Controlling ist ein deutscher Pseudo-Anglizismus, der sich auf das englische Verb „to control“ bezieht, vereinigt die Bedeutung von Planung, Steuerung und Kontrolle in Bezug auf Unternehmen und ihre Teilbereiche. Der Controller sammelt und analysiert Informationen und leitet darauf Erkenntnisse, Prognosen und Handlungsempfehlungen ab. Auf dieser Grundlage kann das Management seine Leitungs- und Steuerungsfunktion wahrnehmen, den Wandel beherrschen und die organisatorischen Voraussetzungen für die Zielerreichung des Unternehmens und seiner Teilbereichen schaffen.
Controlling – Definition
Die DIN SPEC 1086 liefert einen Orientierungsrahmen für gutes Controlling. Laut ihrer Definition ist Controlling „der gesamte Prozess der betriebswirtschaftlichen Zielfindung, Planung und Steuerung eines Unternehmens. Controlling ist auf die Sicherstellung einer nachhaltigen wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens ausgerichtet und beruht auf der Wechselwirkung vielfältiger Regelkreise aus Zielfestlegung, Planung, Umsetzung, Messung und Verbesserung.“
Stellen für Controller
In kleinen und mittleren Unternehmen herrscht häufig der Manager des Rechnungswesens zugleich über den Bereich des Controllings. Denn das Rechnungswesen liefert einen Großteil der Daten, die für die Steuerung und Kontrolle sowie für die Planung und Koordination von Maßnahmen relevant sind.
Größere Unternehmen richten eigene Stellen für Controller ein. Deren Aufgabe ist es, das Management zu beraten und die Themen des Controllings immer wieder auf die Agenda zu setzen.
Ziele
Das Controlling analysiert Daten und liefert Informationen mit dem Ziel, die jeweils betrachteten Unternehmensteile und letztlich das Unternehmen als Ganzes proaktiv auf die Unternehmensziele hin zu steuern.
Daraus lassen sich vier Ziele ableiten:
- Controller sollen das Unternehmen durch belastbares Datenmaterial in die Lage versetzen, strategische, operative und finanzielle Ziele festzulegen.
- Controller sollen mess- und prüfbare Kriterien liefern, um Strategien und Pläne für das Unternehmen formulieren zu können
- Controller sollen durch Plan-Ist-Abgleich, Kennziffernanalyse, Auswertungen und Prognosen Abweichungen von den Zielen frühzeitig erkennen und Handlungsempfehlungen zum Gegensteuern daraus ableiten
- Übergreifende Aufgabe des Controllings ist es, die Datengrundlage zu liefern und Empfehlungen abzugeben, um die wirtschaftliche Stabilität und Ertragskraft des Unternehmens durch gezielte Maßnahmen zu sichern und zu steigern.
Controlling-Arten nach Zeitraum
Nach betrachtetem Zeitraum lassen sich drei Arten des Controllings differenzieren: das strategische, das taktische und das operative Controlling.
Das strategische Controlling betrachtet Zeiträume von mehr als vier Jahren, das technische untersucht mittelfristige Zeiträume von einem bis vier Jahren und das operative beschäftigt sich mit dem Tagesgeschäft und Zeiträumen von unter einem Jahr, etwa mit dem Projektcontrolling.
Controlling-Arten nach Funktion
Je nach betrachteter Unternehmensfunktion lassen sich weitere Teilbereiche definieren, die jeweils mit den ihnen zu Gebote stehenden Instrumentarien die Controllingfunktion wahrnehmen. Die folgende Liste kann nur eine Kurzübersicht geben, ist aber in keiner Weise erschöpfend.
- Das Finanzcontrolling dient unter anderem der Liquiditätssicherung und der Vorbereitung von Investitions- und Finanzierungsentscheidung.
- Das Kostencontrolling analysiert Kostenstellen und Kostenstrukturen, um die Rentabilität des Betriebs zu optimieren.
- Das Projektcontrolling untersucht, plant und steuert Projekte und Projektressourcen. Die Deckungsbeitragsrechnung gibt Aufschluss über die Rentabilität im einzelnen Projekt.
- Das Vertriebscontrolling betrachtet z. B. die Auftrags- und Abschlussquote, Vertriebskosten im Vergleich um Auftragseingang und den Umsatz pro Kopf der Vertriebsmannschaft, um Schwachstellen offenzulegen und Potenziale im Vertrieb besser auszuschöpfen.
Hinzu kommen weitere, bereichsbezogene Controlling-Arten, z. B. Produktionscontrolling, Wissenscontrolling, Kundenwertcontrolling, Wertschöpfungskettenanalyse, Marketingcontrolling, Kooperationscontrolling, IT-Controlling, Investitionscontrolling oder Personalcontrolling.
Anforderungen je nach Branche unterschiedlich
Branchen haben ebenfalls ihre spezifischen Controlling-Anforderungen und –Methoden. Diese alle aufzulisten, würde zu weit führen. Beispielhaft seien hier nur z. B. das Medizincontrolling, das Logistik-Controlling oder etwa das Gastronomie-Controlling genannt.
Instrumentarium
Auch dieser Bereich kann nur grob angerissen werden, um dem Leser eine Vorstellung von der Vielfalt der verwendeten Werkzeuge zu geben.
Dazu gehören vor allem Plan-Ist-Vergleiche im Hinblick auf Erlöse, Leistungen, Kosten, Investitionen, Personal, Materialwirtschaft, Forderungen und Verbindlichkeiten und sonstige Kennzahlen für das Controlling. Des Weiteren ist es wichtig, eine Planungs- und Budgetierungsstruktur einschließlich Festlegung der Perioden und der Verantwortlichkeiten zu erarbeiten. Dies ist nur ein Ausschnitt aus den Anforderungen an das Instrumentarium des Controllings laut DIN SPEC 1086.
Mögliche Analyseinstrumente
Dank moderner Analysewerkzeuge und Unternehmenssoftware ist ein detailliertes, professionelles Controlling heute auch für den Mittelstand möglich. Aus den Analyseebenen für das Controlling wird erkennbar, dass es notwendig ist, strukturierte Unternehmensdaten direkt aus der Software zu ziehen, um Kennzahlen, Abweichungsanalysen und Planungsdaten daraus zu entwickeln.
Einige zentrale Analysewerkzeuge sind:
- Dashboard mit den wichtigsten Kenngrößen
- Plan-, Ist- und Vorschau-Ebene
- Soll- / Ist-Vergleiche für Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung
- automatisch aus den Daten generierte Kennzahlen
- mehrjährige Planung
- monatliche Analyse des aktuellen Geschäftsjahres
- grafische Darstellung von Entwicklungen einzelner Positionen
- Detailplanung für Umsatzerlöse, Wareneinsatz, Personal usw.
- Finanzierungs- und Investitionsplanung
- ROI-Kennzahlensystem
- Importtabelle für die Ist-Daten-Erfassung
