6 GOBD-Anforderungen, die sie kennen sollten

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Durch die Speicherung oder Aufbewahrung darf die maschinelle Auswertbarkeit von Daten nicht reduziert werden (kein „Downgrade“). Bei einer Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Daten in ein eigenes Format müssen beide Versionen archiviert werden.
Der Umgang mit elektronischen Belegen muss in einer Verfahrensdokumentation definiert sein. Diese beschreibt, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Es müssen alle für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen aufbewahrt werden.
Insbesondere betrifft das auch E-Mails und E-Mail-Anlagen, die geschäftliche Dokumente darstellen, wie z. B. Rechnungen, Aufträge usw.
Nicht nur Buchhaltungssysteme, sondern auch Nebensysteme, Kassen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme usw. fallen unter die GoBD-Vorschrift.
Vom Empfang bis zur Erfassung und Buchung dürfen keinesfalls Belege verloren gehen. Laden Sie sie am besten direkt in einen Cloud-Speicher wie Teamwork.

Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.
Wird nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.

Die geschäftlichen Unterlagen müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein. Das Laden gescannter Belege in einen Cloud-Speicher wie Teamwork und die Auffindbarkeit durch Volltextsuche erfüllen diese Vorschriften.
Geschäftsvorfälle müssen in der Buchhaltung so verarbeitet werden, dass in sie schnell Überblick über die Vermögens- und Ertragslage geben.

In IT-Systemen muss die Authentizität der Daten sichergestellt sein. Belege gelten in dem Moment als unveränderbar, in dem sie erfasst werden. Auch die Daten aus Alt- oder Nebensystemen müssen unverändert aufbewahrt und dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Es muss eine Veränderungs-Historie gepflegt werden.
Die definitive buchhalterische Verarbeitung unterliegt erstmals konkreten Fristen, die an den Termin der USt-Voranmeldung angelehnt sind.
Im Sinne der Unveränderbarkeit von Dokumenten sind PDFs und Bilddateien normalerweise unbedenklich, aber Office-Formate nicht.

Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren, nur-lesenden Datenzugriff (Z1) auf Ihr System.
Das Finanzamt hat das Recht auf mittelbaren Datenzugriff (Z2). Es kann von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Daten auf eine bestimmte Weise aufbereiten und mit nur-lesendem Datenzugriff zur Verfügung stellen.
Das Finanzamt hat das Recht auf Datenträgerüberlassung (Z3), d. h. es kann verlangen, dass Sie Ihre Daten auf einem Datenträger oder gar als Ausdruck ausliefern.

Autor:in Dorothea Heymann-Reder