Bedarfsmeldung: der erste Schritt im Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess im Unternehmen wird in der Regel durch eine Bedarfsmeldung angestoßen. Einige Firmen setzen dabei noch auf Papier. Effizienter funktioniert die Bedarfsmeldung jeodoch digital.

Um Kundenaufträge zu erfüllen, werden im Unternehmen Ressourcen in Form von Materialien oder Dienstleistungen benötigt. Existiert eine Einkaufsabteilung, ist diese dafür zuständig, die Ressourcen zu beschaffen. Grundlage dafür ist die Bedarfsmeldung.

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Was ist eine Bedarfsmeldung?

Unter einer Bedarfsmeldung (auch Bedarfsanforderung/Bestellanforderung, abgekürzt BANF) versteht man eine Mitteilung an den Einkauf, Materialien oder Dienstleistungen in der gewünschten Art und Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Die Bedarfsmeldung kann von verschiedenen Stellen im Unternehmen gestellt werden.

Was enthält sie?

Eine Bedarfsmeldung kann je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich aussehen. In der Regel enthält sie folgende Informationen:

• Artikel oder Material, ggf. mit Materialspezifikation bzw. Qualitätsanforderung oder Dienstleistung mit Beschreibung
• gewünschte Menge und Mengeneinheit
• gewünschtes Lieferdatum
• Kontierung

Fakultativ

• möglicher Lieferant
• abweichender Lieferort
• gleichwertiger alternativer Artikel

Hier ein Beispiel einer Bedarfsmeldung:

Oft besprechen Einkäufer und Spezialist die Auswahl des Lieferanten gemeinsam. Die endgültige Wahl des Lieferanten liegt jedoch beim Einkauf.

Warum ist die Bedarfsmeldung wichtig?

Effiziente Ressourcenplanung:

Eine Bedarfsmeldung hilft, die benötigten Ressourcen präzise zu identifizieren und zu planen. Ressourcen werden dadurch effizienter genutzt und Verschwendung wird vermieden.

Optimierung der Beschaffungsprozesse: 

Frühzeitige und korrekte Bedarfsmeldungen tragen dazu bei, Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Verbesserte Budgetkontrolle: 

Bedarfsmeldungen ermöglichen eine genaue Budgetplanung und -kontrolle. Unternehmen und Organisationen können ihre Ausgaben dadurch besser vorhersagen und verwalten.

Risikominimierung: 

Durch rechtzeitige Bedarfsmeldungen können Risiken wie Lieferengpässe, Preisschwankungen oder Qualitätsprobleme frühzeitig erkannt werden.

Wie läuft die Meldung eines Bedarfs ab und was sind die Herausforderungen?

Wie der Prozess der Bedarfsmeldung abläuft, hängt von der Ablauforganisation des Unternehmens ab.

Vereinzelt kommt noch Papier zum Einsatz, manchmal wird der Bedarf auch per Mail angemeldet, selten auch auf Zuruf. All diese Verfahren entsprechen jedoch längst nicht mehr den Anforderungen an einen effizienten Beschaffungsprozess.

Denn die Probleme sind offenkundig:

• Intransparenz über Zuständigkeit und Bearbeitungsstaus
• Lange Bearbeitungszeiten (z.B. durch Liegezeiten, Vergessen)
• Zeitintensive Suche nach Papierformularen
• Verlust von Meldungen auf Papier
• Fehlende Anbindung an die Buchhaltung

Diese wiederum kann die Auftragsausführung massiv beeinträchtigen, zu Lieferverzögerungen und damit zu Unzufriedenheit beim Kunden führen. 

Traditionelle Verfahren führen außerdem intern zu unnötiger Mehrarbeit und Belastung. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Buchhaltung Informationen aus anderen Abteilungen einholen muss.

Welche Vorteile hat die digitale Bedarfsmeldung?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe – besonders auch in der Beschaffung. Denn der Beschaffungsprozess – auch als Purchase-to-Pay-Prozess bezeichnet – besteht aus vielen Einzelschritten. Beispiele dafür sind Bedarfsmeldung und die Eingangsrechnungsverarbeitung, die für die Automatisierung geradezu prädestiniert sind.

Bei der Festlegung der digitalen Freigabeprozessen können Regeln festgelegt werden, wer diese freigibt und ab welchem Wert. Mitarbeitende müssen sich dann keine Gedanken mehr über Zuständigkeiten machen. Auch können vertretungs- oder urlaubsbedingte Vertretungen hinterlegt werden.

Die größten Effizienzeffekte verspricht allerdings ein integriertes System. Als Beispiel sei hier die cloudbasierte Unternehmenssoftware der Scopevisio genannt, die als eines von sechs Modulen auch die Beschaffung enthält.

Bedarfsmeldung (BANF) in Scopevisio

Die Beschaffung ist in Scopevisio Teil eines integrierten Systems. Das hat den Vorteil, dass die Beschaffung auch an andere Module, zum Beipiel die Buchhaltung, angebunden isst.

Folgende Abbildung stellt den Prozessfluss im Modul Scopevisio Beschaffung dar:

Im mittleren Prozessstrang (gelb) ist der Ablauf vom Auftrag bis zur Zahlung dargestellt. Erfasste Aufträge landen in der Auftragssteuerung. Hier wird der Bedarf aus den eingegangenen Aufträgen unter Berücksichtigung des Bestandes ermittelt. Das bedeutet: Die Bedarfsmeldung findet in der Software automatisch und ohne Zutun des Menschen statt.

Nun existieren im Unternehmen aber auch Bedarfe, die nicht aus Aufträgen resultieren. Einfaches Beispiel: der „interne“ Bedarf an Büromaterial, Soft- oder Hardware.

Für die Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung (auch BANF; in der Grafik oben: “Interne Anforderung”) bietet Scopevisio eine Smartphone-App an. Mit  Scopevisio2Go können Mitarbeiter den Bedarf unmittelbar erfassen und zur Freigabe an die entsprechend hinterlegte Person weitergeben. Das gilt für den Bedarf an persönlicher Ausrüstung oder Arbeitsmitteln wie Arbeitskleidung oder IT-Ausstattung, aber auch für den Bedarf, den der Mitarbeiter zum Beispiel als Barkeeper wahrnimmt, wenn er Getränke aus dem Lager benötigt. Die Bedarfsmeldung betrifft also alle Produkte, deren Verbrauch und Abgang vom Lager der Mitarbeiter nicht dokumentieren kann oder möchte.

In folgendem Expertenvideo erläutert Kevin Heinevetter, Product Owner und Agile Coach bei Scopevisio, die Herausforderungen beim Thema Bedarfsmeldung:

 

Welche Vorteile bietet ein integriertes System wie Scopevisio? 

• Mobile Bedarfsmeldung auf dem Smartphone oder Tablet
• Schnelle Erstellung auf der Basis bereits im System angelegter Produkte und Dienstleistungen
• Automatisierte Übergabe an die Zuständigen (auch im Vertretungsfall)
• Vordefinierte Prozess-Schritte inklusive Erinnerung der Zuständigen
• Erhöhte Transparenz über den Status (Schon genehmigt?) aber auch über Folgeschritte (Gibt es bereits ein Angebot oder eine Bestellung?)
• Automatische Einhaltung interner Richtlinien

Fazit

Die Bedarfsmeldung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess. Sie liefert alle notwendigen Informationen für die Bestellung, die dann durch den Einkauf erfolgt.

Eine elektronische Bedarfsmeldung sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Transparenz für alle Beteiligten und reibungslose Beschaffungsprozesse.

Ist die Bedarfsanforderung in ein integriertes System eingebettet, sorgt dies für zusätzliche Effizienzgewinne. Nachgelagerte Prozesse wie die Eingangsrechnungsbearbeitung und Buchhaltung sind dann nahtlos angebunden.