Bernd Berater fährt der Schreck in die Glieder. Er steht auf dem ICE-Bahnhof München und möchte gerade seinen Rollkoffer nehmen, um zum Taxistand zu gehen. Aber wo ist der Laptop? Er hat ihn wohl in der Bahn liegen lassen. Und die verlässt gerade den Bahnhof.
Notebook verloren, Daten gesichert
Bernd Berater denkt nach: Was kann passieren? Das Notebook ist mit einem sicheren Passwort verschlüsselt. Falls es jemand stiehlt, kommt er nicht an die Daten. Das ist schon einmal gut.
Zum Glück hat die Unternehmensberatung kürzlich auf Cloud Computing umgestellt. Das bedeutet: Die ganze Arbeit, die er im Zug getan hat, ist nicht verloren. Seine Präsentation, die er in einer Stunde bei Wolters Maschinenbau aufführen muss, ist gerettet. Schließlich hat er sein Tablet noch dabei.
Er beginnt sich zu entspannen. Die Katastrophe wird nicht eintreten. Er wird bei der Bahn eine Vermisstenmeldung für seinen Laptop aufgeben und in aller Ruhe mit dem Taxi zum Kundenunternehmen fahren. Dort wird es schon einen Computer geben, mit dem er seine Präsentation aus der Cloud laden kann.
Terminvorbereitung im Taxi
Unterwegs im Taxi checkt er mit seinem Tablet-Computer noch einmal die Eckdaten zum Kunden und zum Projekt. Er ruft das Auftragsdokument ab, greift sich die virtuelle Kundenakte heraus und studiert die Namen und Positionen der Gesprächspartner, die er heute treffen wird.
Am Ziel händigt ihm der Fahrer die Taxiquittung aus. Bernd Berater fotografiert sie mit der Smartphone-Kamera und lädt sie per App in seine Reisekostenabrechnung hoch. Nicht dass heute noch etwas verlorengeht. Der ganze Vorgang braucht schließlich nur drei Fingertipps.
Zeiterfassung für Berater
In der integrierten Zeiterfassung trägt er nach, wann er heute angefangen hat zu arbeiten. Den Zeit Eintrag verknüpft er mit seinem Arbeitspaket am Projekt. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens will sein Projektleiter in Echtzeit wissen, ob der Zeitaufwand im budgetierten Rahmen liegt. So hat er jederzeit den Überblick über den Deckungsbeitrag und merkt sofort, wenn eine Aufgabe aus dem Ruder läuft oder den Meilenstein zu verfehlen droht. Zweitens werden die erfassten Zeiten automatisiert in die Projektabrechnung übernommen, was ihm und seinen Kollegen im Innendienst viel Arbeit abnimmt. Außerdem können die Rechnungen dadurch schneller und präziser gestellt werden als früher.
Bernd Berater hält im Unternehmen des Kunden eine erfolgreiche Präsentation. Der Zugriff auf seine Dateien in der Cloud funktioniert reibungslos. Der Kunde ist sogar an Zusatzleistungen interessiert. Bernd macht eine Notiz in der Projektdokumentation und gibt diese direkt an den Projektleiter durch. Er greift auf den Leistungskatalog seines Unternehmens zu und kann dem Kunden noch im Termin versichern, dass seine Wünsche machbar sind.
Alle To-Dos im Griff
Nach getaner Arbeit setzt sich Bernd Berater erst einmal in ein Café, stellt seinen Hunger und hält die Ergebnisse der Besprechung fest. Er erstellt Aufgaben für die Kollegen im Innendienst und hängt das Besprechungsprotokoll an. Die Aufgaben sind ebenso wie die Zeiteinträge mit dem Projekt und den relevanten Arbeitspaketen verknüpft. Denn auch die Stundenverrechnungssatz der Innendienst Mitarbeiter fließen in die Deckungsbeitragsrechnung ein. Auch für sich selbst trägt er weitere Schritte und einen Wiedervorlagetermin ein.
Fast hätte Bernd Berater vergessen, seinem Laptop hinterher zu forschen. Die Software seiner Unternehmensberatung lässt sich auf dem Tablet genauso komfortabel bedienen wie auf dem Notebook.
Ein Anruf bei der Bahn lässt ihn aufatmen: Sein Laptop wurde gefunden. Er ist während des Kundentermins zurück nach München gereist und wartet am ICE Bahnhof auf die Abholung.
Bernd Berater trinkt seinen Kaffee aus und macht sich auf den Heimweg. Die Sonne scheint.
Berater sollten ihren Kunden voraus sein
Falls auch Sie Unternehmensberater sind: Kommt Ihnen diese Geschichte in Teilen bekannt vor? Könnten auch Sie so lässig reagieren, wenn Ihr Notebook einmal auf einer Dienstreise abhanden kommt? Könnten Sie Ihren Kundentermin so perfekt durchziehen wie Bernd Berater? Könnten Sie im Außendienst so produktiv arbeiten? Wäre Ihre Projektabrechnung ebenso perfekt vorbereitet und automatisiert?
Gerade für Berater ist es wichtig, in punkto Digitalisierung auf dem aktuellsten Stand zu sein. An sich selbst sollten Sie mindestens so hohe Ansprüche stellen wie an Ihre Kunden. Sie können schwerlich anderen moderne Arbeitsweisen vermitteln, wenn Sie selbst in traditionellen Methoden verharren.
Cloud macht Außendienst produktiv
Produktivität im Außendienst bedeutet, Cloud-gestützt zu arbeiten. Eine integrierte Cloud-Unternehmenssoftware macht es möglich, Reisezeit als Arbeitszeit besser zu nutzen. Sie haben dann nicht nur Zugriff auf lokal gespeicherte Dateien, sondern auf Ihr gesamtes Unternehmen. Sie können von unterwegs Dateien teilen und mit ihren Kollegen zusammenarbeiten.
Und außerdem bekommen Sie keine Schweißausbrüche, wenn Ihnen der Laptop einmal abhanden kommt.
