Dropbox ist der bekannteste und am weitesten verbreitete Online-Speicher. Weltweit nutzen laut Herstellerangaben mehr als 200 Millionen Menschen den Webdienst. Die einfache Bedienung und die Möglichkeit, Dateien unkompliziert mit anderen zu teilen, zeichnen den Cloud-Speicher aus. Jedoch ist Dropbox auch die Filesharing-Lösung, bei der die größten Sicherheitsbedenken bestehen. Manche Unternehmen haben deshalb die Nutzung von Dropbox verboten.
Sync & Share
Gerade im Business-Umfang besteht nichtsdestotrotz ein großer Bedarf an Programmen, die ähnlich wie Dropbox funktionieren. Der Grund ist offensichtlich: In einer zunehmend mobilen und vernetzten Arbeitsumgebung benötigen Unternehmen Tools zur gemeinsamen Nutzung und Synchronisierung von Dateien. Dieses Bedürfnis haben viele Software-Hersteller erkannt. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Dropbox-Alternativen.
Wichtige Kriterien für Cloud-Speicher
Bei der Auswahl von Dropbox-Alternativen sollte man folgende Fragen im Blick behalten:
- Wo und wie werden meine Daten gespeichert?
- Reicht der Speicherplatz für meine Dateien aus?
- Ist die Anwendung einfach zu bedienen?
- Erfüllt die Anwendung meine Anforderungen?
Sicherheit: Amerikanische Anbieter unterliegen dem sogenannten Patriot Act. Es handelt sich dabei um ein Bundesgesetz, das als direkte Reaktion auf die Anschläge vom 11. September erlassen wurde. Das Gesetz ermöglicht FBI, NSA oder CIA ohne richterliche Anordnung auf Server von US-Unternehmen zuzugreifen. Datenschützer raten deshalb, nur europäische Cloud-Services zu nutzen. Auch bei der Wahl eines europäischen Anbieters empfiehlt sich allerdings ein genaues Studium der AGBs und insbesondere der Erklärungen dazu, wie Datensicherheit und -schutz gewährleistet werden.
Speicherplatz: Manche Firmen bieten Cloud-Speicher kostenlos an – dann aber mit beschränktem Speicherplatz. Deshalb sollte vorab gecheckt werden, wie viel Speicherplatz benötigt wird und welche Kosten bei den unterschiedlichen Anbietern anfallen.
Bedienung: Nicht zu unterschätzen ist auch der Faktor „Benutzerfreundlichkeit“. Seinen Siegeszug hat Dropbox zu einem großen Teil seiner simplen Bedienung zu verdanken. Um Akzeptanz bei Geschäftspartnern und/oder Kunden für ein Alternativ-Tool zu gewinnen, muss es unkompliziert in der Handhabung sein.
Funktionalität: Benutzt man das System intensiv in der Zusammenarbeit mit Partnern und Mitarbeiter? Dann sollte beim ausgewählten System der Faktor Zusammenarbeit oder neudeutsch Collaboration im Vordergrund stehen. Meist verfügen derartige Systeme auch über ein ausgeklügeltes Rechte- und Benutzermanagement. Oder soll das System nur sporadisch zum einfachen Austausch mit anderen genutzt werden? Diese Fragen müssen vorab geklärt werden, damit man die verschiedenen Systeme funktional vergleichen und bewerten kann.
Dropbox-Alternativen für Unternehmen – Auswahl
Einen Online-Speicher aus Deutschland möchten wir etwas detaillierter vorstellen:
TEAMWORK
TEAMWORK ist eine Collaboration-Lösung, die sich an Geschäftskunden richtet. Sie wird von uns, der Scopevisio aus Bonn, angeboten.
Es handelt sich bei TEAMWORK um einen deutschen Cloudspeicher, mit dem Daten in Teams oder auch mit externen Geschäftspartnern geteilt werden können. Die Anwendung funktioniert auf PC und Mac, Tablet und Smartphone gleichermaßen.
Vorteile im Vergleich zu Dropbox und anderen Anbietern
- Deutscher Anbieter: Datenspeicherung im zertifizierten, deutschen Rechenzentrum, verschlüsselte Datenübertragung
- Komfortsuche: Auch gescannte Dokumenten werden durchsucht (OCR-Erkennung), darüber hinaus auch Suche nach Gruppen, Listen und Schlagwörtern möglich
- Kommentarfunktion: Dokumente können mit Notizen versehen werden
- Integration vieler Business-Funktionen: TEAMWORK ist Teil einer umfassenden Business Software, die vollständige Unternehmensprozesse abbildet. Somit sind Dokumente im Cloudspeicher TEAMWORK nicht nur Dokumente, sondern auch Ressourcen für Bereiche wie Projekte, Abrechnung, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und vieles mehr.
Funktionen in TEAMWORK:
- Öffentliche Links: Einzelne Dokumente per Link mit externen Benutzern teilen
- Teamordner: Mit internen oder externen Geschäftspartnern zusammenarbeiten
- Präsentationsmodus: Dateien (z.B. Office, Photoshop, Illustrator) direkt im Browser öffnen, ohne dass das entsprechende Programm installiert ist
- Versionierung: Alte Versionen eines Dokumentes einfach wiederfinden
- Vernetzung: Möglichkeit der Integration in Geschäftsprozesse
Weitere Dropbox-Alternativen
CenterDevice
Deutscher Cloud-Speicher für Unternehmen. Eignet sich besonders für die Zusammenarbeit in Teams und für den sicheren Austausch von Daten. Viele clevere Funktionen zum Finden, Teilen und Verwalten von Dokumenten: Dokumente mit einer Dateigröße bis 5 GB können hochgeladen und per Mausklick einfach geteilt werden. Dank OCR-Indexierung (Volltexterkennung) werden Dateien in Sekundenschnelle gefunden. Kommentarfunktionen und automatische Versionierung sorgen für Transparenz. CenterDevice speichert Daten sicher verschlüsselt und ausschließlich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
TeamDrive
Deutsche Filesharing- und Synchronisations-Lösung für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Entweder als Cloud-Lösung oder mit eigenem Server nutzbar. Bei dieser Lösung muss ein Client installiert werden; man arbeitet also nicht über den Webrowser. Vorteilhaft ist, dass Daten auch offline zur Verfügung stehen. 256-Bit-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (d.h. Daten werden bereits lokal auf dem eigenen Rechner verschlüsselt + verschlüsselte Übertragung). Server stehen in der EU. Kostenlose Variante mit 2 GB.
Own Cloud
Open-Source-Filesync- und -Sharing-Lösung, die auf privaten Servern installiert werden kann. Aufgrund des Open-Souce-Ansatzes an die eigenen Bedürfnissen beziehungsweise die eigene IT-Infrastruktur anpassbar. In der aktuellen Version 5.0 bietet OwnCloud auch serverseitige Verschlüsselung der Daten an, dies jedoch nur mit speziellem Plug-In.
Amagno
Dokumentenmanagment-System (DMS) aus Deutschland. Kombiniert Dokumenten-Ablage und Collaboration und kann in der Cloud (Datenspeicherung in der EU) oder auf dem eigenen Server einsetzt werden. Vom Hersteller als „magnetisches Dokumentenmanagment“ bezeichnet. Mit Hilfe von Regeln („digitalen Magneten“) werden Dokumenten weitgehen automatisch sortiert abgelegt.
Umfangreiche Übersichten über diverse Online-Speicher finden sich auch unter:
