Auch wenn Sie Kleinunternehmer sind, müssen Ihre Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben aufweisen. Sie benötigen ebenfalls eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie auf Ihrer Rechnung angeben müssen. Allerdings dürfen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, da Sie diese sonst an das Finanzamt abführen müssen. Es empfiehlt sich, auf der Rechnung folgenden Hinweis aufzunehmen: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“
Tipp: Sie haben hohe Ausgaben für Investitionen und/oder Warenlieferungen und müssen daher viel Vorsteuer zahlen? Überlegen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, um Ihre Vorsteuerzahlungen geltend machen zu können.
Wann bin ich Kleinunternehmer?
Die sogenannte Kleinunternehmerregelung erlaubt es Unternehmen mit niedrigen Umsätzen wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Die Folge: Kleinunternehmer erheben keine Umsatzsteuer, sind aber folglich auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen. Die Kleinunternehmerregelung trifft unter folgenden Voraussetzungen auf Sie zu:
- im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuern nicht höher als 17.500 Euro gewesen sein und
- im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuern voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro sein
Unternehmen, auf die diese Voraussetzungen zutreffen, können allerdings auch freiwillig darauf verzichten, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. An diese Entscheidung ist man fünf Jahre gebunden. Im Hinblick auf die Rechnungsstellung ergeben sich für Sie folgende Konsequenzen: Kleinunternehmen dürfen auf ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen darf nicht abgezogen werden. Kleinunternehmer müssen somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Beispiele für Kleinunternehmer
Der Kleinunternehmer Max Mustermann arbeitet als Fotograf. Dazu hat er zunächst eine Kameraausrüstung und einen PC gekauft. Nach der Geschäftseröffnung muss er regelmäßig Materialien zur Entwicklung seiner Bilder, Visitenkarten zur Vermarktung seines Unternehmens und Ähnliches kaufen. Darüber hinaus tätigt Max Mustermann Investitionen in Bildbearbeitungsprogramme und technisches Equipment. Nach jedem Einkauf bezahlt er die Rechnung, die er von den Lieferanten enthält. Zuzüglich zum Rechnungsbetrag überweist er die ausgewiesene Mehrwertsteuer.
Fall 1: Herr Mustermann entscheidet sich, keinen Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung zu machen. Dies bedeutet, dass er auf den Rechnungen an seine Kunden die entsprechende Mehrwertsteuer ausweist. Den erhaltenen Steuerbetrag muss Mustermann jeden Monat an das Finanzamt weiterleiten. Allerdings kann er die Steuerbeträge, die er an seine Lieferanten bezahlt hat, die Vorsteuer, von den eingenommenen Steuerbeträgen abziehen. Wenn er mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hat, bekommt er Vorsteuer vom Finanzamt zurück.
Fall 2: Max Mustermann macht Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall darf Mustermann in den Rechnungen an seine Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen. Er schreibt den oben erwähnten Zusatz „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Herr Mustermann muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Er hat weniger Bürokratie „am Hals“. Aber: Er darf die Vorsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat, gegenüber dem Finanzamt nicht geltend machen.
Rechnung in Eigenregie erstellen?
Als Kleinunternehmer stellen Sie sich irgendwann die Frage, ob sich der Kauf eines Rechnungsprogramms bereits lohnt oder ob die Rechnungen lieber kostengünstiger, aber dafür aufwändiger, mit der Hilfe eines Textverarbeitungs- oder Tabellenprogramms erstellt werden sollen.
Leider kann die Frage nicht pauschal beantwortet werden. Es kommt wie so oft auf die eigenen Präferenzen und auf die Häufigkeit der Rechnungserstellung an. Betreiben Sie beispielsweise einen Online-Shop und müssen in kurzen Abständen viele Rechnungen schreiben, ist die manuelle Erstellung sicherlich sehr Zeitintensiv und Fehleranfällig.
Haben Sie dagegen nur wenige Kunden oder müssen unregelmäßig Rechnungen erstellen, lohnt sich die Anschaffung eines Rechnungsprogramms nicht im jeden Fall.
Ist die Wahl auf eine kostenlose Rechnungsvorlage gefallen, greifen Sie doch einfach auf unsere kostenlosen Rechnungsmuster zurück.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die digitale Zukunft vor
