Digitalisierung und Prozessoptimierung sind zwei Seiten einer Medaille. Den größten Nutzen ziehen Mittelständler aus der Digitalisierung, wenn sie vorher ihre Geschäftsprozesse genau durchleuchten und standardisieren.
Hier erfahren Sie, was Prozessoptimierung im Mittelstand bedeutet. Der Beitrag beschreibt anschließend die zehn Schritte der Geschäftsprozessoptimierung und erläutert, was Software damit zu tun hat.
Was ist Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist ein Teilbereich des Qualitätsmanagements (QA). Ihr Ziel ist es, Zeit- und Geldverschwendung bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu minimieren und Schwachstellen zu beseitigen.
Sie legt den Fokus auf die Ablauforganisation statt auf die Aufbauorganisation. Anstelle von Funktionsbereichen, Abteilungen und Hierarchien nimmt die Prozessoptimierung Geschäftsprozesse ins Visier. Das ist ja auch sinnvoll, denn Prozesse beginnen oder enden nicht an der Eingangstür zur nächsten Abteilung.
Hauptprozesse ziehen sich durch
Bevor Sie eine Rechnung stellen, muss das Marketing Kunden gewinnen, der Vertrieb Ihr Produkt verkaufen, die Fertigung es herstellen, der Versand es kommissionieren und der Logistiker es liefern. Später wird die Finanzbuchhaltung die Forderung und (hoffentlich auch) die Zahlung buchen.
Diese lange Prozesskette besteht aus vielen Teilprozessen, die gleichzeitig oder nacheinander stattfinden. Manche sind auch von anderen abhängig. So kann die Fertigung nichts tun, wenn der Einkauf nicht für Material sorgt und die Lieferantenrechnung nicht gezahlt werden, bevor der Einkauf sie freigegeben hat.
Logisch, dass sich die Geschäftsprozessoptimierung, analog zu den Prozessen selbst, über viele Stationen und Funktionsbereiche hinzieht.
Software-Silos sind Showstopper
Was passiert nun aber mit Ihren Geschäftsprozessen, wenn jede Abteilung eine andere Software verwendet? Wenn Marketingtools und CRM, Projektsoftware und Abrechnung, Einkauf und Finanzbuchhaltung in voneinander isolierten Systemen arbeiten? Dann weiß eine Hand nicht, was die andere tut.
Die Prozesse stocken immer mal wieder, Daten werden doppelt erfasst oder nachträglich manuell korrigiert, Vorgänge bleiben liegen oder Fehler und Lücken in der Bearbeitung führen zu Ärger beim Kunden und aufwändigen Korrekturen.
Erschwerte Unternehmenssteuerung
Ganz zu schweigen, was dies für Ihre Unternehmenssteuerung bedeutet. Widersprüchliche Zahlen, die die Abteilungen in selbstgestrickten Excel-Tabellen eintragen, sind leider immer noch ein Quell steter Freude für Controller.
Prozesssoptimierung, soviel ist sicher, setzt eine integrierte und individuell anpassbare Software voraus. Doch damit noch nicht genug. Schauen wir uns die fünf Schritte zur erfolgreichen Prozessoptimierung an.
Fünf Schritte zur Prozessoptimierung
Die folgenden Schritte werden Ihnen helfen, Ihre Abläufe besser in den Griff zu bekommen und effizienter zu gestalten.
1. Prozessanalyse
In diesem Schritt nehmen Sie Ihre Prozesse auf und zerlegen sie in einzelne Schritte. Dabei erkennen Sie am besten eventuelle Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.
Für die Prozessdokumentation verwenden Sie ein Visualisierungstool. Bewährt haben sich Swimlane-Diagramme. Für einen ganzheitlichen Überblick erstellen Sie eine Prozesslandkarte.
In diesem Schritt analysieren Sie Ihre Prozesse
- Welche Prozesse oder Schritte sind voneinander abhängig? Welche müssen hintereinander geschaltet werden und welche können auch parallel ablaufen?
- Wo zeigen sich Schwachstellen, Flaschenhälse, Redundanzen?
2. Definition von Standardprozessen
Wenn Sie Ihre Prozesse aufzeichnen, wird es nicht ausbleiben, dass Sie Standardvorgehensweisen nach Ihren Best Practices modellieren. Standardisierte Abläufe haben folgende Vorteile:
- Qualität – Sie stellen sicher, dass alle Schritte korrekt und mit konsistenten Ergebnissen abgearbeitet werden.
- Schnelligkeit – Standardisierung bringt Routine und Routine sorgt für schnelle, konstante und kalkulierbare Durchlaufzeiten
- Kostensenkung – Wenn jeder genau weiß, wann er was zu tun hat, kommt das der Kostenstruktur zugute. Die Arbeit läuft effizienter, Ressourcen und Personal werden besser eingesetzt.
- Kundenzufriedenheit – Bei gleichbleibend hoher Qualität und schneller, kompetenter Auftragsabwicklung gibt es weniger Rückfragen und Reklamationen vonseiten der Kunden.
- Automatisierung – Last but not least lassen sich hochstandardisierte, konsistente Prozesse leicht automatisieren. Das führt zu noch mehr Qualität, Schnelligkeit, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit.
3. Prozessmodellierung
In diesem Schritt gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse so, wie Sie sie im optimalen Fall umsetzen können. Achten Sie dabei auf unsere Warnung weiter oben und versuchen Sie, unternehmensweit eine integrierte Software zu etablieren. Wenn Sie noch kein ERP-System haben, ist das der richtige Moment, eines anzuschaffen. Keine Sorge wegen eventuell vorhandener, geschäftskritischer Software: Über Schnittstellen lässt sich das meiste ganz gut anbinden.
Nun, warum dieser Exkurs zur Software in einem Abschnitt über Prozessmodellierung? Ganz einfach: Business Software hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu glätten. Die Programme enthalten eine Unmenge betriebswirtschaftliches Know-how und helfen Ihnen mit integrierten Workflows und konfigurierbaren Teilprozessen, die bestmöglichen Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren.
4. Prozess-Implementierung
Wenn Sie Ihre Standardprozesse modelliert haben, setzen Sie sie um. Einen Teil kann ab jetzt Ihre Unternehmenssoftware übernehmen, einen anderen Teil Ihre Fachkräfte. Beachten Sie, dass Bürojobs heute noch ein enormes Potenzial für Prozessoptimierung und -digitalisierung aufweisen. Sind in der industriellen Fertigung bereits drei Viertel der Prozesse automatisiert, so sind es bei den administrativen Tätigkeiten lediglich einige Prozent.
Versuchen Sie, alles zu digitalisieren, was digitalisierbar ist. Standardfälle sollten weitgehend vom Computersystem abgearbeitet werden. Nur die außergewöhnlichen oder besonders komplexen Aufgaben und Entscheidungen sollten weiterhin von Mitarbeitern oder Managern erledigt werden.
Bei der Implementierung Ihrer Geschäftsprozesse helfen Ihnen die Berater Ihres Softwareanbieters gerne.
5. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Geschäftsprozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Sie unterliegen einem permanenten Wandel, genau wie Ihr Unternehmen. Zweifellos werden nach der Inbetriebnahme Ihrer optimierten Prozesse noch Schwächen zutage treten. Das Beste ist es, wenn Sie die gesamte Belegschaft auf ein Lean-Konzept einschwören. Die Leute an der Basis merken als Erste, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Ziehen Sie dann die notwendigen Stellschrauben nach.
Auch technische Entwicklungen, Änderungen bei Produkten und Services oder der Wechsel eines Lieferanten können einiges ändern. Angenommen, ein Lieferant ermöglicht Ihnen ab heute, Aufträge digital in sein System einzuspielen. Das ist eine perfekte Möglichkeit zur Nachoptimierung. Schreiben Sie Ihren Beschaffungsprozess entsprechend um und docken Sie sich an das System des Lieferanten an.
Das klassische Tool für kontinuierliche Verbesserung ist der Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus (kurz für Plan – Do – Check- Act). Dieser wurde in anderen Beiträgen bereits erklärt.
Wichtig ist, dass Sie organisatorische Maßnahmen definieren, umsetzen, dokumentieren und überwachen, damit kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich stattfindet bzw. gelebt wird. Wozu übrigens auch gehört, dass Sie vermeiden, dass sich Fehler wiederholen und Schwachstellen bestehen bleiben. Dies ist unter anderem für Ihre EN ISO 9001 Zertifizierung maßgeblich: Für diese müssen Sie ein normgerechtes Qualitätsmanagement nachweisen.
