleistet.
Datenschutz und Echtzeitzugriff in der Cloud
Läuft Ihr ERP System in der Cloud, haben Sie zusätzlich den Vorteil, dass die Daten standortübergreifend in Echtzeit abrufbar sind. Deutsche ERP Unternehmen bieten den Vorteil, dass ihre Produkte auf hochverfügbaren, maximal gesicherten Servern gehostet werden. Perfekt für Ihre Email Archivierung.
Dass die Software alle Bearbeitungsschritte inklusive dem zuständigen Mitarbeiter und der Uhrzeit protokolliert, erleichtert Ihnen auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Eine solche wird nämlich ebenfalls von den GoBD gefordert.
Fazit
Unternehmen, die digital arbeiten, benötigen eine GoBD konforme Email Archivierung. Die Aufbewahrung, Integrität und Nachvollziehbarkeit der Mail Korrespondenz muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Eine aktuelle Business Software erleichtert Ihnen dies. ERP Hersteller bieten Plug-ins und Schnittstellen zu Email Programmen als kostenlosen Service an. Die Bedienung ist sehr benutzerfreundlich. Je nach Konfiguration ist eine automatische oder individuelle Archivierung von Mails mit oder ohne Anhang möglich. Auf einem deutschen Server und mit Zugriffsbeschränkungen versehen unterliegen die Mails dem Datenschutz. Sie werden mit dem zugehörigen Kontakt und Vorgang verknüpft und sind über die gesamte Aufbewahrungfrist revisionssicher archiviert.
In Ihren elektronischen Akten können Sie jeden Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehen und steuerliche Sachverhalte mühelos aufklären.
