Mit Wirkung ab 2015 hat das Finanzministerium mit den GoBD auch für Eingangsrechnungen genau festgelegt, wie eine korrekte Software-gestützte Buchführung aussehen soll. Unternehmer haben die Wahl: sich durch den Gesetzestext zu kämpfen oder eine Software zu benutzen, die diese Anforderungen von Haus aus bereits erfüllt.
Eingangsrechnungen binnen acht Tagen erfassen
Die GoBD legen Wert auf eine zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen. Eingangsrechnungen sollten innerhalb von acht Tagen nach Eingang erfasst werden.
Empfehlenswert ist es, die Rechnungen gleich nach dem Empfang an einer zentralen Stelle (z. B. Sekretariat) zu scannen und auf einen sicheren Speicherort – z. B. ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem – hochzuladen.
Erster Schritt: Eingangsrechnung digitalisieren
Sie erhalten eine Rechnung entweder digital oder in Papierform. Der Gesetzgeber hat digitale Rechnungen den papiergebundenen gleichgestellt. Daher können Sie Papierrechnungen ohne Weiteres scannen und den Papierbeleg anschließend wegwerfen – denn die digitale Verarbeitung spart Zeit, Platz und Kosten. Wichtig ist nur, dass Ihr Scanner eine ausreichende Auflösung hat; 300 dpi reichen normalerweise aus.
Sobald Sie die Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware als Eingangsrechnungen hochgeladen haben – was übrigens auch automatisiert geschehen kann – haben Sie etliche GoBD-Erfordernisse bereits erfüllt:
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Zeitnahe Belegsicherung, Datensicherheit
Die Belege sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern.
In einem professionellen Dokumentenmanagementsystem sind die Rechnungen sicher gespeichert und vor Verlust oder Unauffindbarkeit geschützt.
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Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Seriöse Softwareanbieter können gewährleisten, dass die Originalrechnung im Speicher über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverfälscht erhalten bleibt. Es gibt Systeme, die alle Bearbeitungen genau protokollieren und das Protokoll mit der Rechnung verknüpfen. Bei eventuellen Änderungen wird der Originalbeleg nicht überschrieben, sondern eine neue Version gespeichert, während alle Vorversionen erhalten bleiben.
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Zuordnung des Belegs zur Buchung
Sobald ein Beleg als Eingangsrechnung gespeichert ist, findet auch schon eine entsprechende Zuordnung statt. Die Buchung bleibt mit dem Beleg fest verbunden. Damit ist auch die Anforderung der Überprüfbarkeit erfüllt.
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Elektronische Aufbewahrung
Auch nach zehn Jahren Aufbewahrungsfrist sind Ihre digitalen Belege auf einem Hochsicherheitsserver noch unverfälscht wie am ersten Tag.
Zweiter Schritt: Eingangsrechnung prüfen
Sind die gesetzlichen Rechnungsbestandteile alle vorhanden? Stimmen die darin enthaltenen Angaben? Digitale Eingangsrechnungen sollten ebenso wie papiergebundene eine formale und sachliche Prüfung durchlaufen.
Es ist heute durchaus möglich, diese Prüfung bereits im System vorzubereiten. Die Rechnung wird dann automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergereicht und Prüfvermerke werden an der Rechnung protokolliert.
Kontrollerfordernis
Nach den GoBD müssen Steuerpflichtige ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS) etablieren, in dem Zugangsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen vor Verfälschung der Daten eingerichtet sind.
Diese werden durch einen digitalen Workflow nicht nur etabliert, sondern in einem gleich auch dokumentiert. Einfacher geht’s nicht.
Dritter Schritt: Eingangsrechnungen buchen
Wenn eine digitale Rechnung gut lesbar ist, füllt ein fähiges Buchhaltungsprogramm die meisten Angaben dank Volltexterkennung automatisch in die Buchungsmaske ein. Der Buchhalter muss nur noch wenige manuelle Korrekturen vornehmen.
Sobald die Buchung erledigt ist, ist der Geschäftsvorfall im System festgeschrieben. Die Buchung wird abermals am Rechnungsbeleg protokolliert.
Damit ist das GoBD-Erfordernis der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebenfalls erfüllt. Dasselbe gilt für das Kriterium der maschinellen Auswertbarkeit. Und der Journal- und Kontenfunktion, die von den GoBD verlangt wird, ist ebenfalls Genüge getan.
Verfahrensdokumentation
Auch diese wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Doch die Umsetzung ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Eigentlich muss nur klargestellt werden wer die Rechnungen wann scannt. Alle weiteren Verarbeitungsschritte werden in der Software lückenlos aufgezeichnet.
Was sind die GoBD?
Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung – Digital, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen. Mehr Informationen über die GoBD finden Sie in den Ratgeber-Artikeln Was sind die GoBD?, 6 Anforderungen der GoBD, GoBD-Verfahrensdokumentation und Datenbereitstellung für das Finanzamt.
Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist.
Lesen Sie zu diesem Thema auch unsere Artikel GoBD und Ausgangsrechnungen, GoBD und Kassen und Was sind die GoBD?.
