Controlling-Prämissen und vorbereitende Aufgaben
Anforderungen sammeln
Planung ist alles, auch im Controlling. Die erste Aufgabe des Controllers ist es, in Abstimmung mit dem Management die Anforderungen und die Struktur von Unternehmensplanung und Berichtswesen festzulegen. Der Controller besitzt die Richtlinienkompetenz für Planungselemente, Berichtsperioden, Benchmarks sowie internen Regeln und Abläufe. Es ist z. B. eine strategische Entscheidung im Unternehmen, ob die Ziele für 2016 anhand der Vorjahreszahlen oder aufgrund von Vergleichsdaten aus der Branche definiert werden sollen.
Kalkulationsgrundlagen und Berichtsformate bestimmen
Viele Kalkulationsgrundlagen werden vom Controller (mit)bestimmt: Dazu gehören die Kostenstellenstruktur, Kalkulationsverfahren, Budgetierungsverfahren, Prinzipien der internen Leistungsverrechnung, Festlegung der Messmethoden und nicht zuletzt die Festlegung der Kennzahlen und Kennzahlensysteme. Damit hat das Controlling die Kontrolle über die Zielerreichung und kann eine Planung im Fall einer Abweichung justieren. In der Organisation müssen Verantwortlichkeiten festgelegt, Berichtsformate erarbeitet und Prozesse gestaltet werden.
Software muss benötigte Daten liefern
Der Controller sollte zudem Mitspracherecht bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware haben, die die Daten so zur Verfügung stellt, wie er sie für das Berichtswesen benötigt. Controlling braucht eine einheitliche Datenbasis. Diese kann am besten von einer integrierten Software bereitgestellt werden, die Informationen unternehmensweit sammelt und verarbeitet. Mit Insellösungen kann es passieren, dass der Controller auf dieselbe Frage unterschiedliche Antworten bzw. Daten erhält. Die Software sollte über integrierte Berichtsfunktionen verfügen, aber auch als Datenquelle für Pivot-Analysen dienen können. Die Zuordnung der Kosten zu einzelnen Abteilungen oder Projekten ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen. Es ist gut, wenn die Unternehmenssoftware entsprechende Kostenstellen oder Kosten-Dimensionen abbilden kann.
Datenerfassung
Controller ziehen die benötigten Unternehmensdaten in der Regel aus EDV-Systemen. Die Menge und Qualität der verfügbaren Daten hängt damit einerseits von der eingesetzten Software, andererseits aber auch von der Disziplin und Kooperation der Mitarbeiter ab. Gute Unternehmenssoftware unterstützt die Mitarbeiter durch intuitive und schnelle Bedienbarkeit.
Für die Finanzbuchhaltung setzen fast alle Unternehmen eine Buchhaltungssoftware ein. Daher und aufgrund des engen gesetzlichen Rahmens, ist die Datenbasis im Rechnungswesen und in der Buchhaltung meistens gut.
In Bereichen wie Produktion, Logistik, Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung ist dagegen die Datenlandschaft in vielen Unternehmen uneinheitlich. Oft findet man hier Excel-Tabellen und halbherzig gepflegte Insellösungen. Plan-Ist-Vergleiche sind die Ausnahme. Zahlen, die ans Management gemeldet werden, sind nicht selten geschönt.
In diesem Fall muss der Controller abwägen, ob sich der Aufwand für eine zuverlässige Datenerfassung und Kontrolle lohnt. Oder, besser noch, er besorgt eine zeitgemäße Software, die ihm die benötigte Datengrundlage bietet, ohne die Anwender zu überfordern. Cloud-Lösungen sind preiswert und schnell implementiert und können die Unternehmenssteuerung und Koordination der Ziele dramatisch verbessern.
Analyse der Informationen
In Abhängigkeit von der jeweiligen Fragestellung verdichtet das Controlling die erhobenen Daten mithilfe von Kennzahlensystemen, Benchmarks und Abweichungsanalysen. Die Auswertungen werden für die jeweiligen Adressaten aufbereitet und dem Management in Berichten erläutert.
Der Controller erstellt unter anderem Budgets, Prognosen, Abweichungsanalysen, Wirtschaftlichkeitsanalysen, Kostenstellen- und Kostenträgerechnungen sowie oft auch Jahresabschlussarbeiten.
Beispiel Analyse von Wertschöpfungsprozessen
Der Controller stellt fest, welchen Beitrag einzelne Elemente und Schritte zum Wertschöpfungsprozess liefern. Mit Unterstützung der Fachabteilung beschreibt er alle Einzelaktivitäten, um den Ist-Zustand des Prozesses zu dokumentieren. Dies kann mithilfe eines Flussdiagrammes oder eines Prozessmodellierungstools geschehen.
Auf dieser Grundlage werden Zusammenhänge, Abhängigkeiten, Redundanzen und Überschneidungen betrachtet. Schwachstellen werden identifiziert und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet. Eine Nutzwertanalyse kann helfen, mögliche Verbesserungsmaßnahmen auf strategischer, organisatorischer, technischer oder personeller Ebene abzuwägen und zu koordinieren.
Einleiten von Verbesserungsmaßnahmen
Die Erkenntnisse, die aus den Analysen gewonnen wurden sollten auch entsprechende Maßnahmen bewirken. Auf die Definition der Ziele folgt die Umsetzung. Spätestens jetzt kommen die definierten Verantwortlichkeiten ins Spiel. Die verantwortlichen Personen haben die Aufgabe, die Maßnahmen zu planen, zu koordinieren und über den Fortschritt zu berichten. Die Changes und Leistungen müssen beobachtet und überprüft werden, um notfalls um- oder gegensteuern zu können. Neue Prozesse müssen implementiert, dokumentiert und optimiert werden.
Auch hier kann Unternehmenssoftware bei der Erarbeitung von Best Practices gute Dienste leisten. Manche Systeme verfügen über integrierte Workflows, die Prozesse rationell und gesetzeskonform gestalten helfen.
Nachhaltige Sicherung von Ergebnissen
Die neuen Vorgehensweisen und Prozesse sollten schnellstmöglich dokumentiert und standardisiert werden, damit sich nicht wieder „alte Gewohnheiten“ durchsetzen. Man spricht hierbei von organisatorischem Lernen: Nicht nur der einzelne Mitarbeiter, sondern die Gesamtorganisation denkt um und lernt dazu. Die wichtigste Aufgabe des Controllings ist es, hierfür den Weg zu zeigen.
