Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office-Integration?

Microsoft Office ist aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken. Seit Jahrzehnten begleiten Word, Excel, Outlook und Co. Heerscharen von Wissensarbeitern durch den Tag. Durch lange Gewöhnung bewegen sich auch Menschen, die ansonsten nicht gerade „Technik-Freaks“ sind, mit traumwandlerischer Sicherheit durch die Programme des Marktführers Microsoft.

Die Folge ist, dass Office-Anwendungen in fast jeden Geschäftsprozess Ihres Unternehmens eingebunden sind. Sie sind unersetzlich. Jede ERP-Anwendung, die das nicht berücksichtigt, ist zum Scheitern verurteilt. Sie kann immer nur einen Teil der betrieblichen Abläufe abbilden, nie das Gesamtbild. Ihre Datenbasis bleibt zwangsläufig lückenhaft.

Daher lohnt es sich zu fragen: Wie gut realisiert Ihr ERP Microsoft Office Integrationen?

Grundlegende Microsoft Office-Integrationen

Die Integration von Explorer, Outlook, Word und Excel ist Pflichtprogramm für jedes gute ERP-System. Doch Integration ist nicht gleich Integration: Welche Funktionen bietet Ihre Office-Schnittstelle an? Nur das Speichern von Microsoft Office-Objekten in der ERP-Anwendung? Oder können diese auch in Vorgänge eingebunden werden? Und wie ist es umgekehrt mit dem Abruf von Dokumenten, Kontakten usw. aus Ihrer ERP-Anwendung in Office? Die Kommunikation zwischen der Microsoft-Welt und der ERP-Welt sollte in beide Richtungen funktionieren.

Zwar bieten die meisten ERP-Anwendungen eine Schnittstelle zu Microsoft-Programmen, aber nicht alle können dasselbe. Daher lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Microsoft Explorer für Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist so etwas wie das Rückgrat Ihrer Business-Anwendungen – ganz gleich, ob diese von Microsoft oder von Ihrem ERP-Anbieter programmiert wurden.

Viele Cloud-Anbieter geben ihren Anwendern kleine Programme, so genannte Add-Ins, die Cloud-Speicher als Verzeichnis im Explorer anzeigen. Was Google Drive, One Drive und Dropbox können, um nur die bekanntesten zu nennen, das sollte auch Ihr ERP beherrschen: Eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Windows Explorer bereitstellen.

Diese sollte dem Benutzer das Speichern von Dokumenten im ERP ohne zusätzliche Klicks und ohne Wechsel der Arbeitsumgebung ermöglichen. Denn jeder zusätzliche Aufwand geht zu Lasten der Produktivität, erzeugt Frust und mindert die Akzeptanz.

Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben

In diesem Bereich sollte die ERP-Anbindung folgendes können:

Verzeichnisstruktur aus Ihrem DMS in Windows Explorer anzeigen
Mehrere Gesellschaften / Mandanten
Hochladen durch Drag & Drop oder Synchronisation
Externen Freigabe-Link erstellen, optional mit Passwort, mit Verfallsdatum und/oder mit einem Verbot oder einer Begrenzung möglicher Downloads

Einstellungen für Microsoft Office-Integration

In den Grundeinstellungen der Schnittstelle sollte es möglich sein, Ordner oder einzelne Dateien zwischen Ihrer Festplatte und dem ERP zu synchronisieren.

Des Weiteren werden Einstellungen für das Speichern von lokalen Änderungen benötigt. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das im DMS liegt, soll dieses dann automatisch mit Ihren Änderungen aktualisiert werden, oder möchten Sie dies manuell tun, um mehr Kontrolle über die Speicherung zu haben?

In einem guten DMS können Dateien nur von ihrem Eigentümer gelöscht werden. Im Zweifel ist das die Person, die ein Dokument erstellt oder als Erste hochgeladen hat. Andere sind nicht löschberechtigt, auch wenn sie Zugriff auf das betreffende Dokument haben. Dieser Lösch-Schutz sollte auch für DMS-Dokumente gelten, die im Windows-Explorer zugänglich sind.

Outlook

Ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz läuft immer noch über E-Mails. In E-Mails werden Konditionen vereinbart, Aufträge erteilt, Dateianhänge übermittelt, Genehmigungen ausgesprochen, Mängel gerügt. Solche wichtigen Mitteilungen sind Bestandteile von Geschäftsprozessen und unterliegen, ganz nebenbei, der Aufbewahrungspflicht.

Jedes ERP-System sollte daher zumindest ein Plug-In für Outlook anbieten. Das Plug-In sollte im Menüband von Outlook zugänglich sein und außerdem Automatisierungen erlauben. Der Grundsatz lautet wie immer: Mitarbeiter sollen mühelos wichtige Mails ins ERP hochladen können, ohne ihre vertraute Outlook-Anwendung zu verlassen.

Die Outlook-Schnittstelle Ihres ERPs sollte einen passwortgeschützten Zugang auf Ihre Unternehmensdaten aus Outlook heraus bieten, der natürlich die Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Nutzers berücksichtigt. Außerdem sollte die Outlook-Anbindung ans ERP folgende Aspekte abdecken:

E-Mails

Zuordnen und Speichern von empfangenen und gesendeten E-Mails unter

Kontakten
Projekten
Aufgaben
Dokumenten (DMS)

Auswahl, was gespeichert wird:

nur die E-Mail
nur der E-Mail-Anhang
beides
bei gesendeten Mails: der Anhang als Link oder als Datei

Weiteres

Gesendete E-Mails den Empfängern zuordnen
- automatisch
- manuell
- nicht zuordnen
Aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen

Termine

Können Sie über die Schnittstelle ausgewählte Outlook-Termine bzw. Kalendereinträge im ERP-System speichern, beispielsweise unter einem Projekt?

Aufgaben

Ermöglicht es Ihre Schnittstelle, Aufgaben genauso einfach im ERP-System wie in Outlook anzulegen, d. h. mit einem Mausklick?

Kontakte

Können Sie aus Outlook heraus einen neuen Kontakt im ERP-System anlegen?

Können Sie Kontakte aus dem ERP-System in Outlook durchsuchen und mit einem Mausklick zum Beispiel eine E-Mail an einen solchen Kontakt schreiben?

Dokumente

In Outlook benötigen Sie Zugriff auf die Dokumente aus Ihrem DMS. Schließlich möchten Sie diese gelegentlich als E-Mail-Anlage oder – besser – als Link versenden. Können Sie aus Outlook heraus Ihre Dokumente im ERP bzw. dem zugehörigen DMS

durchsuchen,
anzeigen,
filtern,
per Link freigeben,
herunterladen und/oder
einer neuen Mail als Anhang hinzufügen?

Zusätzlich sollte Ihre Outlook-Schnittstelle eine Funktion bieten, mit der Sie eine ausgewählte E-Mail in Ihr DMS hochladen können.

Microsoft Office-Integrationen für Word, Excel, Powerpoint

Für diese Anwendungen gilt sinngemäß dasselbe wie für Dokumente. Die Schnittstelle zwischen den Office-Produkten und Ihrem ERP muss in beide Richtungen funktionieren.

Von Office ins ERP…

Prüfen Sie also nach, ob Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen

zu Kontakten, Projekten oder Aufgaben in Ihrem ERP zuordnen können,
mit einem Mausklick in einem geeigneten Ordner in Ihrem ERP bzw. DMS ablegen können.

…und wieder zurück

Die Mitarbeiter möchten sich gerne Daten aus dem DMS oder ERP „auf den Schirm“, sprich: in ihre Office-Anwendung holen. Das muss mühelos möglich sein, ohne die Office-Umgebung verlassen zu müssen.

Das ERP-Add-In für Microsoft Office sollte daher über Menüsymbole oder eine Seitenleiste in Word, Excel und Powerpoint erreichbar sein. Es sollten den Benutzern ermöglichen, Dokumente über eine komfortable Such- und Filterfunktion zu finden, herunterzuladen und im DMS zurückzuspeichern.

Word

Für die Word-Anbindung ist es nützlich, wenn im ERP gespeicherte Kontakte zum Beispiel in Anschreiben als Adressaten eingefügt werden können. Im Idealfall wird dies durch eine Serienbrieffunktion komplettiert.

Excel

Die Excel-Anbindung sollte es ermöglichen, Daten aus der ERP-Software ohne Umweg abzurufen, herunterzuladen, in Excel-Tabellen einzufügen, weiter zu bearbeiten und wieder hochzuladen.

Powerpoint

Verfügt Ihre ERP-Anwendung auch über eine Schnittstelle zu Powerpoint, der ubiquitären Microsoft-Lösung für Business-Präsentationen? Dann sind Sie gut mit Microsoft-Integrationen ausgestattet. Die Powerpoint-Schnittstelle sollte in derselben Weise wie die für Word und Excel bidirektional funktionieren, inklusive Upload, Download, Bearbeitung und Zurückspeichern im DMS der ERP-Software.

Weiterführende Microsoft Office-Integrationen

Projektkommunikation mit MS Teams

Wenn Sie denken, dass das bereits das Ende der Fahnenstange ist, dann liegen Sie falsch. Microsoft bietet einiges mehr als nur Office-Anwendungen. So ist zum Beispiel Microsoft Teams eine beliebte Anwendung, die Projekte mit Chat-Funktionalität bereichert. Die Projektmitarbeiter können Teams bilden und über MS Teams Informationen sozusagen auf dem kleinen Dienstweg austauschen, sich verabreden, schnelle Entscheidungen treffen und unbürokratisch zusammenarbeiten.

Können Sie eine Chat-Anwendung wie MS Teams in Ihre ERP-Software einbinden? Das ist ein sehr nützlicher Mehrwert für alle, die Neues Arbeiten und einen strukturierten und sicheren Informations-Austausch innerhalb von Projekten praktizieren.

Kalender

Jede ERP-Anwendung enthält auch Kalenderfunktionen. Nicht jede ist in der Lage, auch Outlook-Kalender über einen Link zu importieren. Daher sollten Sie auf diese Funktionalität Wert legen. Sonst enden Sie dort, wo Sie mit der ERP-Lösung eigentlich weg wollten: in Datensilos, bei denen dieselben Informationen an mehreren Stellen – sprich: redundant – gepflegt werden müssen.

Business Intelligence (BI)

Die BI-Lösung von Microsoft heißt Power BI. Sie ermöglicht es, Daten auf viele verschiedene Arten zu aggregieren, zu analysieren und zu visualisieren – Daten, die in Ihrem ERP gespeichert sind.

Natürlich hat jede ERP-Anwendung, die auf sich hält, auch eine Fülle von Auswertungsmöglichkeiten. Aber sind diese auch so komfortabel und vielseitig wie Power BI? Und kommen Ihre Mitarbeiter auch wirklich damit klar?

Ansonsten sollte Ihr ERP-System die Möglichkeit bieten, Power BI anzubinden. Dann können Sie direkt mit Power BI Analysen aus den Echtzeit-Daten Ihres ERP-Systems ziehen. Geht nicht? Gibt’s nicht. Daher unser Rat: Achten Sie darauf, was Ihr ERP-System in puncto Microsoft-Integration tatsächlich zu bieten hat.

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Autor:in Dorothea Heymann-Reder

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