Workshops spielen in Projekten eine wichtige Rolle. Wenn Sie zum Beispiel IT-Unternehmer oder Software-Produzent sind, halten Sie regelmäßig mit Kunden und anderen Stakeholdern Workshops ab. Dabei geht es mal um das Onboarding von Mitarbeitern im Kundenunternehmen, mal um das Sammeln von Requirements und mal um die Ausgestaltung der Benutzeroberfläche.
Unternehmensberater veranstalten ebenfalls Workshops, um ihre Lösungen bei den betreuten Firmen einzuführen, die gemachten Erfahrungen zu sammeln und die vorgeschlagene Methodik weiterzuentwickeln.
Damit Ihre Workshops zielführend und effektiv sind, sollten Sie diese Veranstaltungen sorgfältig planen und durchführen. Eine Business Software macht Ihnen das in vieler Hinsicht leichter.
Was macht erfolgreiche Workshops aus?
Ein Workshop ist dann erfolgreich, wenn er seine Ziele erreicht. Klingt banal, ist es aber nicht. Allzu oft werden Workshops veranstaltet, ohne dass vorher konkrete Ziele definiert wurden. Da zum Workshop immer Teilnehmer gehören, sollten Sie sich im Vorfeld auch über die Zielgruppe klar sein und über die Rollen, die die Beteiligten spielen.
Und damit sind wir bereits mitten im Thema.
10 Punkte für den Erfolg Ihres Workshops
Mal schnell eine Rundmail versenden, eine Agenda schreiben und damit hat es sich. So einfach machen Sie es sich natürlich nicht, aber trotzdem: Wenn Workshops ihr Ziel verfehlen, liegt das häufig an der mangelnden Vorbereitung. Wir haben einen Zehn-Punkte-Plan für Sie entworfen, damit Ihr nächster Workshop alle Erwartungen übertrifft.
Vorbereitung
1. Konkretes Ziel setzen
“Wir zeigen denen mal, wie unsere App funktioniert” ist als Zieldefinition etwas mager.
Besser sind Zielsetzungen wie:
- Nach dem Workshop sollen die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung ihre HR-Prozesse mit unserer App selbständig bearbeiten können.
- In dem Workshop finalisieren wir gemeinsam mit dem Kunden unser Pflichtenheft.
- Im Kick-off-Workshop stellen wir dem Kunden das Projektteam vor, sichten die bereits gemachten Vorarbeiten und stellen einen belastbaren Zeitplan auf.
Sie sehen, worauf es ankommt: Die Ziele sind so formuliert, dass Sie hinterher a) ein Ergebnis haben, von dem Sie b) überprüfen können, ob es den Anforderungen genügt.
2. Teilnehmer berücksichtigen
Ein Workshop richtet sich immer an einen ganz bestimmten Teilnehmerkreis. Wählen Sie die Adressaten sorgfältig aus. Wenn gemeinsam diskutiert werden soll, sind maximal ein Dutzend Teilnehmer in Ordnung, mehr sollten es nicht sein. Manche Teilnehmer sind obligatorisch, andere fakultativ.
Schicken Sie den Teilnehmern vorab Ihre Agenda und Zielsetzung, damit diese sich vorbereiten können. Vielleicht kommt jemand auf Sie zu und formuliert weitergehende Erwartungen, die Sie noch in die Agenda mit aufnehmen möchten. In die Abstimmung sollten Sie auch die Führungsebene mit einbeziehen.
3. Agenda ausarbeiten
Teilen Sie die Themen und den Ablauf des Workshops in sinnvolle Abschnitte ein. Für jeden Abschnitt stecken Sie einen Zeitrahmen ab und nehmen eine Detailplanung vor. Zwischen den Abschnitten reservieren Sie Zeitpuffer und planen Pausen ein. Eventuell können Sie für die verschiedenen Workshop-Phasen auch Zwischenziele definieren.
Ein dreistündiges App-Onboarding unserer HR-Kräfte könnte so aussehen (die Detailplanung haben wir weggelassen):
- Eine halbe Stunde Einführung in die Software
- Eine Stunde Hands-on-Training der Mitarbeiter an ihren laufenden Prozessen
- Kaffeepause
- Eine halbe Stunde selbständiges Einüben des Gelernten
- Eine halbe Stunde Fragen und Antworten
4. Organisatorisches
Selbstverständlich muss für den Workshop ein ausreichend großer Raum reserviert werden, der für alle Beteiligten – auch die mit körperlichen Einschränkungen! – gut zugänglich ist.
Die benötigte Technik, etwa Mikrofon, Beamer, Präsentations-PC, Aufnahme-Equipment und dergleichen sollte bereitstehen oder rechtzeitig vorher installiert werden. Seien Sie rechtzeitig vor Beginn des Workshops vor Ort und überzeugen Sie sich, dass alles funktioniert.
Auch für Kaffee, Getränke und Snacks sollte gesorgt sein.
Durchführung
5. Moderation und Assistenz
Workshops werden häufig von mehreren Personen durchgeführt, zum Beispiel einem Moderator und einem Unterstützer, oder von Teams, die einander abwechseln. Sinnvoll ist eine Arbeitsteilung, bei der der Moderator für das inhaltliche und der Assistent für das organisatorische Gelingen zuständig ist.
6. Auf das Ziel hinarbeiten
Das Ziel des Workshops sollte immer präsent sein. Am besten schreiben Sie es in metergroßen Lettern auf ein Flipchart, das permanent zu sehen ist.
Der Moderator hat die Aufgabe, für einen fokussierten und zielführenden Ablauf zu sorgen. Den Teilnehmern sollte in jeder Phase bewusst sein, dass sie hier auf ein Ziel hinarbeiten, das auch ihr eigenes Ziel ist.
7. Umgang mit den Teilnehmern
Es gilt, Rücksicht auf das Publikum zu nehmen. Holen Sie die Leute dort ab, wo sie stehen. Wenn Sie als IT-Experte ein Onboarding mit Benutzern aus nicht-technischen Berufen veranstalten, können Sie keine Fachkenntnisse voraussetzen. Drücken Sie sich klar und einfach aus. Und achten Sie darauf, alle Teilnehmer so einzubinden, dass bei niemandem Langeweile aufkommt.
Rücksichtnahme ist allerdings keine Einbahnstraße. Auch von den Teilnehmern können Sie ein angemessenes, konstruktives Verhalten verlangen. Wenn nötig, legen Sie Regeln für die Diskussion fest: Rednerliste, Redezeitbegrenzung, andere ausreden lassen, dies sind Vereinbarungen, die verhindern, dass Gruppengespräche aus dem Ruder laufen. Abschweifungen sollten sanft aber konsequent unterbunden werden.
Nachbereitung
8. Dokumentieren
Wenn alle Beteiligten einverstanden sind, können Sie den Workshop, sofern das sinnvoll ist, aufzeichnen. In jedem Fall sollten Sie im Anschluss an den Workshop ein Ergebnisprotokoll erstellen. Je nach Art und Zielsetzung können Sie dieses Protokoll auch gleich in der Gruppe einvernehmlich formulieren.
Die erarbeiteten Punkte können Sie anschließend noch in einer separaten Unterlage ausführlich dokumentieren. Diese Unterlage ist auch ein Tätigkeitsnachweis für Ihre Auftraggeber und kann für Beteiligte, die am Termin verhindert waren, eine große Hilfe sein.
Darüber hinaus hilft Ihnen die ausführliche Dokumentation, wenn Sie den Workshop in ähnlicher Form erneut durchführen möchten. Sie können dann auf die gemachten Erfahrungen zurückgreifen.
9. Weitere Schritte festlegen
Häufig zieht ein Workshop eine ganze Reihe von “To-Dos” nach sich. Halten Sie fest, wer bis zu welchem Termin welche Aufgabe mit welchem Ergebnis zu erledigen hat. Diese To-Dos gehören zwingend mit in das Ergebnisprotokoll, das im Anschluss an die Veranstaltung an alle Teilnehmer verschickt wird.
10. Erfolgskontrolle
Nach dem Workshop sollten Sie von den Teilnehmern abfragen, inwieweit ihre Erwartungen erfüllt wurden. Dies tun Sie mit einem vorbereiteten Formular, das Sie vor Ort verteilen oder online bereitstellen.
Endet der Workshop mit einem Aktionsplan, den oben genannten To-Dos, so sollten Sie auch die Erledigung dieser Aufgaben nachhalten.
Zeit sparen durch cleveren Software-Einsatz
Wie Sie sehen: Für einen erfolgreichen Workshop sind viele Dinge zu koordinieren. Teilnehmer, Räumlichkeiten, Unterlagen, Tagesordnungen, Ablaufpläne, Präsentationen, Beurteilungsbögen, und, und, und. Das alles manuell zu bewältigen kostet viel Zeit und die Gefahr ist groß, dass Sie im Eifer des Gefechts etwas übersehen.
Vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen eine integrierte Business Software zur Verfügung? In diesem Fall können Sie den gesamten Workflow, die Aufgaben, Ressourcen, Beteiligten, Termine und Evaluationen über Ihre Software steuern.
In einem rollenbasierten Kontaktmanagement können Sie die Beteiligten speichern. Ein Dokumentenmanagementsystem nimmt alle Dokumente auf. Diese verteilen Sie einfach, indem Sie Links auf die aktuelle Fassung verschicken oder Stakeholdern einen Zugriff einräumen.
Workshop als Projekt managen
Den kompletten Workshop können Sie als kleines Projekt handhaben. Das Projekt-Modul Ihrer Business Software zeigt Ihnen eine virtuelle Projektakte, in der Sie sämtliche Abläufe, Ressourcen, beteiligten Personen, Zulieferer, Termine, Aufgaben, E-Mails, Dokumente, Präsentationen, Feedback-Bögen und so weiter strukturiert und gebündelt anzeigen und bearbeiten können.
Und für den nächsten Workshop brauchen Sie das Projekt nur noch zu duplizieren. Der gefürchtete Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung – in der Regel das Doppelte der Dauer des Workshops – schrumpft damit auf ein Viertel der Zeit zusammen.
Fazit
Wenn Sie sich an unseren 10-Punkte-Plan halten, wird Ihr nächster Workshop bestimmt eine produktive, runde Sache. Und falls Sie ihn als Projekt in einer integrierten Business Software anlegen, sparen Sie Zeit und gehen sicher, dass Sie nichts vergessen. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.
