Was ist ein Projektstrukturplan?
Wie der Name schon sagt: Ein Projektstrukturplan (abgekürzt PSP) ist eine Planungsunterlage zum Strukturieren eines Projekts. Nach dem Motto “Teile und herrsche” wird ein Projekt dabei hierarchisch in Teilprojekte zerlegt, diese wiederum in Arbeitspakete und so weiter. Je nachdem, wie groß und komplex ein Projekt ist, können unterschiedlich viele Gliederungsebenen existieren, die die Projekttätigkeiten immer detaillierter beschreiben. Der Projektstrukturplan ist die zentrale Unterlage für die Projektplanung und das Projektmanagement (PM).
Darstellung eines Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan wird als Liste mit Nummerierungen oder Einrückungen oder grafisch als Baumdiagramm dargestellt. Die Teilprojekte sind Blöcke, von denen die Arbeitspakete als weitere Blöcke abgehen. Auf der untersten Ebene befinden sich Aufgaben und Teilaufgaben.
Der Projektstrukturplan hat viele Zwecke
- Bei der Erstellung des PSP werden alle Arbeitspakete ermittelt, die zum Erreichen des Projektziels notwendig sind.
- Die übersichtliche und vollständige Darstellung trägt zur Transparenz bei und ist eine gute Grundlage für die Kommunikation im Team. Der Plan macht das Projekt beherrschbar und bildet eine Grundlage für die Aufgabenverteilung.
- Die klar definierten Teilprojekte und Arbeitspakete ermöglichen eine präzise Ressourcenplanung und Budgetierung. Häufig werden Arbeitspakete mit einem Zeitbudget, einem Verantwortlichen und einer Kostenstellen verbunden.
- Dadurch kann der Projektleiter im laufenden Projekt nicht nur die Zielerreichung, sondern auch die Kosten kontrollieren.
- Projektteams wiederum können anhand des Projektstrukturplans ihre Kommunikation gestalten, ihre Teilaufgaben koordinieren und ihre Arbeitszeiten auf die jeweiligen Teilaufgaben erfassen.
- Die klare Zuständigkeit eines Arbeitspaket-Verantwortlichen sorgt dafür, dass jemand in der Pflicht ist, die Arbeit konsequent zu steuern und Statusberichte an den Projektleiter zu liefern.
- Werden die Soll-Vorgaben des Projektstrukturplans mit dem Ist-Zustand verglichen, zeigt sich recht früh, ob Ressourceneinsatz, Zielerreichung und Kosten im Plan liegen oder ob sich Probleme abzeichnen. Das Projektmanagement hat dadurch Gelegenheit, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die den Kurs des Projektes korrigieren.
Projektstrukturplan erstellen
Das Projektmanagement erstellt den Projektstrukturplan meist in einem Top-Down-Verfahren. Im Idealfall werden die Projektteams und der Auftraggeber in diese Planungsphase eingebunden, etwa im Kick-off-Termin. Alle Projektaktivitäten müssen auf das ultimative Projektziel oder auf die relevanten Teilziele einzahlen.
Diese Ziele werden nach SMARTen Methoden definiert: Die Abkürzung SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und termingebunden. Anhand dieser Ziele werden die Meilensteine und Projektphasen festgelegt.
Das Team überlegt, welche Aktivitäten zum Ziel führen und ordnet diese Aktivitäten den Teilprojekten zu. Im nächsten Schritt werden die Teilprojekte in Arbeitspakete gegliedert.
Die einzelnen Teilaufgaben im Rahmen dieser Arbeitspakete werden in einem späteren Schritt von den zuständigen Abteilungen in Absprache mit dem Projektleiter festgelegt. Auf dieser Ebene werden auch die Prozesse definiert, die letztlich zur Zielerreichung führen.
Elemente des Projektstrukturplans
Das Projektmanagementhandbuch stellt verschiedene Gliederungen und ein Beispiel vor.
Im Beispiel kann man sehen, wie ein Projektstrukturplan aussieht…
… und wie ein Arbeitspaket spezifiziert wird.
Bildquelle: https://www.projektmanagementhandbuch.de/projektplanung/projektstrukturplan/
Ein Arbeitspaket sollte folgende Details umfassen:
- Start- und Endtermin
- Zuständigkeit
- Aktualisierung
- Grad der Fertigstellung
Methoden zur Gliederung des PSP
Die funktionsorientierte Gliederung orientiert sich an den Unternehmensfunktionen, zum Beispiel. Produktion, Einkauf, Vertrieb. Sie hat den Vorteil, dass alle mit den Strukturen vertraut sind. Die Kommunikation ist unproblematisch, weil jeder weiß, an wen er zu berichten hat. Die Linienmanager und das Projektteam kennen einander und die Hierarchien sind klar und praxiserprobt.
Die objektorientierte Gliederung eignet sich für Projekte, in denen parallel mehrere ähnliche Teilprojekte abgewickelt werden. Dies wäre zum Beispiel bei einem Kongress der Fall, bei dem auf mehreren Bühnen Podiumsdiskussionen oder Vorträge stattfinden. Jede Bühne wäre ein Teilprojekt für sich.
Eine phasenorientierte Gliederung ist günstig, wenn das Projekt linear mehrere Phasen durchläuft, die aufeinander aufbauen. Dies ist zum Beispiel in vielen Entwicklungsprojekten der Fall.
Natürlich sind auch Mischformen denkbar, wobei zum Beispiel bei der Projektvorbereitung eine funktionsorientierte und bei der Projektdurchführung eine objektorientierte Gliederung verwirklicht wird.
Begriffe rund um den Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan (PSP) wird auf Englisch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet, was den Kern der Sache eigentlich besser trifft als der deutsche Begriff.
Ein Projektplan umfasst nach der reinen Lehre den Projektstrukturplan sowie (mindestens) einen Terminplan und einen Kostenplan. Wie jedoch oben ausgeführt wurde, enthält der Projektstrukturplan ebenfalls Kosten- und Zeitvorgaben und entsprechende Ressourcenzuordnungen. Damit ist ein Projektplan praktisch das Gleiche wie ein PSP und vice-versa.
Häufig wird in diesem Kontext auch der PMBoK erwähnt, ein internationaler Standard für das Projektmanagement, der sich im Wesentlichen an dem “Deliverable”, dem Liefergegenstand oder Endergebnis des Projektes orientiert. PMBoK steht für “Project Management Body of Knowledge”.
Ein phasenorientierter Standard für das Projektmanagement hört auf den schönen Namen PRINCE2 (Procjects in Controlled Environments). Für jede Projektphase werden den Team-Mitgliedern Handlungsempfehlungen gegeben.
Die International Project Management Association (IPMA), deren deutscher Ableger die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) ist, hat mit der International Competence Baseline (ICB) einen internationalen Standard für das Projektmanagement erarbeitet, der jünger ist als das amerikanische Pendant PMBoK.
Software für den Projektstrukturplan
Spezialsoftware
Im Internet gibt es Excel-Vorlagen für Projektpläne zum Herunterladen. Welche Qualität diese haben und welche Gliederung sie unterstützen, kann hier nicht im Einzelnen erörtert werden. Gratis-Angebote zum Herunterladen haben leider häufig das Manko, dass sie nicht besonders professionell sind. Kostenpflichtige Excel-Vorlagen mögen eine bessere Qualität haben, aber sie sind, nun ja – Excel.
Wer eine spezielle Software zum Erstellen von Projektstrukturplänen sucht, wird beispielsweise bei MindView von Matchware fündig. Interessenten können eine kostenlose Probeversion herunterladen, um die Software zu testen.
Die Visualisierungssoftware von Edraw ermöglicht es, Projektstrukturpläne von Grund auf oder basierend auf Vorlagen zu erstellen. Edraw gibt es für Windows, Mac und Linux. Das Programm eignet sich nicht nur für Projektpläne, sondern auch für viele andere Arten von Diagrammen und Plänen: Mindmap, Bauplan, Landkarte, Prozessdiagramm, Datenbankdiagramm, UML – alles an Bord.
Integrierte Unternehmenssoftware
Unternehmenssoftware mit PM-Funktionen erlaubt eine Projektplanung, die die Methoden des PSP umsetzt.
Mit einer solchen Software können Sie Projekte anlegen und diese in Teilprojekte, Aufgabenpakete Aufgaben und Tätigkeiten untergliedern. Für jedes Element geben Sie einen Start- und Endtermin und eine Verantwortlichkeit ein. Auf jeder Ebene wird der Stand der Erledigung grafisch oder als Prozentsatz angezeigt. Der große Vorteil ist: Sie sind nicht auf den PSP begrenzt, sondern können auch sämtliche anderen Informationen, die einen Bezug zum Projekt haben, darin einsehen – oder durch spezielle Berechtigungen verhindern, dass jemand unbefugt auf sie zugreift.
Anwender können auf Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten Arbeitsstunden erfassen, die direkt in die Projektabrechnung einfließen. Alle Stakeholder, Kommunikation, Abrechnungsbelege usw. sind in der Projektakte einsehbar und über Hyperlinks mit weiteren Daten verknüpft.
Umsetzung des Projektstrukturplans
Planen ist gut, Umsetzen ist besser. Für die Umsetzung des Projektstrukturplans benötigen Sie eine Unternehmenssoftware, die folgendes leistet:
- Projekte mit Stakeholdern, Verantwortlichkeiten und Teilprojekten definieren.
- Untergliederung der Projekte in Aufgaben
- Untergliederung der Aufgaben in Tätigkeiten
- Zeiterfassung auf die Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten
- Deckungsbeitragsrechnung
- Zeit- und Leistungsabrechnung
- Integration in die Faktura und Finanzbuchhaltung
- Reporting-Funktionen
Mit diesen Instrumenten und einem guten Projektstrukturplan kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.
Fazit
Ein Projektstrukturplan oder Projektplan ist die Grundlage für Ihren Projekterfolg. Er basiert auf SMARTen Zielen und einer Gliederung nach Phasen, Funktionen oder Objekten, je nach den Anforderungen des spezifischen Projektes. Sie können den PSP in Excel erstellen und dafür gängige Vorlagen verwenden. Oder Sie setzen eine spezielle Visualisierungssoftware ein.
Wichtig ist, dass der Plan auch eingehalten wird. Klare Zuständigkeiten und eine engmaschige Soll-Ist-Analyse durch den Projektleiter sind unerlässlich. Sollten Probleme auftreten, müssen die Maßnahmen mit dem Team und dem Kunden diskutiert werden.
Für die Umsetzung und letztlich den Projekterfolg ist eine integrierte Unternehmenssoftware hilfreich, die den gesamten Projektprozess unterstützt.
