Eine Prozesslandkarte zeichnet Prozesse in einem Unternehmen auf. Sie ist ein Instrument, um betriebliche Prozesse zu strukturieren und im Zusammenhang zu betrachten.
Alle Prozesse und Prozessketten, die wertschöpfenden ebenso wie die unterstützenden, werden in einer Prozesslandkarte grafisch dargestellt. So vermittelt sie ein ganzheitliches Bild und Verständnis eines Unternehmens.
Nutzen der Prozesslandkarte
Aus drei Gründen ist dieses Vorgehen heute state-of-the-art:
Qualitätsmanagement
Erstens basiert jedes Qualitätsmanagement darauf, dass Unternehmen ihre Vorgänge in Prozesse gliedern. Der Prozess definiert und dokumentiert, welche Aktivitäten zu welcher Zeit mit welchen Ressourcen und welchem Ergebnis ausgeführt werden. Nur so kann konsistentes und effizientes Arbeiten mit gleichbleibender Qualität gewährleistet werden.
Digitalisierung
Zweitens ist die Beschreibung von Prozessen der erste Schritt zur Digitalisierung – und die wird für Unternehmen schon bald zu einer Überlebensfrage. Viele Prozesse lassen sich ganz oder in Teilen automatisieren. Voraussetzung ist, dass sie in ihre Bestandteile zerlegt und auf eine prozessorientierte Software – beispielsweise ein ERP-System – abgebildet werden.
Unternehmenssteuerung
Drittens schafft eine Prozesslandkarte eine Übersicht über die Vorgänge und ihr Zusammenspiel im Unternehmen. Diese prozessorientierte Sicht ist notwendig für die Unternehmenssteuerung. Während klassische Organigramme lediglich eine statische Sicht eröffnen, gibt die Prozesslandkarte Aufschluss über funktions- und abteilungsübergreifende Prozesse und deren Implikationen.
Prozesslandkarte erstellen
Sie erstellen eine Prozesslandkarte gewissermaßen nach dem Top-Down-Prinzip.
Auf der obersten Abstraktionsebene überlegen Sie, welche Prozessketten Sie haben. Das sind Hauptprozesse, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken, wie zum Beispiel die Materialbeschaffung.
Quelle: Simone Glitsch, https://prozessoptimierung-sprung.de/prozesslandkarte-erstellen/
Dann gliedern Sie diese in Teilprozesse auf und ordnen die Teilprozesse in Kategorien ein. Die klassischen Kategorien sind Managementprozesse, Wertschöpfungs- oder Kernprozesse und unterstützende oder Support-Prozesse.
Mangementprozesse
Diese Prozesse finden nur auf den Leitungsebenen statt. Strategische Planung und Unternehmenssteuerung sind Beispiele für Managementprozesse.
Wenn die Geschäftsleitung plant, ein ERP-System für die Auftragsabwicklung einzuführen, wäre das ein Managementprozess.
Wertschöpfungsprozess
Die Wertschöpfungsprozesse oder auch Kernprozesse sind die Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen. Also die Vorgänge, die mit der Erfüllung der Kundenwünsche zu tun haben. Das beginnt mit der Erstellung des Produktes oder der Leistung und endet – nun, das kommt darauf an. Wenn Sie Dinge verkaufen, die langfristig betreut oder gewartet werden müssen, dann gehören Service und Wartung auch zu den Kernprozessen.
Quelle: Simone Glitsch, https://prozessoptimierung-sprung.de/prozesslandkarte-erstellen/
Unterstützende Prozesse
Dies sind administrative Prozesse, die nicht unmittelbar der Wertschöpfung dienen, aber die Organisation am Laufen halten, wie zum Beispiel Rechnungswesen und Buchhaltung.
F&E-Prozesse, Beschaffungs- und Logistikprozesse sind streng genommen Unterstützungs- oder Supportprozesse, auch wenn sie sich im nahen Umfeld der Wertschöpfungsprozesse bewegen bzw. diese beliefern.
Wenn Sie nicht genau wissen, ob ein Prozess unterstützend oder wertschöpfend ist, fragen Sie sich: Befriedigt das Ergebnis des Prozesses ein Kundenbedürfnis? Wenn ja, dann ist er ein Kernprozess.
Zunehmende Verfeinerung
Top-Manager benötigen in der Regel den Überblick, während sich Abteilungsleiter oder Controller mehr für bestimmte Details interessieren.
Je tiefer Sie in die Details der Prozesse einsteigen, umso mehr Stellschrauben finden Sie, um diese zu optimieren. Für Ihre Schwachstellenanalyse oder Lean-Projekte ist diese Detailtiefe unerlässlich. Sie ist im Übrigen eine Voraussetzung, um Geschäftsprozesse in einer Business Software zu verarbeiten.
Prozesse automatisieren
Nehmen wir als Beispiel den Teilprozess „Materialrechnung bezahlen“ aus der Prozesskette oben.
Die Rechnung trifft ein, jemand stempelt sie und reicht sie an den Einkauf zur Prüfung weiter. Der Einkauf prüft, bringt einen Prüfvermerk an und reicht sie an den zuständigen Manager zur Freigabe weiter. Dieser gibt die Rechnung frei und schickt sie an die Buchhaltung. Ein Buchhalter kontiert die Rechnung und erfasst sie im Buchhaltungsprogramm. Er prüft die Fälligkeit, checkt die Liquidität auf den Firmenkonten und weist die Zahlung an.
Den kompletten Prozess, einschließlich aller denkbaren Varianten, können Software-Systeme heute voll digital und teilautomatisiert abwickeln. Mit Varianten ist gemeint: Je nach Art und Höhe der Eingangsrechnung unterschiedliche Zuständigkeiten für den Genehmigungsworkflow, Elektronische Vermerke auf der digitalisierten Rechnung, verschiedene Folgeaktivitäten je nachdem, ob eine Rechnung bezahlt, zurückgestellt oder abgewiesen wird, automatisiertes Kontieren, Überweisungsläufe und vieles mehr.
Tools für Prozesslandkarten
Sie können verschiedene Tools verwenden, um eine Prozesslandkarte zu erstellen.
Grafisch werden Prozesse meist mit Blockpfeilen dargestellt. Excel und Word haben mit SmartArt ein Toolset, das die notwendigen grafischen Elemente enthält.
Manche verwenden auch eine Mindmap-Software. Solche Anwendungen haben den Vorteil, dass Sie Ebenen ein- und ausblenden können, d. h. die Details weglassen und nur den übergreifenden Prozess oder die Prozesskette betrachten.
Prozessorientierte Software
Wenn Sie diesen Artikel lesen, ist das ein gutes Zeichen: Sie denken und steuern Ihr Unternehmen prozessorientiert. Haben Sie diese Perspektive auch bereits auf Ihre IT-Umgebung übertragen?
Viele Manager leiden heute daran, dass ihr Denken zwar ganzheitlich ist, aber nicht ihre Software. Marketing und Vertrieb, Lager, Projektabwicklung, Kundenbetreuung, Fertigung, Buchhaltung – alles hat eine eigene Softwarelösung und vielerorts verhindern Medienbrüche und fehlende Schnittstellen die Integration, die eigentlich notwendig wäre, um durchgängige Prozesse im Unternehmen einzurichten.
Prozessorientierte Unternehmen brauchen prozessorientierte Software. ERP-Anbieter haben heute modulare Systeme im Programm, die sich schrittweise einführen lassen und Prozesse bruchlos implementieren. Viele Bereiche werden durch diese Lösungen bereits abgedeckt. Offene APIs ermöglichen darüber hinaus die Anbindung von Fremdsystemen und die Integration in eine bereits vorhandene IT-Umgebung.
Fazit
Eine Prozesslandkarte bildet Prozesse im Unternehmen ab. Wie eine traditionelle Landkarte gibt sie dem Betrachter einen ganzheitlichen Überblick und Orientierung über die wertschöpfenden und administrativen Prozesse im Unternehmen. Diese Prozesse können in eine beliebig detaillierte Sicht heruntergebrochen werden, um Schwachstellen genau zu analysieren, Lean-Methoden anzuwenden oder Vorgänge auf Software-Lösungen abzubilden.
Vom Top-Manager über die Funktionsebenen bis zur IT haben alle Bereiche Vorteile von dieser ganzheitlichen Betrachtung der Prozesse im Unternehmen. Modulare, prozessorientierte Business Software ist ideal geeignet, um die Prozessketten durchgängig zu implementieren.
